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Elektronische Übermittlung von Jahresabschlüssen

Fachverband Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie 

Übermittlung der Bilanzen an das Firmenbuchgericht

BilanzbuchhalterInnen sind gemäß § 9 der Verordnung über den Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) berechtigt, Jahresabschlüsse ihrer KundInnen an das Firmenbuch zu übermitteln.

Im Rahmen des Datendienstes "Elektronischer Rechtsverkehr-Jahresabschlüsse" (ERV-JAb) ist die elektronische Übermittlung von Jahresabschlüssen über FinanzOnline an die Firmenbuchgerichte möglich.

» Leitfaden zur Übermittlung

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, den Jahresabschluss als unstrukturiertes PDF oder seit 1. März 2009 auch als strukturierten XML Datensatz über den Dienst "Elektronischer Rechtsverkehr der Justiz" (webERV) zu übermitteln.

Voraussetzung ist, dass sich BilanzbuchhalterInnen bei einer der zugelassenen webERV-Übermittlungsstellen als KundInnen registrieren. Außerdem muss für die Übermittlung des Jahresabschlusses eine zugelassene Software verwendet werden.

Korrekte elektronische Übermittlung von Jahresabschlüssen

BilanzbuchhalterInnen haben die Möglichkeit, den Jahresabschluss ihrer Kunden als (unstrukturierte) PDF-Datei über den Dienst "Elektronischer Rechtsverkehr der Justiz" (webERV) zu übermitteln.

Nach einer Online-Prüfung erhält die Einbringerin/der Einbringer online eine Bestätigung über die erfolgreiche Übermittlung oder eine Mitteilung über die Nicht-Entgegennahme des Datensatzes unter Angabe von Fehlern. Diese erste Bestätigung bedeutet jedoch nicht, dass die Eingabe vom Gericht vollständig akzeptiert wurde!

Entsprechende Datensätze werden an die Bundesrechenzentrum GmbH weitergeleitet, die die Datensätze mit dem gleichen Programm wie vor Ort bei der Einbringerin/dem Einbringer (Prüf- und Visualisierungsprogramm) auf Schnittstellenkonformität prüft. Nach Abschluss der Prüfung erhält die Einbringerin/der Einbringer längstens bis zum Ende des nachfolgenden Werktags eine Bestätigung über das Einlangen der Daten bei Gericht oder eine Mitteilung über die Nichtweiterleitung der Daten unter Angabe der aufgetretenen Fehler.

Diese Mitteilungen werden als sogenannter Rückverkehr an den Dienstleister der Bilanzbuchhalterin/des Bilanzbuchhalters übermittelt und können von dort mit der verwendeten ERV-Software behoben werden. Typische, vom Gericht bemängelte Fehler, sind etwa die Angabe der falschen Größenklasse oder die Nicht-(mehr-)-Gültigkeit der angegebenen Firmenbuchnummer.

Achtung!
Ein Jahresabschluss ist nur dann korrekt beim Firmenbuch eingegangen, wenn der Einbringerin/dem Einbringer ein Eintragungshinweis vorliegt. Es ist daher zur Vermeidung von Haftungssituationen empfehlenswert, die Mitteilungen der Gerichte jedenfalls zu beheben - sinnvollerweise mindestens zweimal monatlich, solange nicht alle Eintragungsbeschlüsse vorliegen.
Achtung!
Die Verständigung von der Firmenbucheintragung oder eine Erledigung des Gerichts über erforderliche fachliche Ergänzungen zum übermittelten Jahresabschluss erhält die Einbringerin/der Einbringer oder je nach Auswahl der rechnungslegungspflichtige Rechtsträger per Post. Verbesserungen können nur in der Form vorgenommen werden, dass neuerlich ein ganzer Jahresabschluss übermittelt wird. Die Übermittlung von Teilen eines Jahresabschlusses ist nicht vorgesehen.