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Die Dienstreise aus Steuersicht

Die Reisekostenabrechnung ist für viele Selbständige ein rotes Tuch. Vor allem, weil die nötige Mobilität der Mitarbeiter einen ziemlich großen administrativen Aufwand nach sich zieht. Ist der Arbeitnehmer die eigene Gattin, lohnt es sich durchaus, sich doch intensiv mit der Materie zu befassen.

Die Mitarbeiterin der Handelsagentur war von bis in B – sie verrechnet den Tagsatz, fügt als Beleg die Restaurantrechnung dazu, die Verbuchung ist einfach, Vorgang abgeschlossen. 'Ein Wunschtraum,' weiß Christine Hafner, Reisestellenleiterin bei ABB und Vizepräsidentin der Abta (Austrian Business Travellers’ Association). Also ließ sie Mitgliedern, die pro Jahr gut eine halbe Millionen Abrechnungen abwickeln müssen, die komplizierte Sache vom Steuerberater Ernst Patka erklären – die leider auch für die Kleinen in gleicher Weise gilt. Patka ortet einen prinzipiellen Zielkonflikt: Für die Steuerfreiheit beim Dienstnehmer braucht es, 'einen definierten Grund, einen Mehraufwand – und der muss dokumentiert sein bis zum Letzten'. Penible Dokumentation ist aber das letzte, was ein Selbständiger will, denn das heißt teure Abwicklung per Hand. Um die kommt man aber derzeit nicht herum.

180 Kollektivverträge

Reisekostenabrechnung und die steuerliche Behandlung der Reisespesen und –diäten regelt zum Teil das Einkommensteuergesetz. Ein Gutteil ist aber in den gut 180 Kollektivverträgen verankert, wo auch festgelegt ist, was genau als Dienstreise zu verstehen ist. Im Zweifelsfall greifen Buchhalter gern zur Lohnsteuerrichtlinien volle Rechtssicherheit bieten die aber auch nicht, so Patka, weil sie nur eine Richtschnur für die prüfenden Finanzbeamten sind, die eine halbwegs einheitliche Rechtsauslegung sicher stellen sollen.

Diese Uneinheitlichkeit des Regelwerks steigert den Verwaltungsaufwand, einmal vorausgesetzt, man bemüht sich um korrekte Abrechnung und hat das Interesse an Steuerminderung der Mitarbeiter im Auge. Wie das gehen soll, ist nicht ausgemacht. Finanzbeamte verweisen achselzuckend auf die Tarifhoheit der Sozialpartner, die jeden KV aushandeln.

Eine Reform der Reisekostenabrechnung unter dem Titel Verwaltungsvereinfachung ist zwar angedacht (es gibt eine interministerielle Arbeitsgruppe), aber mehr auch nicht, so Josef Hofbauer von der Lohnsteuerabteilung des Finanzministeriums. Man sei derzeit zu sehr mit der gemeinsamen Abgabeneinhebung (Steuern und SV-Beiträge werden nur mehr von einer Stelle eingezogen) beschäftigt. Für Leute die Reisekosten abrechnen müssen heißt das: Weitertüfteln wie bisher.

Nächtigungskosten einfach abzurechnen

Die gute Nachricht: Nächtigungskosten und Fahrtspesen lassen sich mittels Beleg ja ganz gut dokumentieren. Haarig wird es, wo es um die Ernährung der Arbeitnehmer auf Reisen geht. Da ist es nicht wurscht, ob man die Schnitzelsemmel in Caorle oder Ottakring verzehrt. Kernfrage hungriger Dienstnehmer und gestresster Lohnverrechner: Wie lange und unter welchen Bedingungen ist Verpflegung auf Dienstreisen steuerfrei?

Leider: Zahlt man einem Dienstnehmer mehr als 26,40 Euro Taggeld, ist die Differenz zwischen diesem Satz und dem tatsächlich bezahlten Taggeld nicht mehr steuerfrei.

Steuerfrei zu McDonalds

Kommt man mit dem KV nicht weiter, muss man sich ans Gesetz halten. Die Frage, wo hier die Steuerfreiheit endet, formuliert Patka anschaulich: 'Wie lange hat man, um zum nächsten McDonalds zu finden?' Der Gesetzgeber gesteht den beruflich Dislozierten 5 Tage Orientierungsphase zu, wenn die Reise an einen Ort führt ist man öfter unterwegs, ist nach 15 Tagen pro Kalenderjahr Schluss. Tröstlich für den Vielfahrer, zum Haareausraufen für den, der die Abrechnung machen muss: Nach 6 Monaten darf man vergessen haben, wie man sich an einem Zielort (und sei er 50 Kilometer weit vom regulären Dienstsitz entfernt) preiswert verpflegt – die Orientierungsphase fängt wieder neu an.

Auswege oder Fallstricke?

Wer sich Zores mit den Taggeldern ersparen möchte, wird eben Dienstorte 'optimieren', bis hin zur Anmeldung von Dienstnehmern. Bei mehrfacher Entsendungen der selben Person binnen kurzer Zeiträume an den gleichen Ort diese bei der Gebietskrankenkasse an- und wieder abzumelden (jedes Mal mit neuer Personalnummer), ist nicht so empfehlenswert, meint Gerhard Binder, bei der Wiener GKK stellvertretender Abteilungsleiter für Beitragsprüfung: 'Das hält maximal bis zur nächsten Beitragsprüfung – dann macht unsere EDV das sofort transparent.'

Reisespesen sind für Handelsagenturen, die einen oder mehrere Mitarbeiter haben, immer wieder ein großer adminstrativer Aufwand. Achtung: Auch wenn Ihre Gattin oder Ihr Gatte bei Ihnen angestellt ist, können diese Spesen natürlich verrechnet werden – ein Aspekt, den viele Handelsagenten übersehen oder für zu gering erachten. Doch die Chance zum Steuern sparen sollte man nicht auslassen.

Was bedeutet ...

... absetzbare Werbungskosten - 'Reisekosten'?

Fahrtkosen, Nächtigungsaufwand, Verpflegungsmehraufwand

... lohngestaltende Vorschrift?

Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung aufgrund einer besonderen Ermächtigung (die im KV festgelegt ist!) freie Betriebsvereinbarungen fallen nicht darunter.

... Legaldefinition?

Lohn/Einkommenssteuergesetze, Versteuerungsregeln nach den Lohnsteuerrichtlinien.

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Der Beitrag wurde im Magazin HANDELSAGENT 10/2002 veröffentlicht.