Mitten drin im Webinar

In den vergangenen Monaten haben wir an vielen Webinaren teilgenommen und auch selbst digitale Veranstaltungen organisiert. Somit kennen wir die Seite der Zuhörerinnen/Zuhörer und des Organisators. Doch wie ist es, wenn man als Gastsprecherin eingeladen wird, man aber die Sprache, in der das Webinar abgehalten wird, nicht spricht? Johanna berichtet aus Polen.


Ich kann kaum zählen an wie vielen Webinaren ich seit Mitte März teilgenommen habe (von Wirtschaftsthemen über Kochkurse bis hin zu Flow-Yoga war wirklich alles dabei – viel berufliches und einiges an privatem). Zudem haben wir am AußenwirtschaftsCenter Warschau zwei Webinare organisiert, um über die Coronavirus-Situation zu informieren. Die Aufzeichnungen unserer Info-Webinare findet ihr auf dem YouTube Kanal der AUSSENWIRTSCHAFT AUSTRIA

Somit war ich quasi schon Profi im Teilnehmen sowie im Organisieren von Webinaren. Doch plötzlich sah ich mich mit einer neue Herausforderung konfrontiert: Ende Mai kam die polnische Niederlassung der Bank Santander auf uns zu und fragte an, ob wir als Österreich-Experten für ein Webinar zur Verfügung stehen würden. Titel sollte sein: „Niemcy, Austria, Szwajcaria – aktualna sytuacja i perspektywy rozwoju dla biznesu”. Für alle die, wie ich, nicht polnische Sprechen bzw. am Lernen sind: „Deutschland, Österreich, Schweiz – aktuelle Situation und Entwicklungschancen für Firmen.“

Natürlich haben wir zugestimmt, denn die Zielgruppe des Webinars waren polnische Firmen die Interesse am Zielmarkt Österreich haben. Der Kontakt mit potentiellen Investoren sowie die Möglichkeit neue Geschäftskontakte zu knüpfen sind uns natürlich immer willkommen und unsere ureigenste Aufgabe diese Kontakte zu knüpfen.

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Wir laden Sie ein! Zapraszamy!

Zu Beginn der Vorbereitungen erhielten wir bereits einen Fragenkatalog zu den Inhalten. Hauptthemen waren die Wirtschaftssituation, Unterstützungsprogramme der Regierung als Reaktion auf Corona, Branchentrends (wer gewinnt in der Krise?) sowie die Kooperation zwischen Österreich und Polen. Das ganze Webinar sollte auf Polnisch abgehalten werden. Als nächstes klärten wir u.a. noch wesentliche Fragen für mich ab:

 

Ja - alle weiteren Redner sprechen Polnisch. 
Nein - es gibt keinen Dolmetscher.
Ja – Englisch als Vortragssprache ist in Ordnung. 
Ja – es wird ein Test-Webinar am Tag zuvor geben. 

Das Test-Webinar lief dann sehr anders ab als von den eigenen Webinaren bekannt. Denn es lag NICHT das Hauptaugenmerk auf dem Üben der Übergänge von einem Sprecher zum Nächsten und auf die technische Handhabung. Der Fokus lag darauf, den Ablauf gemeinsam zu gestalten. Zudem wurde die Key-Note komplett präsentiert (auf Polnisch). Dieser Zugang war auf der einen Seite frustrierend, da ich nicht wusste wie der technische Ablauf sein wird. Auf der anderen Seite war dafür die Atmosphäre sehr entspannt und man konnte die weiteren Sprecher kennen lernen.

Webinar, Vorbereitung

Für alles bereit!

Da noch zusätzliche Fragen für mich aufkamen, hieß es für mich nochmals zurück an die Recherche. Wie wir alle Fragen die die Veranstalter aufbringen wollten, in 50 min beantworten sollten, war mir ein Rätsel. 


18. Juni 2020 oder der große Tag des Webinars! 

Der Start des Webinars war für 10:30 angesetzt und wir wurden gebeten schon ab 9:45 anwesend zu sein. Naja. Bis 9:16 hatte ich noch keine Info erhalten, wie ich mich in das Webinar einloggen kann. Also nutzte ich gleich den kurzen Informationsweg über WhatsApp über unsere DACH-Gruppe und erfuhr um 9:50 Uhr, dass wir den gleichen Link wie für das Test-Webinar verwenden sollen (als Pünktlichkeits-Fanatikerin was er für mich eine Herausforderung jetzt entspannt zu bleiben...).  

Und siehe da, der alte Link funktionierte tatsächlich noch. Da war ich dann im Raum und anstatt die technischen Details durchzugehen bzw. Übergaben zu proben, haben wir uns einfach unterhalten. Und das war unglaublich nett und entspannend und hat mich in eine sehr positive Grundstimmung versetzt. Mit einigen der Sprechern arbeiten wir bereits seit längerer Zeit zusammen und konnten so kurz vor Beginn des Webinars sogar noch einige Arbeitsthemen abklären

Ab 10:30 sind dann langsam die ersten Webinar Teilnehmer eingetroffen und wir haben relativ pünktlich gestartet. Der erste Sprecher überschritt gleich mal sein Zeitlimit.  Dies war allerdings zu erwarten – ich habe bisher wenige Reden oder Präsentationen von Polen (Fokus hier auf männliche Sprecher) gehört, die im Zeitrahmen blieben (Disclaimer: Generalisierung meinerseites).

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Die Vorstellungsrunde der Sprecherinnen und Sprecher von der Bank Santander, der Deutsch-Polnischen Handelskammer, der Polnisch-Schweizerischen Handelskammer und natürlich Advantage Austria.

Google Übersetzung, Polnisch, Deutsch, Kommunikation

Ein Hoch auf die technologischen Fortschritte!

In der Webinar WhatsApp Gruppe ging es zwischenzeitlich hoch her. Dank Google Übersetzungsdienst gelang es mir auf dem Laufenden zu bleiben. Als Hintergrund: Ich versuche zwar Polnisch zu lernen, doch ich muss euch sagen, dass es definitiv keine einfache Sprache ist und rasche Übersetzungen noch nicht zu meinen Fähigkeiten zählen.

Der Key-Note startete die Expertenrunde mit dem Kollegen der Deutsch-Polnischen Handelskammer, der ebenso wesentlich länger sprach als vorgesehen.  Somit traf ich für mich die Entscheidung, dass ich mich in meinem Vortrag auf das absolut Wesentlichste konzentriere. Zeit ist eines der wichtigsten Güter die wir haben, und daher ist es mir wichtig den Zuhörerinnen und Zuhörer sowie den weiteren Sprechern gegenüber fair zu sein und die Zeit einzuhalten. Zudem knurrte bereits mein Magen :). 

Die Gesprächsrunde lief ansonsten sehr gut und über WhatsApp (+ Google Übersetzung) wussten wir, wann wer spricht und welche Themen als nächstes bearbeitet werden. Die zuvor verlorene Zeit wurde dann von der Sprecherin für die Polnisch-Schweizerische Handelskammer und mir wieder aufgeholt ohne an Inhalten zu verlieren (Frauenpower par Excellence!). Am Ende bedankten sich dann alle und wir schlossen das Meeting mit nur 15 Minuten Verspätung. Schön war, dass fast bist zum Schluss alle Teilnehmer dabei blieben.

WhatsApp, Kommunikation, Chat, DACH

Der Vorschlag, unser Webinar als nächsten Eurovisions-Beitrag einzureichen, kam gut an.

Mein Fazit zu Webinaren in Polen ist (generalisiert und auf diese eine Erfahrung als Gastrednerin beschränkt), dass die Vorbereitung etwas chaotisch ist und Geduld verlangt. Die Abwicklung selbst gelang dann aber sehr entspannt und in einer angenehmen Atmosphäre. Die WhatsApp Gruppe nebenbei fand ich eine super Idee – so kann man mit den weiteren Sprecherinnen und Sprechern in Kontakt bleiben kann und kurzfristige Änderungen rasch kommunizieren.

Für mich selbst lernte ich, dass ich auch virtuell gerne präsentiere und Inhalte vorstelle, es mir bei Webinaren aber  schwerer fällt als in einem Saal gefüllt mit Menschen. Grund ist, dass ich normalerweise meine Gestik sehr stark nutze um meinen Worten Nachdruck zu verleihen. Im viruellen Raum ist der Platz für Hände und Arme sehr begrenzt und muss auf ein absolutes Minimum reduziert werden. Eine deutliche Aussprache und langsames Sprechen, kombiniert mit passender Intonation sind somit umso wichtiger.  

Auf alle Fälle freue ich mich schon auf das nächste Webinar wo ich Sprecherin sein kann, denn Spaß gemacht hat es auf alle Fälle! Und die Kommunikation nebenbei mit den weiteren Referenten bzw. Organisatoren werde ich auch für unsere Webinare beibehalten – wohl nicht über WhatsApp aber an technischen Lösungen mangelt  es uns ja nicht.


Diesen Blog-Eintrag verfasste Johanna.











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