Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie, Fachgruppe

Kommentar § 8

Online IT Kollektivvertrag

Lesedauer: 14 Minuten

Übersicht

1. Allgemeines

2. Begriffe

  • Dienstreise
    Dienstort
  • Dienstfahrt
  • Beginn und Ende der Dienstreise

3. Reisekostenentschädigung

  • Kosten des Verkehrsmittels
  • Kilometergeld

4. Reiseaufwandsentschädigungen
  Taggeld

  • Höhe des Taggeldes
  • Anspruch pro Kalendertag
  • Langdauernde Dienstreisen
  • Steuer und beitragsrechtliche Behandlung des Taggeldes

  Nächtigungsgeld

5. Dienstreisen außerhalb der Normalarbeitszeit

  • Reisezeiten innerhalb der Normalarbeitszeit
  • Reisezeiten außerhalb der Normalarbeitszeit
  • Aktive Reisezeit (Lenker eines PKW)
  • Passive Reisezeit (Mitfahrer im KFZ, Zug, etc.)

6. Verfall von Ansprüchen

1. Allgemeines

Die Aufnahme einer Reiseaufwandsentschädigungsregelung (§ 8 KV) trägt dem Wunsch nach Schaffung eines lohnsteuer- und beitragwirksamen kollektivvertraglichen Dienstreisebegriffes Rechnung.

Die Regelung bedeutet, dass dadurch auch das Taggeld bei sogenannten kleinen Dienstreisen (wo eine Rückkehr zum Wohnort zumutbar ist) auch bei länger als 5 Tage dauernden Dienstreisen an denselben Ort steuer- und beitragsfrei behandelt werden kann.

Mit Erkenntnis vom 22.Juni 2006 (BGBl. 2006/514) hat der VfGH die Verordnung des BM f Finanzen betreffend die Reisekostenvergütung gem. § 26 Z 4 EStG 1988 auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift i.S. des § 68 Abs. 5 Z 1-6 EStG (BGBl II 1997/306) als gesetzwidrig aufgehoben. Auch seit der Reisekostennovelle 2007 (RK-Novelle 2007, BGBl I 2007/45) werden im Wesentlichen die Taggelder, die vom Arbeitgeber aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift gezahlten werden müssen, wie bislang behandelt.

Durch die Regelung der Reisezeiten außerhalb der Normalarbeitszeit (§ 8 Abs. 4 KV) wird sichergestellt, dass Reisestunden außerhalb der Normalarbeitszeit grundsätzlich nicht als Überstunden zu zahlen sind.

2. Begriffe

Dienstreise:

Voraussetzung für den Anspruch auf Aufwandsentschädigung ist das Vorliegen einer Dienstreise. Durch die Aufwandsentschädigung wird der durch die Dienstreise verbundene persönliche Mehraufwand des Angestellten abgegolten.

Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Angestellte zur Ausführung eines ihm erteilten Auftrages seinen Dienstort (ständige Betriebsstätte) verlässt.

Es muss sich um einen „dienstlichen" Auftrag handeln. Das Verlassen des Dienstortes aus privaten Gründen zählt nicht. Es muss der „Dienstort" zur Ausführung des Auftrages verlassen werden. Dienstort ist der Ort, für den die Erbringung der Arbeitsleistung vertraglich (in der Regel durch Dienstzettel oder Dienstvertrag) vereinbart wurde (ständige Betriebsstätte).

Dienstort:

Es muss der Dienstort (und nicht bloß die ständige Arbeitsstätte) verlassen werden.

Als Dienstort im Sinne dieser Bestimmung gilt ein Tätigkeitsgebiet im Umkreis von 25 Straßenkilometer (ab 1.1.2008: 12 km) ab der Stadt- bzw. Gemeindegrenze, in der sich die ständige Betriebsstätte befindet.

Dienstfahrt:

Nicht jedes Verlassen der ständigen Betriebsstätte ist eine Dienstreise. Auszugehen ist von der ständigen Betriebsstätte und nicht vom Wohnort des Angestellten. Tätigkeiten außerhalb der ständigen Betriebsstätte, aber innerhalb der Grenzen der Stadt bzw. Gemeinde sowie innerhalb der 12-km-Grenze außerhalb des Stadt- bzw. Gemeindegebietes der ständigen Betriebsstätte bewirken keinen arbeitsrechtlichen Anspruch auf Aufwandsentschädigung (Taggeld).

Die 12 km-Grenze ist von der Stadt- bzw. Gemeindegrenze nicht aber von der ständigen Betriebsstätte aus zu rechnen. Wird ein solches trotzdem bezahlt, gilt für die steuerliche (beitragrechtliche) Behandlung nicht der kollektivvertragliche Dienstreisebegriff, sondern der allgemeine Dienstreisebegriff des § 26 EStG (siehe Ausführung zur steuerlichen Behandlung des Taggeldes).

Beachte: Gemäß Abs. 3 lit. f KV gebührt bei Vorliegen schwieriger geographischer Verhältnisse (z. B. schwer zugängliche Tal- oder Höhenlagen) bei Dienstfahrten außerhalb der Stadt- (Gemeinde-)Grenze, aber innerhalb der 12 km-Zone grundsätzlich eine Zulage. Die Höhe dieser Abgeltung (Zulage) ist auf Betriebsebene zu vereinbaren.

Für „Dienstfahrten“ gebührt nur eine Reisekostenentschädigung, nicht aber eine Reiseaufwandsentschädigung.

Beginn und Ende der Dienstreise

Beginn und Ende der Dienstreise sind wichtig für die Höhe des Anspruches auf Taggeld. Die Höhe des Anspruches ist gestaffelt nach der Dauer der dienstreisebedingten Abwesenheit.

Wird die Dienstreise von der ständigen Betriebsstätte (Dienstort) aus angetreten, beginnt die Dienstreise mit dem Verlassen der Betriebsstätte.

Dienststätte ist im Sinne ständiger Arbeitsstätte auszulegen (ständige Arbeitsstätte am Dienstort laut Dienstzettel bzw. Dienstvertrag).

In allen anderen Fällen beginnt die Dienstreise mit dem reisenotwendigen Verlassen der Wohnung. „Wohnung“ ist jene Adresse, die im Dienstzettel bzw. Dienstvertrag als solche angegeben ist.

Beachte: Voraussetzung für das Vorliegen einer Dienstreise ist das Verlassen des „Dienstortes“. Das Verlassen der „Wohnung“ ist nur relevant für den Beginn der Dienstreise, setzt also das Vorliegen einer Dienstreise im Sinne des Verlassens des Dienstortes voraus!

Beispiel:

Ein Wiener Betrieb entsendet einen in Krems wohnenden, für den Dienstort Wien aufgenommenen Angestellten für die die Ausführung eines Auftrages nach Krems. Es liegt eine Dienstreise vor, weil der Angestellte seine Tätigkeit nicht in Wien, sondern außerhalb Wiens und der 12-km-Zone zu erbringen hat. Der Beginn der Dienstreise (maßgebend für die Dauer der Abwesenheit) liegt hier beim reisenotwendigen Verlassen der Wohnung in Krems.

„Reisenotwendig“ bedeutet, dass der Angestellte den Beginn der Dienstreise nicht willkürlich wählen kann, z. B. schon um 4 Uhr früh aufbricht, obwohl die auftragsgemäße Arbeit erst um 8 Uhr beginnt. Reisenotwendig bedeutet, dass der Angestellte den Beginn der Dienstreise (Verlassen der Betriebsstätte bzw. Wohnung) so zu wählen hat, dass die Arbeit zum gewünschten Zeitpunkt angetreten werden kann.

Die Dienstreise endet mit der Rückkehr zur ständigen Arbeitsstätte bzw. der reisenotwendigen Rückkehr in die Wohnung. Reisenotwendig bedeutet bei der Rückkehr, dass unmittelbar nach Beendigung des Auftrages die Rückreise zur ständigen Betriebsstätte bzw. zur Wohnung anzutreten ist.

Ob die Dienstreise von der ständigen Betriebsstätte oder von der Wohnung aus anzutreten bzw. zu beenden ist, entscheidet der Arbeitgeber.

Das Taggeld dient zur Deckung der Mehrausgaben für Verpflegung sowie aller mit der Dienstreise verbundenen persönlichen Aufwendungen einschließlich der Trinkgelder für persönliche Bedienung.

Das Nächtigungsgeld dient zur Deckung der Unterkunftsbezahlung.

3. Reisekostenentschädigung, Verkehrsmittel und Kilometergeld

Arbeitsrechtliche Behandlung:

Ob ein Verkehrsmittel und welches Verkehrsmittel zu benutzen ist, bestimmt der Arbeitgeber, weil die Anordnung der Benützung und die Art des Verkehrsmittels die Dauer der Dienstreise beeinflusst und das Verkehrsmittel vom Arbeitgeber zu bezahlen ist. Als „Verkehrsmittel" kommen insbesondere die Massenverkehrsmittel (Bahn, Autobus, Straßenbahn) oder die Benützung eines Kraftfahrzeuges (Firmenauto oder Privatauto) in Betracht. Der Arbeitgeber kann grundsätzlich die Art des zu verwendenden Verkehrsmittels allein bestimmen; nur die Verwendung des Privatautos des Arbeitnehmers für Dienstreisen bedarf der ausdrücklichen Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer.

Die Verrechnung eines Kilometergeldes ist von der vorherigen Genehmigung des Arbeitgebers abhängig. Anspruch auf Bezahlung der Kosten des benützten Verkehrsmittels bzw. des Kilometergeldes besteht nur bei Beschäftigung außerhalb der ständigen Arbeitsstätte. Für Fahrten zwischen Wohnung und ständiger Betriebsstätte besteht kein Anspruch auf Bezahlung des Verkehrsmittels gemäß Abs. 2 KV. Wird die Dienstreise zur Arbeitsstelle auf Anordnung des Arbeitgebers vom Wohnort angetreten besteht Anspruch auf Ersatz der Fahrtkosten Wohnung - Arbeitsstelle. Aus einer „genehmigten" Kilometergeldverrechnung allein kann dann kein dienstlicher Auftrag zur Verwendung des Privat-Pkw angenommen werden, sie bedingt noch keine weitere Schadenshaftung des Dienstgebers für Schäden am dienstnehmereigenen PKW.

Ist jedoch eine Tätigkeit so angeordnet worden, dass sie den Einsatz des dienstnehmereigenen PKW voraussetzt, also ohne diesen nicht sinnvoll auszuführen ist, kann die durch die neuere OGH-Judikatur (OGH 4 Ob 35/82) entwickelte verschuldensunabhängige Dienstgeberhaftung für entsprechend bedingte Unfallschäden zum Tragen kommen. Der Dienstgeber haftet dann (laut OGH aus Analogie zu § 1014 ABGB) grundsätzlich voll für entsprechende Schäden am PKW des Dienstnehmers, wobei das Ausmaß der Schadensersatzpflicht vom Ausmaß des Verschuldens des Dienstnehmers am Unfall abhängt (analoge Anwendung der Haftungsbeschränkung des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes); eine allfällige Schadensersatzleistung des Dienstgebers ist lohnsteuerpflichtig.

Steuerrechtliche Behandlung:

Steuerfreie Reise, Weg (Vergütung): Gemäß § 26 Z 4 EStG kommen Fahrtkostenvergütungen und Kilometergeld, sofern eine Dienstreise vorliegt, in Betracht.

Ein gewährtes Kilometergeld ist im Umfang der Sätze der Reisegebührenvorschriften steuerfrei.

Ab 1.1.2011 gelten die folgenden Sätze für das Kilometergeld:

1. für Motorfahrräder/Motorräder mit einem Hubraum bis 250 cm³ je Fahrkilometer: € 0,24;

2. für Motorräder mit einem Hubraum über 250 cm³ je Fahrkilometer: € 0,24;

3. für Personen- und Kombinationskraftwagen je Fahrkilometer: € 0,42 Euro und

4. für jede Person, deren Mitbeförderung dienstlich notwendig ist: Zuschlag von € 0,05 je Fahrkilometer.

Bei Gewährung eines Kilometergeldes ist aber die Führung eines Fahrtenbuches erforderlich, weil nur Reise-(Weg-)Vergütungen aufgrund eines tatsächlichen Aufwandes unter § 26 Z 4 EStG fallen. Das Fahrtenbuch muss fortlaufend und übersichtlich geführt sein und Datum, Kilometerstrecke, Ausgangs- und Zielpunkt sowie den Zweck jeder einzelnen Fahrt angeben.

Nach den Lohnsteuerrichtlinien ist in jenen Fällen, in denen eine Dienstreise von der Wohnung aus angetreten wird, die Reisekosten von dort aus berechnet und zwischendurch die Arbeitsstätte berührt wird, der Kilometergeldanteil der Strecke Wohnung-Betriebsstätte-Wohnung zu versteuern und kann dieser Anteil nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Anstelle der Kilometergelder dürfen keine anderen Pauschalbeträge gewahrt werden. Spesenpauschalen sind steuerpflichtig (VGH vom 12. 1, 83 ZL 91/130090).

Mit dem Verkehrsabsetzbetrag und den (Pendler-) Pauschalbeträgen sind alle Ausgaben für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte abgegolten.

Fahrtkostenvergütungen sind der Ersatz jener Auslagen, die dem Arbeitnehmer aus Anlass einer Dienstreise infolge Benützung fremder Verkehrsmittel (also nicht eines eigenen oder arbeitgebereigenen Verkehrsmittels) entstehen. Sie gehören nur dann nicht zum Gehalt, wenn sie in der tatsächlichen Höhe einzeln nachgewiesen sind. Die Verwaltungspraxis gestattet bloße Glaubhaftmachung wenn es sich um gewisse, regelmäßig wiederkehrende Fahrtkosten mit dem billigsten Massenverkehrsmittel handelt, z. B. Massenverkehrsmittel im innerstädtischen Verkehr etc. Wird bei Bahn reisen die 1. Klasse verrechnet, tatsächlich aber nur die 2. Klasse in Anspruch genommen, ist der Unterschiedsbetrag dem steuerpflichti­gen Arbeitslohn zuzurechnen.

Der Begriff „Fahrtkostenvergütung" ist weit auszulegen: Darunter fallen auch Nebenspesen wie Taxispesen zum und vom Bahnhof, Buchungsspesen, Kosten der Gepäckbeförderung und Versicherung. Nicht dazu gehören Kosten von Personenversicherungen die der Arbeitnehmer aus Anlass einer Reise abschließt.

Beitragsrechtliche Behandlung:

Reisevergütungen (Fahrtkostenvergütungen, Kilometergelder) sind beitragsfrei gemäß § 49 Abs. 3 Z 1 ASVG, sofern die Steuerfreiheit gemäß § 26 Z 4 EStG gegeben ist (OLG Wien 33A/77/B2; ARD 4403). Die Höhe des kollektivvertraglichen Kilometergeldes entspricht § 26 EStG (siehe Anhang I).

Beachte:

Die Fahrtkostenvergütung (Reisekostenentschädigung) gebührt unabhängig davon, ob ein Anspruch auf steuerfreies Taggeld besteht für auftragsbedingte Fahrten zwischen Tätigkeitsorten innerhalb des Dienstortes.

4. Reiseaufwandsentschädigungen (§ 8 Abs. 3 KV)

Taggeld

Höhe des Taggeldes (§ 8 Abs. 3 lit. a-c KV)

Das Taggeld gebührt pro vollen Kalendertag (also 7x/Woche) Das Taggeld gebührt grundsätzlich für 24 Stunden in der Zeit von 0 bis 24 Uhr.

Gemäß Anhang II KV beträgt das Taggeld für Inlandsdienstreisen € 26,40 pro Kalendertag. Dauert eine Dienstreise länger als 3 Stunden, wird für jede angefangene Stunde ein Zwölftel gerechnet. Das volle Taggeld steht für 24 Stunden zu. D.h. für einen Kalendertag gebühren für die Zeit von 0 bis 24 Uhr maximal 12/12 Taggelder. Für Auslandsdienstreisen ist Anhang III KV zu beachten (es gebühren die Sätze der RGV BGBI 1993/483 i.d.F. BGBI 2001/434.

Langdauernde Dienstreisen (Abs. 3 lit. d KV)

Bei langdauernden Dienstreisen mit einem mehr als 30-tägigen ununterbrochenen Aufenthalt am Einsatzort wird berücksichtigt, dass für den Dienstnehmer nach einer Anfangsphase keine erhöhten Lebenshaltungskosten mehr anfallen. Es mindert sich daher ab dem 31 Kalendertag die gebührende Reiseaufwandsentschädigung um 25 %.

Die durchgehende Entsendungsdauer wird - abgesehen von vom Dienstgeber angeordneten Rückfahrten zum Einsatzort - nicht unterbrochen. Der Fortlauf der 30-Tagefrist wird durch Zeiten eines Urlaubs, einer Dienstverhinderung, eines Zeitausgleichs oder einer Abwesenheit aus betrieblichen Notwendigkeiten gehemmt.

Im Anhang II zum KV halten die Parteien ergänzend fest, dass das Taggeld um 50 % gekürzt werden kann, wenn dem Arbeitnehmer das Mittagessen bzw. das Abendessen vom Arbeitgeber oder einem

Dritten kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Das zu Verfügung gestellte Mittag- oder Abendessen

muss dem Arbeitnehmer zumutbar sein. Die vorgesehene Kürzung ist auch ohne ausdrückliche

Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer zulässig.

Einbeziehung in die Berechnungsgrundlage

Die Aufwandsentschädigung (Taggeld) ist weder in die Berechnungsgrundlage von UZ und WR noch in die Berechnungsgrundla­ge des Urlaubsentgeltes noch des Krankenentgeltes und der Abfertigung einzubeziehen.

Steuerrechtliche Behandlung

a) Begriff der Dienstreise nach der Legaldefinition

Eine Dienstreise nach der Legaldefinition des § 26 Z 4 EStG liegt dann vor,

- wenn ein Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers das Büro oder die Betriebsstätte zur Durchführung einer Dienstverrichtung verlässt (1. Tatbestand) oder

- ein Arbeitnehmer so weit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr an seinen ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) nicht zugemutet werden kann (2. Tatbestand). Beachte: Gemäß § 8 KV besteht beim 2. Tatbestand kein Anspruch auf Taggeld.

Mittelpunkt der Tätigkeit an einem Einsatzort:

Die Begründung eines weiteren Mittelpunktes der Tätigkeit ist anzunehmen, wenn sich die Dienstverrichtung an einem anderen Einsatzort durchgehend oder wiederkehrend über einen längeren Zeitraum erstreckt.

Von einem längeren Zeitraum ist in folgenden Fällen auszugehen: Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort durchgehend tätig und die Anfangsphase von 5 Tagen wird überschritten. Erfolgt innerhalb von 6 Kalendermonaten kein Einsatz an diesen Mittelpunkt der Tätigkeit, ist mit der Berechnung der Anfangsphase von 5 Tagen neu zu beginnen.

b) Dienstreise aufgrund lohngestaltender Vorschrift:

Sieht eine lohngestaltende Vorschrift im Sinne des § 68 Abs. 5 2 1. 6 EStG vor, dass ein Arbeitnehmer, der im Auftrag des Arbeitgebers

1. seinen Dienstort (Büro, Betriebsstätte usw.) zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt, oder

2. so weit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr an seinen ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) nicht zugemutet werden kann
Taggelder zu erhalten hat, so sind diese im Rahmen der Bestimmungen des § 26 Z 4 lit. b und lit. d EStG steuerfrei. Als Dienstort gilt der sich aus dem Kollektivvertrag ergebende Dienstort. (Verordnung BGBI II 1997/306).

Beachte:

Aufgrund des Kollektivvertraglichen Dienstreisebegriffes be­steht Steuerfreiheit auch bei längeren als fünftägigen (regelmäßigen) bzw. fünfzehntägigen (nicht regelmäßigen) Tätigkeiten an einem Einsatzort (§ 26 Z 4 1. Tatbestand). Das Erkenntnis des VfGH BGBl II 2006/514 ist zu beachten (siehe Ausführungen § 8 Abs. 1 Allgemeines).

Beitragsrechtliche Behandlung:

Wird das Taggeld in der Höhe der im Kollektivvertrag festgesetzten Sätze gewährt, ist es beitragsfrei, wenn die Steuerfreiheit gemäß § 26 EStG besteht). Es erübrigt sich hier die Prüfung durch die Sozialversicherungsträger, ob und inwieweit es dem tatsächlichen Aufwand entspricht (VGH vom 14.4,30, Zahl 84/0B/0141).

Nächtigungsgeld (Abs. 3 lit. a und e KV)

Anspruch auf Nächtigungsgeld besteht, wenn die Beschäftigung außerhalb das Dienstortes des ständigen Betriebes (ständige Arbeitsstätte) einer Nächtigung außer Haus erfordert. Ob eine Beschäftigung eine Nächtigung außer Haus erfordert, ist nach objektiven Gesichtspunkten zu beurteilen.

Das Nächtigungsgeld gebührt neben dem Taggeld. Das Nächtigungsgeld gebührt pro Kalendertag (nicht pro Arbeitstag), es sei denn, dass vom Arbeitgeber die Heimreise über das Wochenende angeordnet wird.

Kein Anspruch auf Nächtigungsgeld besteht, wenn vom Arbeitgeber in angemessener Weise die Nächtigung ermöglicht wird. z. B, durch Bereitstellung eines kostenlosen zumutbaren Firmenquartiers.

Als Nächtigungsgeld gebührt:

a) ohne Nachweis des Aufwandes (z. B. Hotelrechnung) € 15,--(siehe Anhang II KV).

b) bei Nachweis höherer Nächtigungskosten gegen Beleg die tatsächlichen Kosten. Übermäßige Mehrausgaben im Sinne von Luxusquartieren sind zu vermeiden; der Arbeitnehmer ist aber nicht verpflichtet, so lange zu suchen, bis er das billigste Quartier gefunden hat.

Einbeziehung in die Berechnungsgrundlage:

Das Nächtigungsgeld ist als Aufwandsentschädigung nicht in der Berechnungsgrundlage für UZ und WR, das Krankengeld, das Urlaubsentgelt und in die Abfertigung einzubeziehen.

Steuerrechtliche Behandlung:

Gemäß § 26 Z 4 lit. c EStG kann als Nächtigungsgeld einschließlich der Kosten des Frühstücks ein Betrag bis zu € 15,-- berücksichtigt wenden, wann keine höheren Kosten für die Nächtigung nachgewiesen werden.

Werden höhere Kosten nachgewiesen, sind sie in der nachgewiesenen Höhe steuerfrei.

Die Nächtigungsgelder sind mit den vollen Sätzen auch dann steuerfrei zu behandeln, wenn sich die Nächtigung nur auf einen Teil der Nacht erstreckt (keine Aliquotierung). Es muss aber tatsächlich eine Übernachtung im Sinne der Inanspruchnahme einer Schlafstelle (z. B. Hotel oder Gasthofzimmer) stattgefunden haben.

Nach Rechtsmeinung der Finanzbehörden ist das Nächtigungsgeld nur dann steuerfrei, wenn tatsächlich genächtigt wird. Wird die Anordnung der Nächtigung nicht befolgt, ist das Nächtigungsgeld steuerpflichtig zu behandeln.

Die steuerfreie Behandlung des Nächtigungsgeldes setzt bei einer Entfernung Arbeitsstelle - Familienwohnsitz von weniger als 120 km voraus, dass der Arbeitgeber überprüft, ob tatsächlich genächtigt wurde oder nicht. Der Arbeitnehmer hat somit dem Arbeitgeber nachzuweisen, dass er außer Haus genächtigt hat (Meldezettel, Hotelrechnung etc.), Die bloße Behauptung des Arbeitnehmers reicht nicht aus!

Ab einer Entfernung von 120 km (Arbeitsstelle – Familienwohnsitz) braucht vom Arbeitgeber nicht mehr geprüft zu werden, ob tatsächlich genächtigt wurde oder nicht. Ein Nachweis der Nächtigung durch den Arbeitnehmer ist hier nicht erforderlich. Zwecks Vermeidung von Schwierigkeiten bei der steuerlichen Behandlung des Nächtigungsgeldes empfiehlt es sich, bei Entfernungen von weniger als 120 km vom Arbeitnehmer stets den Nachweis der Nächtigung als Voraussetzung für die steuerfreie Behandlung des Nächtigungsgeldes zu verlangen!

Wird der Nachweis vom Arbeitnehmer nicht einwandfrei erbracht, ist das Nächtigungsgeld steuerpflichtig zu behandeln!

Muster einer Nachweisaufforderung
Der Arbeitnehmer nimmt zur Kenntnis, dass das Nächtigungsgeld nur dann steuer- und beitragsfrei behandelt wird, wenn die Nächtigung dem Arbeitgeber in einer von den Finanzbehörden akzeptierten Form (Meldezettel, Hotelrechnung etc.} nachgewiesen wird.

Beachte:

Bei „Durchzahlerregelungen“ (Gewährung des Nächtigungsgeldes 7 Mal/Woche) ist das Nächtigungsgeld trotz Heimfahrten am Wochenende steuerfrei, wenn sowohl vor als auch nach der Heimfahrt Steuerfreiheit des Nächtigungsgeldes besteht, d. h. während der Woche tatsächlich genächtigt wird.

Beitragsrechtliche Behandlung;

Nächtigungsgelder sind gemäß § 49 Abs. 3 Z 1 beitragsfrei (wenn Steuerfreiheit gemäß § 26 EStG besteht).

5. Dienstreisen außerhalb der Normalarbeitszeit (Abs. 4 KV)

Reisezeiten bei Dienstreisen sind nach der Judikatur grundsätzlich Arbeitszeit, können aber aufgrund kollektivvertraglicher Vereinbarungen auch mit geringerem als dem für die Arbeitsleistung gebührenden Entgelt vergütet werden. Mangels besonderer Vergütung gilt das volle Entgelt und somit Überstundenentgelt (OGH Arb 10356).

a) Reisezeiten innerhalb der Normalarbeitszeit: Sie sind wie Arbeitszeiten zu vergüten.

b) Reisezeiten außerhalb der Normalarbeitszeit: Sie werden grundsätzlich nicht vergütet, es muss aber eine Vereinbarung vorliegen.

Vergütet werden nur Lenkzeiten, das sind die Zeiten, wo der Angestellte über Aufforderung des Arbeitgebers das KFZ selbst lenkt (aktive Reisezeit) im Verhältnis 1:1.

Die Grundvergütung gebührt nur für viertel, halbe oder volle Stunden, einzelne Minuten werden nicht vergütet. Die Grundvergütung pro Stunde ergibt sich aus der Division des (Ist-)Monatsgehaltes durch 167.

Die Vergütung passiver Reisezeit ist betrieblich zu vereinbaren (Betriebsvereinbarung oder schriftliche Einzelvereinbarung). Gemäß § 20 b AZG können durch (passive) Reisezeiten die Höchstgrenzen der Arbeitszeit überschritten werden.

6. Verfall von Ansprüchen (Abs. 5 KV)

Die viermonatige Frist zur Geltendmachung der Aufwandsentschädigung beim Arbeitgeber ist eine Verfallsfrist. Sie bewirkt den Verlust (Verfall) des Anspruches durch Ablauf der Frist ohne Geltendmachung. Die Frist hat den Zweck der baldigen Klärung und Befriedigung von Ansprüchen, deren Feststellung sonst schwierig würde. Als Form der Geltendmachung gilt die Rechnungslegung (Taggeld, Nächtigungsgeld, Fahrtkostenmittelersatz) bzw. die Vorlage des Fahrtenbuches (Kilometergeld).

Stand: 01.06.2016