Wirtschaftskammer Österreich

Was ist die E-Zustellung?

Versenden und empfangen Sie vertrauliche Nachrichten und Dokumente elektronisch, direkt vom Computer aus, genauso einfach und schnell wie per E-Mail, aber viel sicherer. Das Zustell-System nach den Vorgaben der Wirtschaftskammer Österreich können Unternehmen und Privatpersonen für ihre vertraulichen elektronischen Nachrichten nutzen.
Darüber hinaus sind alle österreichischen Rechtsanwälte und Notare über die E-Zustellung erreichbar (siehe TrustNetz).
Robert Macho

E-Services wie die E-Zustellung sind ein wesentlicher Beitrag zur Risikominimierung und einem optimalen Prozessablauf.

Robert Macho
First Vice President für eBusiness der Unicredit Bank Austria

Welche Vorteile bringt die E-Zustellung?

  • Besserer Schutz Ihrer vertraulichen elektronischen Kommunikation als bei herkömmlicher E-Mail. Die Übertragung erfolgt über eine durchgängig verschlüsselte Leitung.
  • Jederzeit und überall Zugriff auf Ihr elektronisches Postfach.
  • Kein Scannen oder umständliches Abtippen für die elektronische Weiterbearbeitung.
  • Kein Spam im E-Zustellungs-Postfach.
  • Rechtssicher: Der Absender erhält eine Bestätigung über die Zustellung und den Erhalt durch den Empfänger.
  • Der Empfang ist kostenlos ebenso wie die Registrierung beim Diensteanbieter.
  • Kostenersparnis von bis zu 80 Prozent gegenüber Briefporto beim Versand. Weitere Einsparung bei Druckkosten und Handling.
Dr. Markus Knasmüller

Als Sachverständiger ist mir Vertraulichkeit besonders wichtig. Die E-Zustellung bietet eine einfache und rasche Lösung dafür.

Dr. Markus Knasmüller
Gerichtlich zertifizierter Sachverständiger

Wie sicher ist die E-Zustellung?

Im Gegensatz zur herkömmlichen E-Mail ist die E-Zustellung 3-fach sicher:

  1. Technisch sicher:
    Die Übertragung erfolgt ausnahmslos verschlüsselt und unterliegt nicht der Vorratsdatenspeicherung. Zusätzlich ist eine end-to-end-Verschlüsselung möglich. Die Vertraulichkeit Ihrer Nachricht ist also viel besser geschützt.
  1. Nachweisbar sicher:
    Die Nachvollziehbarkeit ist durch eine Übermittlungsbestätigung bzw. Verständigung bei Nicht-Zustellung gegeben.
  2. Rechtlich sicher:
    Wenn Sie die höchste Vertrauensstufe mit digitaler Signatur auswählen, ist Ihre Zustellung genauso rechtsgültig wie ein eingeschriebener Brief mit eigenhändiger Unterschrift.
Verschiedene Sicherheitsstufen:

Ebenso wie bei der postalischen Zustellung gibt es bei der E-Zustellung mehrere Qualitäts- bzw. Sicherheitsstufen:

  • Standard:

    Garantierte Übermittlungsbestätigung vom Zustelldienst, d.h. sicherer als herkömmliche Kommunikation über E-Mail.

  • „Eingeschrieben“:

    E-Zustellung wird zusätzlich vom Zustelldienst digital signiert, entspricht dem Einschreibbrief.

  • Identübermittlung:

    Höchste Qualitätsstufe mit zusätzlicher eindeutiger Identifizierung des Empfängers durch eine Handysignatur bzw. Bürgerkarte, entspricht „Eigenhändig“ bei Briefsendung.

E-Zustellung

Wie funktioniert die E-Zustellung?

Voraussetzungen

Um technisch mit der E-Zustellung starten zu können, benötigen Sie lediglich einen Computer mit Internetanschluss und Browser d.h. keinerlei zusätzliche Software.
Weitere Voraussetzung ist die kostenlose Registrierung beim Zustelldienst. Die Bedienung Ihres E-Postfachs ist ähnlich einfach wie ein E-Mail Account im Internet Alle Daten, die Sie zur Übertragung oder Speicherung an den Zustelldienst übergeben, werden unmittelbar verschlüsselt und integritätsgeschützt.
Dokumente empfangen und versenden:

Dokumente empfangen

Sobald ein neues Dokument in Ihrem Zustell-Postfach eingegangen ist, erhalten Sie je nach Wunsch eine Verständigung per E-Mail oder SMS.

Um das Dokument abzuholen, loggen Sie sich bei Ihrem Zustelldienst ein. Mit dem Öffnen der neuen Nachricht bestätigen Sie gleichzeitig den Empfang.

Der Absender erhält eine Übermittlungsbestätigung und die Zustellung ist rechtlich eindeutig und nachweislich erfolgt.

Das Empfangen elektronischer Dokumente ist so wie die Registrierung kostenlos. 

Dokumente versenden

Wenn Sie bereits bei einem privatwirtschaftlichen Zustelldienst registriert sind, dann können Sie über diesen auch Dokumente elektronisch versenden. Voraussetzung ist, dass auch der Empfänger, an den Sie Dokumente übermitteln möchten, bei einem Zustelldienst registriert ist. Um das festzustellen, können Sie ganz leicht in einem Verzeichnisdienst suchen. Sie benötigen dafür den Namen und zusätzlich entweder Postadresse oder E-Mail oder Geburtsdatum des Empfängers. Vor dem Versand wählen Sie die gewünschte Qualitäts- bzw. Sicherheitsstufe aus. Nach dem Versenden erhalten Sie unmittelbar eine Absendebestätigung und sobald der Empfänger das Dokument abgeholt hat eine Zustellbestätigung.

Beim Versenden von Nachrichten fallen Zustellgebühren an. Diese sind jedoch deutlich geringer als vergleichbare Portogebühren der Post (z.B. EUR 0,50 für die mittlere Qualitätsstufe „Eingeschrieben“).




Mag. Markus Dörfler, LL.M.

Das Anwaltsgeheimnis schützt meine Mandanten – die E-Zustellung schützt die Kommunikation mit meinen Mandanten.

Mag. Markus Dörfler, LL.M.
IT-Rechtsanwalt; Höhne, In der Maur & Partner

TrustNetz

Sichere elektronische Kommunikation mit Rechtsanwälten und Notaren

TrustNetz ist eine besondere Anwendung der privatwirtschaftlichen E-Zustellung. Es ermöglicht den sicheren und gleichzeitig einfachen elektronischen Austausch von vertraulichen Dokumenten und Schriftsätzen zwischen Klienten und ihrem Rechtsbeistand. Alle österreichischen Rechtsanwälte und Notare sind per E-Zustellung über TrustNetz erreichbar.

TrustNetz ist ein gemeinsames Service der Wirtschaftskammer Österreich, dem Österreichischen Rechtsanwaltskammertag und der Österreichischen Notariatskammer. Es koppelt den Elektronischen Rechtsverkehr (ERV), den Rechtsanwälte und Notare untereinander sowie für den Dokumentenaustausch zum Gericht nutzen, mit der E-Zustellung gemäß Rulebook der WKÖ.

TrustNetz

Wie kann man TrustNetz nutzen?

Nutzung durch Unternehmen und Privatpersonen

Um als Unternehmen oder Privatperson dieses Zustell-Service nutzen zu können, müssen Sie bei einem Zustelldienst registriert sein, der die Vorgaben der WKÖ einhält (www.postserver.com). Mit anderen privatwirtschaftlichen Zustelldiensten ist keine Nutzung von TrustNetz möglich.

Alle über den Elektronischen Rechtsverkehr angebundenen Rechtsanwälte und Notare sowie alle registrierten Teilnehmer beim privatwirtschaftlichen Zustelldienst können mit Ihrer Zustell-ID in einem Verzeichnis gefunden werden. Für die Suche benötigen Sie den Namen und zusätzlich entweder Postadresse oder E-Mail oder Geburtsdatum des Empfängers.

Nutzung durch Rechtsanwälte und Notare

Rechtsanwälte und Notare müssen grundsätzlich gar nichts tun, denn Sie sind durch die verpflichtende Teilnahme am ERV automatisch an TrustNetz angebunden.

Erkundigen Sie sich beim Anbieter Ihrer Kanzlei-Software über die TrustNetz-Funktionalität des Programms und informieren Sie Ihre Klienten über diese Möglichkeit des sicheren Dokumentenaustauschs. 

Weitere Informationen finden Sie auf der Homepage vom Österreichischen Rechtsanwaltskammertag bzw. der Österreichischen Notariatskammer.

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Anbieter & Registrierung

E-Zustelldienste werden von Privatunternehmen betrieben. Aktuell hat sich ein am österreichischen Markt tätiger Zustelldienst vertraglich verpflichtet, alle notwendigen Regeln und Spezifikationen der WKÖ (Rulebook) zu erfüllen: www.postserver.com

Hier finden Sie weitere österreichische Anbieter von Dienstleistungen im Bereich E-Zustellung.

Bei der Registrierung werden zumindest folgende Informationen benötigt:

  • Namen bzw. Bezeichnung (bei Firmen und juristischen Personen)
  • Geburtsdatum oder Registriernummer (Firmenbuch)
  • Kontaktdaten (Postadresse, Telefonnummer(n), elektronische Adresse(n))

Anschließend erhalten Sie Ihre persönliche Zustell-ID sowie Zugangsdaten für den Dienst.

Tipp: Handy-Signatur verwenden:
Um sich gegenüber dem Zustelldienst auszuweisen, gibt es verschiedenen Möglichkeiten. Eine davon ist die Handy-Signatur. Wenn Sie für die Registrierung/Anmeldung Ihre Handy-Signatur bzw. Bürgerkarte verwenden, steht Ihnen beim Versenden Ihrer Dokumente automatisch die höchste Qualitäts- und Sicherheitsstufe zur Verfügung!
FAQ

FAQ - Frequently Asked Questions

FAQ

  • Was kostet die E-Zustellung?

    • Das Registrieren beim Zustelldienst und das Empfangen elektronischer Dokumente sind kostenlos! Nur der Absender zahlt Zustellgebühren. Und: In manchen Fällen erhält der Empfänger für den Empfang elektronischer Dokumente sogar einen Bonus, den er z.B. für das eigene Versenden elektronischer Dokumente nutzen kann.
    • Beim Versenden einer E-Zustellung fallen Gebühren an. Details dazu und zu den Zahlungsmodalitäten erfahren Sie beim Zustelldienst. Die Zustellgebühren sind jedoch deutlich geringer als die Portogebühren der Post, beispielsweise ca. EUR 0,50 inkl. USt. für die mittlere Qualitätsstufe „Eingeschrieben“, EUR 1,20 inkl. USt. für E-Zustellungen an Rechtsanwälte und Notare (im TrustNetz).

  • Geht das nicht auch per E-Mail, z.B. indem man nur PDFs im Anhang verschickt?

    • Nein, E-Mail ist zwar der meist genutzte Dienst im Internet, aber leider auch der meist missbrauchte (Phishing, Spam, etc.)! Beim herkömmlichen E-Mail gibt es keine garantierte Übermittlung und auch keine garantierte Übermittlungsbestätigung. Manchmal gehen E-Mails an falsche Empfänger oder kommen nicht an. Weder der Versand noch der Empfang einer E-Mail kann rechtlich eindeutig nachgewiesen werden. Vertrauliche Schriftstücke oder solche, an deren Erhalt Rechtsfolgen geknüpft sind, sollten immer gesichert und eindeutig elektronisch zugestellt werden. Eine solche gesicherte Zustellung bietet nur die E-Zustellung.

  • Bekomme ich nach der Registrierung alle Dokumente elektronisch?

    • Nein. Mit der Registrierung beim E-Zustelldienst schaffen Sie für sich die bequeme Option, Dokumente grundsätzlich auch auf elektronischem Wege erhalten zu können. Eine solche Zustellung von Schriftstücken erfolgt jedoch nur, wenn auch der Versender (Unternehmen, Privatperson) die E-Zustellung unterstützt und diese im konkreten Fall angewendet wird. Es handelt sich also um ein zusätzliches Service, das neben der herkömmlichen Papierzustellung besteht, diese jedoch nicht zur Gänze ersetzt. Darüber hinaus können Sie festlegen, welche Art von Dokumenten Sie über die E-Zustellung erhalten möchten. Typische Dokumentenklassen sind beispielsweise Verträge, Rechnungen, Ausschreibungsunterlagen, Aufträge etc.

  • Wie werde ich verständigt? Was passiert bei längerer Abwesenheit?

    • Trifft ein Zustellstück beim Zustelldienst ein, wird der Empfänger/die Empfängerin vom Zustelldienst darüber verständigt, je nach Wunsch per E-Mail oder SMS. ist es sinnvoll. Bei längerer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krankenhausaufenthalt etc.) ist es sinnvoll, dies elektronisch beim Zustellserver zu hinterlegen. Während dieser Zeit werden keine Sendungen zugestellt.

  • Ist das nicht dasselbe wie die behördliche E-Zustellung?

    • Nein, nicht ganz. Die behördliche Zustellung, die in Österreich schon seit 2004 möglich ist, war sowohl in technischer als auch in funktioneller Hinsicht zwar die Grundlage für die Entwicklung des technischen Standards für die privatwirtschaftliche E-Zustellung. Die privatwirtschaftliche Form der E-Zustellung ermöglicht aber das Empfangen UND das Versenden an jede beliebige Person in Österreich. Das gilt auch für juristische Personen, z.B. Firmen. Die notwendigen Anpassungen und Erweiterungen des Systems sind das Ergebnis langjähriger Entwicklungsarbeit des Vereins AUSTRIAPRO.

  • Was passiert, wenn der Empfänger bei keinem Zustelldienst registriert ist?

    • Dann kann auch nicht elektronisch zugestellt werden! Deshalb besteht vorab die Möglichkeit, über ein zentrales Verzeichnis zu kontrollieren, ob der gewünschte Empfänger bereits per E-Zustellung erreichbar ist oder nicht. Ist dies nicht der Fall, so können Sie ihn mittels Einladungsfunktion auf dieses Service aufmerksam machen. 
      Einige Zustelldienste unterstützen zusätzlich das System der „Dualen Zustellung“. In diesem Fall werden bei Massensendungen all jene Sendungen, die noch nicht elektronisch zugestellt werden können, konventionell als Brief ausgedruckt und per Post zugestellt.

  • Was hat die WKÖ mit der privatwirtschaftlichen E-Zustellung zu tun?

    • Die Wirtschaftskammer Österreich hat den österreichische IT-Standardisierungs-Verein AUSTRIAPRO damit beauftragt, einen technischen Standard für die elektronische Zustellung eingeschriebener Briefe und Dokumente in Österreich zu entwickeln, der – im Gegensatz zur behördlichen E-Zustellung – sowohl von Unternehmen als auch Privatpersonen einfach und sicher untereinander genutzt werden kann.
    • Zu den Besonderheiten dieses Zustell-Systems zählen

      - Offenheit des Systems zur Teilnahme von jedermann
      - Einheitliche Regeln (Rulebook) für alle beteiligten Zustelldienste
      - Anmeldung je nach Vertrauensstufe mit E-Mail-Adresse/Username und Passwort ODER mit Handysignatur bzw. Bürgerkarte
      - Rechtsanwälte und Notare automatisch erreichbar (TrustNetz)

      Die Zustelldienste selbst werden von Privatunternehmen erbracht, die einen Vertrag mit der WKÖ unterschrieben und sich darin verpflichtet haben, alle notwendigen Regeln und Spezifikationen zu erfüllen. Derzeit ist ein derartiger Zustelldienst am Markt tätig: www.postserver.com