#digitalisierungstipps #tipp5
Effizienter arbeiten mit Online-Tools
Lesedauer: 2 Minuten
erstellt von: Michael Reiter | New Media
Oft sind es ganz unscheinbare Probleme die unnötige Arbeitszeit kosten: Passwort für einen Webseiten-Zugang vergessen, kein passendes Bild für ein Facebook Posting, die Datei ist zu groß um mit E-Mail versandt zu werden, oder die Todo-Liste geht verloren. Die gute Nachricht ist: es gibt Abhilfe für diese Probleme!
Problem #1: Passwörter vergessen
LastPass ist ein webbasierter Passwortmanager. Das kostenlose Add-on für Safari, Internet Explorer, Firefox und Google Chrome, verschlüsselt und speichert alle eingegebenen Passwörter. Diese sind somit weltweit, sowie auch von der mobilen App abrufbar. Passwörter können auch an andere Personen versendet werden.
Problem #2: Dateien konvertieren, zusammenführen, verkleinern
Convertio ermöglicht es alle gängigen Formate zu konvertieren: von Word zu PDF zu PNG oder Powerpoint. Auf smallpdf.com können zusätzlich PDFs verkleinert werden, mehrere PDFs zusammengeführt werden, Seiten gedreht, oder auch rausgelöscht werden.
Problem #3: Große Dateien verschicken
Sollte eine Datei trotz Komprimierung noch immer nicht verschickt werden können, schafft WeTransfer Abhilfe. Wetransfer.com ist ein Filehosting-Dienst, über den bis zu 2GB große Dateien kostenfrei und ohne Registrierung verschickt werden können. Einfach Datei hochladen, E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben und versenden.
Problem #4: Den Überblick bei Projekten behalten
Trello ist ein web-basiertes Projektmanagement-Tool. Dort können Projekte mit anderen Mitarbeitern angelegt werden, To-dos vergeben werden, Dateien gespeichert werden, sowie Checklisten inklusive Terminkalender organisiert werden.
Problem #5: Bilder für ein Facebook Posting, die Webseite oder eine Präsentation finden
Auch für dieses Problem kennt das Internet eine Lösung: Lizenzfreie Fotodatenbanken. Auf Seiten wie Pexels, Pixabay oder TheStocks können abertausende Fotos gratis downgeloadet und verwendet werden. Bei dem Großteils der Fotos ist kein Quellenverweis nötig. Bilder mit CC0-Lizenzen („Creative-Commons“) können auch für Werbung verwendet werden.
Problem #6: Einen gemeinsamen Termin finden
Die Zeiten des ewigen hin-und-her-gemaile zur Terminfindung sind längst vorbei – dank Tools wie Doodle. Auf dieser Webseite kann einfach eine Umfrage mit möglichen Terminen gestartet werden. Diese Umfrage wird per E-Mail versendet, jeder Teilnehmer trägt seine möglichen Termine ein und man sieht bei welchem Datum die meisten Personen Zeit haben. Keine Registrierung notwendig.
Problem #7: Das gemeinsame Arbeiten an Dateien
Zu viele Köche verderben den Brei – das gilt auch für Word, Excel und Powerpoint. Wenn mehrere Personen an einer Datei arbeiten wird diese umgeschrieben, umformatiert und überspeichert, so dass sich niemand mehr zurecht findet. Google bietet mit Cloudprogrammen wie Docs, Sheets und Slides die Möglichkeit für mehrere Personen online an der selben Datei zu arbeiten. Die Funktionsweise ist beinahe ident zu den Microsoft Programmen, biete aber den Vorteil, dass alle Dateien online gespeichert werden, mehrere Personen zeitgleich an einer Datei arbeiten können und man Änderungen einfach nachverfolgen kann.