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Buchauszugs gemäß § 16

Zum besseren Verständnis sei der Text des § 16 Abs 1 und Abs 2 vorweg angeführt: 

Buchauszug und Büchereinsicht 

(1) Der Handelsvertreter kann vom Unternehmer zur Nachprüfung des Betrages der ihm zustehenden Provision einen Buchauszug sowie alle Auskünfte verlangen.

(2) Wenn der Handelsvertreter glaubhaft macht, dass der Buchauszug unrichtig oder unvollständig ist oder dass ihm die Mitteilung eines Buchauszugs verweigert wurde, kann er, auch vor dem Prozess, bei dem Bezirksgericht, in dessen Sprengel sich die Handelsbücher befinden, deren Vorlage beantragen; zugleich kann er auch beantragen, dem Unternehmer ergänzende Auskünfte aufzutragen, die eine vollständige Berechnung des dem Handelsvertreter zustehenden Anspruchs ermöglichen.

Das Recht des Handelsagenten auf Erhalt eines Buchauszugs vom Unternehmer stellt, dies sei einleitend vorangestellt, eine starke Waffe in Händen des Handelsagenten dar.

Während aufrechten Vertrages wird der Handelsvertreter wohl eher selten von diesem Recht Gebrauch machen um nicht eine zur Vertragsbeendigung führende Verstimmung des Unternehmers zu riskieren.

Wenn allerdings das Vertragsverhältnis bereits, aus welchen Gründen immer, gestört ist und insbesondere nach Beendigung desselben, stellt das Recht auf Erhalt eines Buchauszuges einen praktischen und wichtigen Rechtsbehelf dar.

Im Stadium vor Vertragsbeendigung und allenfalls auch zur Vorbereitung derselben durch den Handelsagenten, kann die Forderung nach einem Buchauszug u. U. bei Verweigerung desselben innerhalb angemessener Frist dazu verwendet werden, um aus beim Unternehmer liegenden Gründen das Vertragsverhältnis zu beenden und dennoch den Anspruch auf Ausgleichszahlung im Sinne des § 24 des Handelsvertretergesetzes aufrecht zu erhalten.

Nach Beendigung des Vertrages ist der Buchauszug ein unverzichtbares Hilfsmittel für den Handelsagenten.

Der Buchauszug stellt ein Werkzeug des Handelsagenten dar seine Ansprüche auf Provisionszahlung und Provisionsabrechnung zu überprüfen. Bloß zum Zweck die Höhe des Ausgleichsanspruchs zu berechnen, kann der Buchauszug nicht gefordert werden, dieser Fall ist jedoch in der Praxis zu vernachlässigen.

Der Inhalt des Buchauszugs wird vom Verfasser dieses Artikels gegenüber den Unternehmern unter Berücksichtigung von Rechtsprechung und Lehre wie folgt gefordert:

  1. Name und Anschrift des Kunden 
  2. Kundennummer
  3. Datum der Auftragserteilung
  4. Umfang des erteilten Auftrages, Warenspezifikation, Warenmengen
  5. Datum der Auftragsbestätigung
  6. Datum der Lieferung
  7. Umfang der Lieferung, Teillieferung, vollständige Lieferung
  8.  Datum der Rechnung
  9. Rechnungsbeträge
  10. Datum der Zahlung
  11. Höhe der bezahlten Beträge
  12. Angabe der Annullierungen und Retouren mit Angabe der jeweiligen Gründe hiefür, Gutschriften
  13. Datum der vollständigen Abwicklung
  14. Auslieferungs-/Fehlbestand
  15. Grund für den Fehlbestand
  16. Wert des Fehlbestandes
  17. Provisionssatz

Bereits dieser detaillierte Inhalt zeigt welch wirksames Druckmittel der Buchauszug für den Handelsagenten darstellt, da es im Regelfall für den Unternehmer nur sehr schwer möglich ist diesen Anforderungen gerecht zu werden.

In zeitlicher Hinsicht hat sich der Buchauszug grundsätzlich auf den Rahmen der Verjährungsfrist zu beschränken, also auf den Zeitraum von 3 Jahren ab Ende des Jahres der Abrechnung oder 3 Jahre ab Ende des Jahres der Vertragsbeendigung für nicht abgerechnete Ansprüche.

Der Buchauszug hat im Regelfall „bis dato“ zu lauten, also auch über das Ende des Vertrages hinaus Angaben zu enthalten, dies deshalb weil ja die Problematik der so genannten Nachhanggeschäfte zu beachten ist, also Geschäfte die vom Handelsagenten noch vor Vertragsbeendigung eingeleitet wurden.

Die Herausgabe des Buchauszuges an den Handelsagenten ist eine unabdingbare Verpflichtung des Unternehmers und kann im Vorhinein auch nicht durch entgegenstehende vertragliche Vereinbarungen beseitigt werden, weil es sich beim § 16 Abs 1 und 2 um eine so genannte zwingende Gesetzesbestimmung handelt auf die im Vorhinein wirksam nicht verzichtet werden kann.

Selbst für den Fall, dass im Handelsvertretervertrag ein derartiger schriftlicher Verzicht enthalten ist und vom Handelsagenten unterschrieben wurde, so ist dieser Verzicht unwirksam.

Der Unternehmer kann sich gegen das Begehren des Handelsagenten auf Ausfolgung eines Buchauszuges auch nicht dadurch zu Wehr setzen dass er darauf hinweist, er hätte ohnedies immer die Provisionen abgerechnet und habe der Handelsagent dagegen keinen Einwand erhoben.

In diesem Zusammenhang muss auch darauf aufmerksam gemacht werden, dass mitunter in Handelsvertreterverträgen enthaltene Passagen dahingehend, dass der Handelsagent wenn er nicht binnen bestimmter Fristen gegen die Provisionsabrechnungen Einspruch erhebt, diese ausdrücklich anerkennt etc. ebenfalls in Bezug auf den Buchauszug unwirksam sind.

Auch der Einwand des Unternehmers, der Handelsagent habe während aufrechten Vertrages Zugang zu einem elektronischen Agentur-Abrechnungssystem gehabt, entbindet den Unternehmer nicht von seiner Verpflichtung.

Der Unternehmer kann sich auch nicht darauf berufen, dass seiner Meinung nach bestimmte Geschäfte, dies im Gegensatz zur Ansicht des Handelsagenten, nicht provisionspflichtig seien. Dies befreit ihn nicht von der Verpflichtung diese Geschäfte ebenfalls in den Buchauszug aufzunehmen. Die oberstgerichtliche Rechtsprechung steht hier auf dem Standpunkt, dass insbesondere auch und ganz besonders Geschäfte bei denen zweifelhaft ist ob hier ein Provisionsanspruch besteht, ebenfalls in den Buchauszug aufzunehmen sind.

Nur wenn von vorne herein ganz klar ist, dass für bestimmte Geschäfte kein Provisionsanspruch besteht, können diese vom Buchauszug ausgenommen werden.

Festzuhalten ist dass der zu übermittelnde Buchauszug leicht und problemlos für den Handelsagenten lesbar sein muss, d. h. dass er zum einem übersichtlich und chronologisch geordnet sein muss und dass aus dem Buchauszug selbst alle notwendigen Angaben die zur Berechnung der Provisionsansprüche des Handelsagenten erforderlich sind, zu entnehmen sein müssen. Der Verweis auf irgendwelche andere Quellen oder beiliegende Urkunden ist nicht statthaft.

Der Handelsagent muss sich nicht aus irgendwelchen Beilagen, Rechnungskopien etc. seine Provisionsansprüche ausrechnen.

Von wesentlicher Bedeutung im Zusammenhang mit dem Buchauszug ist auch die hier ebenfalls zum besseren Verständnis abgedruckte Bestimmung des § 9 Abs 2 und 3 des Handelsvertretergesetzes, bei welcher es sich ebenfalls um eine zwingende Bestimmung handelt.

Dr. Erich Schwarz