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Checkliste zur Annahme eines neuen Mandanten

Präventionsmaßnahmen gegen Geldwäsche
  1. Vor Begründung der Geschäftsbeziehung/Ausführung der Transaktion: Ist der Auftraggeber eine natürliche oder juristische Person? Ist der Auftraggeber persönlich anwesend oder lässt er sich vertreten?
    a. Natürliche Person (unvertreten):

    ⇒ Feststellung und Überprüfung der Identität des Auftraggebers anhand eines aktuellen amtlichen Lichtbildausweises; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.
    b. Natürliche Person (vertreten):
    ⇒ Feststellung und Überprüfung der Identität des Auftraggebers anhand eines aktuellen amtlichen Lichtbildausweises; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.
    ⇒ Feststellung und Überprüfung der Identität des Vertreters anhand eines aktuellen amtlichen Lichtbildausweises; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.
    ⇒ Vergewisserung über das Vorliegen einer aufrechten Vertretungsbefugnis; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.
    c. Juristische Person, Trust, etc:
    ⇒ Bei juristischen Personen, die in einem öffentlichen Register (zB Firmenbuch) eingetragen sind: Aktueller Auszug aus diesem öffentlichen Register und aktuelle amtliche Lichtbildausweise der vertretungsbefugten Personen; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.
    ⇒ Bei juristischen Personen, die in keinem öffentlichen Register eingetragen sind: Individuelle alternative Maßnahmen zur Feststellung der Auftraggeberidentität, die jedenfalls die Identifizierung der vertretungsbefugten Personen umfasst; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.
    ⇒ Feststellung und Überprüfung des wirtschaftlichen Eigentümers (natürliche Person); dabei kann die Feststellung ggf durch Einsichtnahme in das Register der wirtschaftlichen Eigentümer erfolgen (wenn nicht etwa risikobasiert weitere Maßnahmen erforderlich sind), nicht jedoch die Überprüfung; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.
    ⇒ Maßnahmen zum Verständnis der Eigentums- und Kontrollstruktur des Auftraggebers; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.
    ⇒ Feststellung und Überprüfung der Identität des Vertreters anhand eines aktuellen amtlichen Lichtbildausweises; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.
    ⇒ Vergewisserung über das Vorliegen einer aufrechten Vertretungsbefugnis; bei Nichterfüllbarkeit Ablehnung des Mandats und Erwägung einer Verdachtsmeldung.
  2. Ist der Auftraggeber oder sein wirtschaftlicher Eigentümer eine politisch exponierte Person?
    Wenn Ja:
    ⇒ Zustimmung der Führungsebene für Aufnahme der Geschäftsbeziehung ist einzuholen; bei Verweigerung Ablehnung des Mandats.
    ⇒ Verstärkte Sorgfaltspflichten sind anzuwenden
    Wenn Nein:
    ⇒ Dokumentation der entsprechenden Überprüfung
  3. Einholung von Informationen über den Zweck und die angestrebte Art der Geschäftsbeziehung: Was will der Auftraggeber?
    ⇒ Will er etwas Illegales, ist das Mandat abzulehnen.
    ⇒ Will er etwas Ungewöhnliches, Komplexes, eine Transaktion die keinen offensichtlichen rechtmäßigen Zweck ergibt: Verstärkte Sorgfaltspflichten sind anzuwenden.
    ⇒ Ansonsten Dokumentation der entsprechenden Überprüfung
  4. Erstellung eines Risikoprofils
  5. Kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung
  6. Liegen sonstige Voraussetzungen für Anwendung verstärkter Sorgfaltspflichten vor?
    Wenn ja:
    ⇒ Verstärkte Überprüfung der Auftraggeberbeziehung
    ⇒ Erforschung von Hintergrund und Zweck komplexer oder ungewöhnlich großer Transaktionen
    ⇒ Anpassung des Risikoprofils
    ⇒ Risikobasiert weitere Sorgfaltsmaßnahmen
  7. Liegen Voraussetzungen für Anwendung vereinfachter Sorgfaltspflichten vor?
    Wenn ja:
    ⇒ Falls notwendig, um den normalen Geschäftsablauf nicht zu unterbrechen, kann die Überprüfung der Identität des Auftraggebers und des wirtschaftlichen
    Eigentümers erst während der Begründung der Geschäftsbeziehung und nicht schon davor erfolgen (so bald wie möglich)
    ⇒ kein völliges Absehen von jeglicher Sorgfaltspflicht
  8. Zeigt sich nach der kostenlosen Erstberatung, aber noch vor Abschluss der Sorgfaltspflichten ein meldepflichtiger Sachverhalt, und ist vernünftigerweise davon auszugehen, dass die Anwendung der Sorgfaltspflichten gegenüber dem Kunden die Verfolgung der Begünstigten einer verdächtigen Transaktion behindern könnte:
    ⇒ Aussetzung der Sorgfaltspflichten
    ⇒ Umgehende Erstattung einer Verdachtsmeldung