Malaysias Schritt in die Zukunft mit e-invoicing 

Seit dem 1. August 2024 führt Malaysia schrittweise die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) ein. Das neue System hilft Unternehmen, ihre Rechnungsprozesse besser zu kontrollieren, Fehler zu reduzieren, Betrug zu minimieren und gleichzeitig Kosten zu senken, da der Papierverbrauch verringert und die Transaktionsverwaltung automatisiert wird. Der vollständige Übergang zur E-Rechnung wird bis Januar 2026 erfolgen.

Implementierungszeitplan

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in mehreren Phasen:

• Seit 1. Januar 2025: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 25 Millionen RM (rund 5 Millionen EUR) sind verpflichtet, E-Rechnungen zu verwenden.
• Ab 1. Juli 2025: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 500.000 bis 25 Millionen RM (rund 100.000 bis 5 Millionen EUR) müssen E-Rechnungen einführen.
• Ab 1. Januar 2026: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 500.000 RM (rund 100.000 EUR) müssen auf E-Rechnungen umstellen.

Dokumente und Transaktionen

Das E-Rechnungssystem gilt für alle Transaktionen, einschließlich B2B (Business-to-Business), B2C (Business-to-Consumer) und B2G (Business-to-Government). Es betrifft elektronische Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften und Rückerstattungsbelege. Alle Transaktionen werden digital erfasst und validiert, was zu einer effizienteren Steuererhebung führt.

Übersicht des E-Invoice-Modells

E-Rechnungen müssen beim Inland Revenue Board Malaysia (IRBM) registriert werden, um eine Unique Invoice Number (UIN) und einen QR-Code zu erhalten. Nach der Erstellung muss jede Transaktion innerhalb von sieben Kalendertagen nach Monatsende eingereicht werden. In bestimmten Fällen, in denen keine individuelle Rechnung erforderlich ist, können auch konsolidierte E-Rechnungen eingereicht werden.

Unternehmen haben zwei Möglichkeiten, ihre E-Rechnungen an das IRBM-System zu übermitteln, abhängig von ihren geschäftlichen Anforderungen und technischen Möglichkeiten:

1. MyInvois-Portal: Dies ist ein Online-Portal, das von der malaysischen Steuerbehörde betrieben wird und kostenlos für alle Steuerpflichtigen zugänglich ist. Es eignet sich besonders für Unternehmen, die keine Möglichkeit zur Nutzung einer API-Schnittstelle (Programmierschnittstelle) haben oder nur ein geringes Transaktionsvolumen aufweisen.
2. Application Programming Interface (API): Die API ermöglicht eine direkte Datenübertragung zwischen dem IT-System des Unternehmens und dem MyInvois-Portal der Steuerbehörde. Diese Methode erfordert technologische Investitionen und Anpassungen an den bestehenden Systemen des Unternehmens. Sie ist insbesondere für größere Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen geeignet, da sie einen automatisierten und effizienten Übermittlungsprozess ermöglicht.

Alternativ besteht auch die Möglichkeit, einen zertifizierten Middleware-Anbieter (Agentur) zu beauftragen, der die technische Integration mit dem System der Steuerbehörde übernimmt.

Strafen und Übergangsregelungen

Unternehmen, die die E-Rechnungsvorgaben nicht einhalten, können mit Strafen zwischen RM 200 - 20.000 (zwischen EUR 40 – 4.000) und oder einer Freiheitsstrafe von bis zu sechs Monaten rechnen. Es gibt jedoch eine Übergangsfrist von sechs Monaten, um den Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung zu geben.

Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung in Malaysia bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Durch Automatisierung werden Fehler reduziert und Transaktionen schneller bearbeitet, was die Effizienz steigert. Die Verschlüsselung der Rechnungsdaten erhöht die Sicherheit und minimiert Betrugsrisiken. Zudem senken der geringere Papierverbrauch und die reduzierte manuelle Arbeit die Betriebskosten. Dies verringert gleichzeitig den CO₂-Fußabdruck und fördert umweltfreundlichere Praktiken. Auch grenzüberschreitende Transaktionen werden erleichtert, da das System einen sicheren und effizienten Austausch von Rechnungsdaten ermöglicht.