Informationstechnologie

Registrierkassenpflicht

Informationen zur Kassen- und Belegerteilungspflicht 2016/2017

Lesedauer: 10 Minuten

Gültigkeit von RKSV Zertifikaten

Seit 1. April 2017 muss jede Registrierkasse zusätzlich über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung, verfügen.

Das erforderliche RKSV Zertifikat, welches von einem Vertrauensdiensteanbieter (VDA) bezogen wird, ist mit einer Gültigkeitsdauer von idR 5 Jahren versehen.

Vor diesem Hintergrund laufen viele RKSV Zertifikate in den kommenden Monaten ab.

Einsatz abgelaufener RKSV Zertifikate auch nach Ablauf der Gültigkeit möglich

Ausgestellte und über FinanzOnline bereits registrierte RKSV Zertifikate können und dürfen nach aktueller Rechtslage auch nach Ablauf der Gültigkeit weiterverwendet werden, solange sie dem vorgegebenen technischen Stand der Dinge entsprechen. Dies wird in § 15 Abs. 3 RKSV klargestellt.

§ 15.
 (1) Unternehmer, die der Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO unterliegen, haben die erforderliche Anzahl von Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten bei einem im EU-/EWR-Raum oder in der Schweiz niedergelassenen VDA oder einem nach Art. 14 eIDAS-VO anerkannten VDA, der qualifizierte Signatur- bzw. Siegelzertifikate anbietet, zu erwerben. Die Kosten für die Beschaffung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit trägt der Unternehmer.

(2) Der Unternehmer hat zur Erlangung des Signatur- bzw. Siegelzertifikates einen der Abgabenbehörde bekannten, dem Unternehmer zugeordneten Ordnungsbegriff und als Wert des OID „Österreichische Finanzverwaltung Registrierkasseninhaber“ (Z 16 der Anlage) in seinem Signatur- bzw. Siegelzertifikat eintragen zu lassen.

(3) Der VDA vergibt für jede Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit ein Signatur- bzw. Siegelzertifikat, das folgende Angaben beinhaltet:

  1. Typ und Wert des der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit zugeordneten Ordnungsbegriffs des Unternehmers,
  2. Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates un
  3. Beginn und Ende der Gültigkeit des Zertifikats.
  4. Eine Verwendung des Zertifikates über das Ende seiner Gültigkeit hinaus ist zulässig, sofern der im Zertifikat vorhandene Signaturalgorithmus laut Z 2 der Anlage als sicher gilt.

Eine Verwendung des Zertifikates über das Ende seiner Gültigkeit hinaus ist zulässig, sofern der im Zertifikat vorhandene Signaturalgorithmus laut Z 2 der Anlage als sicher gilt.

Keine Änderung bei Singnaturalgorithmus

Uns liegen aktuell keine Informationen vor, dass der Signaturalgorithmus gemäß Z2 der Anlage zur RKSV nicht mehr als sicher gelten würde.

Abgelaufene Zertifikate bei Neuregistrierung einer Sicherheitseinrichtung nicht verwendbar

Bei einer Neu-Registrierung einer SEE darf das Zertifikat nicht abgelaufen sein.

Im Falle einer Neu-Registrierung oder einer neuerlichen Anmeldung nach einer Außerbetriebnahme einer Registrierkasse ist die Verwendung des abgelaufenen Zertifikats in der SEE möglich.

Vertrauensdiensteanbieter informieren über RKSV Zertifikate

Die Vertrauensdiensteanbierter informieren über die Gültigkeitsdauer ihrer RKSV Zertifikate und angebotenen Produkte sowie über die bestehenden Möglichkeiten bei (demnächst) abgelaufenen Zertifikaten:

A-TRUST stellt seine alten Online-Zertifikate bzw. seine Signaturservices der 1. Generation ein – bitte erkundigen Sie sich rechtzeitig über etwaige Umstiegsmöglichkeiten.

GLOBALTRUST stellt grundsätzlich seine GLOBALTRUST RKS-CARD mit einer Laufzeit von 3, 5 oder 10 Jahren aus. Gleichzeitig wurde von GLOBALTRUST die Garantie übernommen, während dieser Laufzeit bei technischen Fehlern der Karte, die die Nutzung unmöglich machen oder bei gesetzlichen Änderungen, die eine Neuausstellung erfordern, die RKS-CARD kostenfrei zu tauschen. Die Nutzung der Sicherheitseinrichtung RKS-CARD ist – nach derzeitiger Gesetzeslage der Registrierkassensicherheitsverordnung (§ 15 Abs 3 RKSV) – auch nach Ablauf der Gültigkeit des Zertifikates möglich, es besteht jedoch kein Garantieanspruch mehr für einen kostenlosen Tausch.

PrimeSign informiert ebenso über seine Angebote und RKSV Zertifikate.

MwSt-Senkung auf 5% in besonders hart betroffenen Branchen von 1.7.2020 bis 1.1.2022

Die Verlängerung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes von 5% wurde am 12.12.2020 vom Nationalrat beschlossen, siehe Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt: BGBLA_2021_I_3.pdfsig (bka.gv.at). Somit bleibt die seit 1.7.2020 gültige Regelung ein weiteres Jahr, bis 31.12.2021, in Kraft. WICHTIG: Der reduzierte Mehrwertsteuersatz wurde nicht weiterverlängert, d.h. die befristete USt-Senkung endet mit 31.12.2021!

Dieser gilt in der Gastronomie, in Betrieben des Lebensmittelgewerbes wie Bäcker, Fleischer und Konditoren aber auch in Beherbergungsbetriebe, der Kulturbranche und dem publizierenden Bereich. Die steuerliche Herabsetzung des Mehrwertsteuersatzes ist von 1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2021 befristet. 

Ab 1.1.2022 gelten wieder die MwSt-Sätze in Gastronomie, Beherbergung, Kultur und im Publikationsbereich gemäß § 10 UStG.

Die Registrierkassen in den betroffenen Betrieben bzw. deren Kassensoftware sind entsprechend rechtzeitig umzustellen. Diesbezüglich hat die Umsatzsteuerabteilung des BMF folgendermaßen Stellung genommen:
Aus verwaltungsökonomischen Gründen können Umsätze im Bereich der Hotellerie und Gastronomie, die in der Nacht vom 31.12.2021 auf den 1.1.2022 ausgeführt werden, einheitlich nach der Rechtslage bis 31.12.2021 oder nach der Rechtslage ab dem 1.1.2022 behandelt werden.

Inkrafttreten der Regelung zur Senkung des Umsatzsteuersatzes auf 5%

Es bestehen auch keine Bedenken, wenn dieser Ausweis des ermäßigten Steuersatzes von 5 % durch eine entsprechende Textanmerkung auf dem Beleg erfolgt, oder eine händische Korrektur bzw. eine Korrektur mittels eines Stempels auf dem Beleg vorgenommen wird. Auch durch diese Vorgehensweise können vom 1.7.2020 bis 31.12.2021 alle gesetzlichen Anforderungen an die Belegerstellung nach der Registrierkassensicherheitsverordnung für die Abgabenbehörden erfüllt werden.

Der 5% USt-Satz ist befristet für Leistungen nach 30.6. und vor 1.1.2022 und gilt

  • für die Abgabe bzw. Verabreichung von Speisen und Getränken in der Gastronomie
    Kriterium: Vorliegen einer Gewerbeberechtigung für das Gastgewerbe gemäß § 111 Abs. 1 GewO 1994; auch Tätigkeiten, für die gemäß § 111 Abs. 2 GewO 1994 kein Befähigungsnachweis erforderlich ist (z. B. Schutzhütten) sind umfasst.
  • Beherbergung/Hotellerie und Campingplätze
  • für Publikationen iSv. Bücher, Broschüren und ähnliche Drucke, auch in losen Bogen oder Blättern (Position 4901 und aus Positionen 9705 00 00 und 9706 00 00 der Kombinierten Nomenklatur), E-Books.
    NICHT verlängert wird der ermäßigte Steuersatz von 5% für Zeitungen und andere periodische Druckschriften (Position 4902 der Kombinierten Nomenklatur) d.h. der 5%-USt-Satz kommt bis 1.1.2021 zur Anwendung.
  • für Kunstgegenstände (Verweis auf Anlage 2 UStG) 

Hinsichtlich der vorzunehmenden Umstellungen in der Registrierkasse konnte gemeinsam mit dem BMF eine möglichst flexible Lösung gefunden werden. Die dazugehörige Information des BMF finden sie nachstehend bzw. weisen wir ebenso auf die FAQ des BMF betreffend der Senkung des Umsatzsteuersatzes auf 5% und Auswirkungen auf Registrierkassen hin.

Umsetzung und Vorgehensweise bei Änderungen des Steuersatzes

Für die gesetzliche Umsetzung des 5%-igen Umsatzsteuersatzes wurden bereits folgende beabsichtigte Regelungen des BMF bekannt gegeben: 

Der Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht enthält hinsichtlich der Sicherheitseinrichtung (RKSV) bereits jetzt eine Auffang-Regelung (Zuweisung zum Betrag-Satz-Null), die den angekündigten 5%-Steuersatz abdeckt. Diese Auffang-Regelung wird beibehalten werden. Es ist beabsichtigt, darüber hinaus 3 weitere Alternativen zu ermöglichen. Die Alternativen stellen sich somit wie folgt dar:

Zur Signatur- bzw. Siegelerstellung:

Umsätze, welche nach den Übergangsbestimmungen gemäß § 28 UStG einem ermäßigten Steuersatz unterliegen, welcher von den Steuersätzen gemäß § 10 UStG abweicht, werden wie folgt einem Betrag-Satz oder in Alternative 4 mehreren Betrag-Sätzen zuzuordnen sein: entweder

Alternative 1: dem Feld Betrag-Satz-Null oder
Alternative 2: dem Feld Betrag-Satz-Besonders
Alternative 3: dem Feld Betrag-Satz-Ermaessigt-1 oder
Alternative 4: den bisherigen Feldern nach § 10 UStG

Die gewählte Variante ist zu dokumentieren (beispielsweise durch Aufbewahrung einer diesbezüglichen Information zur Registrierkassa bzw. zum Kassensystem). Sofern bei Verwendung mehrerer Registrierkassen durch einen Unternehmer unterschiedliche Alternativen zum Einsatz kommen, ist pro Registrierkasse zu dokumentieren, welche Alternative gewählt wurde.

Zur Belegausstellung:

Umsätze, welche nach den Übergangsbestimmungen gemäß § 28 UStG dem ermäßigten Steuersatz von 5 % unterliegen, sind auf dem Beleg unter diesem ermäßigten Steuersatz von 5% auszuweisen.

Es bestehen auch keine Bedenken, wenn dieser Ausweis des ermäßigten Steuersatzes von 5 % durch eine entsprechende Textanmerkung auf dem Beleg erfolgt, oder eine händische Korrektur bzw. eine Korrektur mittels eines Stempels auf dem Beleg vorgenommen wird. Hierzu wurden auch Mustertexte veröffentlicht. Ein Ausrechnen der 5% USt ist laut Aussage des BMF nicht erforderlich.

Die oben angegebenen Informationen betreffend der Registrierkassenthematik sind in Form einer FAQ auf der Homepage des BMF veröffentlicht.

Weiters sind für die inhaltlichen Fragen zum Ermäßigten Steuersatz in Gastronomie, Beherberbung, Kultur und Publikationen ebenfalls FAQs vom BMF zusammengestellt worden. 

Die Veröffentlichung der Änderung der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV sowie des Erlasses zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht) erfolgt unmittelbar nach Veröffentlichung der Änderung des Umsatzsteuergesetzes im Bundesgesetzblatt und wird in Kürze verfügbar sein.

Hinweis:
Durch die Einführung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes von 5% wird es ebenso Anpassungen/Erweiterungen des Formulars zur Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) geben. Anpassungen sind natürlich vorgesehen. Das BMF hat entsprechende Informationen, die insbesondere für Softwarehersteller relevant sind, bereits veröffentlicht.

⇒ BMF sonstige Erklärungen und Anträge

⇒ WKO Community FinanzOnline

Wirtshaus-Paket: Senkung der USt auf 10% bei offenen nichtalkoholischen Getränken von 1.7.2020 bis 31.12.2020

Liegen die Voraussetzungen für die Anwendung des 5 Prozent Steuersatzes vor, kommt dieser zur Anwendung.

Liegen diese nicht vor, kommt bei der Abgabe von offenen nichtalkoholischen Getränken in der zweiten Jahreshälfte 2020 der Steuersatz von 10 Prozent zur Anwendung (vgl. § 28 Abs. 51 UStG 1994). Siehe dazu auch die FAQ zu offenen nichtalkoholischen Getränken.

FAQ des BMF zum Thema Ermäßigter Steuersatz für offene nichtalkoholische Getränke. 

Umgang bei Betriebsschließungen während der Corona-Krise

Bei (vorübergehenden) Betriebsschließungen aufgrund des Corona-Virus die Registrierkassen nicht außer Betrieb zu nehmen sind (so wie auch bei Urlaub oder Saisonbetrieb). Unter anderem würde das Anmeldeprozedere über FinanzOnline und die Startbelegprüfung bei der Wiederinbetriebnahme der Registrierkassen einen unverhältnismäßigen Aufwand darstellen.

Weiters dürfen wir folgende Information des BMF im Zusammenhang mit „neuen registrierkassenpflichtigen Unternehmern“ weitergeben:

Ein Unternehmer wäre ab 1.April 2020 registrierkassenpflichtig, die Kasse kann aber jetzt nicht installiert werden – kann die Anmeldung aufgeschoben werden?

In Anbetracht der weitreichenden Folgen des Auftretens des SARS-CoV-2-Virus im gesamten Bundesgebiet und der besonderen Umstände der erforderlichen Beschaffungs- und Inbetriebnahmemaßnahmen wird eine vergleichbare Regelung wie zum Zeitpunkt der Einführung der technischen Sicherheitseinrichtung für Registrierkassen im Jahr 2017 getroffen.

Im Grunde des § 131b Abs. 3 2. Satz BAO ist im Jahr 2020 auf Grund der besonderen Umstände der COVID-19 auch dann keine Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems gegeben, wenn die Grenzbeträge für die Verwendung einer manipulationsgeschützten Registrierkasse im letzten Voranmeldungszeitraum 2019 oder danach bis Juni 2020 erstmalig überschritten wurden und bis dahin keine derartige Registrierkasse verwendet wird. Das bedeutet, dass die Registrierkassenpflicht in den angeführten Fällen mit 1. Oktober 2020 eintritt.

Damit einhergehend sind für diese Zeiten die Voraussetzungen für eine Verwirklichung einer Finanzordnungswidrigkeit auch bei objektiver Pflichtverletzung nicht gegeben, wenn auf Grund der besonderen Umstände der COVID-19-Krise keine Registrierkasse genutzt wird oder die Registrierkasse über keine Sicherheitseinrichtung verfügt.

Allgemeines zur Registrierkassenpflicht

Der Arbeitskreis Kassensoftware im Fachverband UBIT befasst sich besonders mit der technischen Umsetzung der Registrierkassenpflicht, die in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) geregelt wird. In der Anlage zur RKSV befinden sich die technischen Anforderungen, die zur Erstellung der Kassen(software) von Relevanz sind. In der FAQ-Sammlung werden offene Punkte zum Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht sowie weitere technische Fragen behandelt.

Die A-Sit veröffentlicht ausführliche Leitfäden und Informationen auf der Code-Plattform von A-SIT Plus, die mit dem BMF abgestimmt sind und der Erläuterung von Interpretationsspielräumen der RKSV und zur Demonstration von bestimmten Abläufen dienen. Im GitHub befindet sich ein ausführliches Dokument mit Festlegungen des BMF zu Detailfragen der RKSV. Darüber hinaus gibt es Hilfestellungen für die korrekte Umsetzung der RKSV und der Signaturerstellungseinheit. Für technische Fragen bzw. Anliegen wurde zusätzlich ein Forum eingerichtet.

Das FinanzOnline-Team hat die Dokumente zur neuen Funktion ‚Registrierkassen Webservice‘ veröffentlicht. Eine Anleitung für die Registrierung von Registrierkassen in FinanzOnline steht ebenso zur Verfügung.
Technische bzw. fachliche Fragen zu den Registrierkassenfunktionen FinanzOnline – Webservice und File Upload sowie der BMF Belegcheck-App (Belegprüfung) können über die Community Kassensoftware gestellt werden.
Mitglieder des Arbeitskreises Kassensoftware können eine Freischaltung für dieses UBIT-Forum über das Fachverbandsbüro (ubit@wko.at) beantragen. WICHTIG! Um die Berechtigung erteilen zu können, ist eine Anmeldung bzw. eine „Mitgliedsrollenverteilung“ (diese Mitgliedsrolle erhält man durch Ausfüllen und Hochladen des Antragsformulars) in der WKO Benutzerverwaltung erforderlich. Die Sonstige Rolle kann selbst zugewiesen werden, indem man sich mit seinen Benutzerdaten anmeldet und diese Änderungen abspeichert.

Hier finden Sie zugehörige Unterlagen zum downloaden:

Die Bundessparte Handel hat eine englische Übersetzung der Registrierkassensicherheitsverordnung und der Anlage zur RKSV erstellt. Die Zielgruppe sind internationale Konzerne mit Niederlassungen in Österreich (vor allem Handel), die Ihre EDV zentral ausrollen und Informationen über die neue Gesetzeslage benötigen. Ebenso können die Dokumente von national wie international agierenden Kassenanbietern für die Umsetzung der österreichischen Regelungen verwendet werden.

Allgemeine Informationen zur Registrierkassenpflicht finden Sie auf der Informationsseite der WKO zur Kassen- und Belegerteilungspflicht 2016/2017.

Die Vertrauensdiensteanbieter (VDA) A-Trust, Globaltrust und PrimeSign bieten Produkte an, um die Sicherheitseinrichtung in ein Kassensystem zu integrieren. Nähere Informationen finden Sie auf den jeweiligen Homepage des VDAs: www.a-trust.at/registrierkasse bzw. www.globaltrust.eu bzw. www.prime-sign.com/rksv

Arbeitskreis Kassensoftware 

Dieser Arbeitskreis Kassensoftware bietet UBIT-Mitgliedern, die Kassen und/oder Kassensoftware entwickeln und/oder anbieten, in Hinblick auf die Umsetzung der technisch-rechtlichen Regelungen einen Informationsaustausch zwischen Mitgliedern und ExpertInnen. Der Arbeitskreis lädt alle daran interessierten Mitglieder dazu ein, sich beim Fachverbandsbüro (ubit@wko.at) für den eMail-Verteiler des Arbeitskreises anzumelden. Sie erhalten Aussendungen zu aktuellen Fachthemen sowie Einladungen zu Arbeitskreissitzungen bzw. für Sie interessante Termine.

Stand: 07.04.2022