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Personal-Unterlagen: rechtskonform aufbewahren und Fristen kennen

Drei, Fünf, Sieben oder gar 30 Jahre? Die Dauer der Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen, aber auch Personaldaten und Lohnverrechnung sind in Österreich streng geregelt. Nicht zuletzt durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung sollten Personen, die mit dem Rechnungswesen betraut sind, die Fristen für Aufbewahrung (und Verjährung) kennen.

Was gilt es - vor allem in der Personalverrechnung - zu beachten?

Generell gilt: die Unterlagen der Personalverrechnung sind sieben Jahre aufzuheben. Die Jahresfrist beginnt mit dem Abschluss des jeweiligen Kalenderjahres, in dem die Daten erfasst wurden. Personal-Unterlagen länger aufzubewahren, als es eine gesetzliche Verpflichtung vorsieht, kann bei Rechtsstreitigkeiten und Steuerprüfungen hilfreich sein, denn: Das Recht auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses endet erst 30 Jahre nach Beendigung – auch dann sollten Sie noch alle notwendigen Unterlagen (Personal-Stammdaten, Lohnzettel, Anmeldeunterlagen, Stundenlisten, Vereinbarungen) parat haben. Achten Sie stets auf eine zuverlässige Datensicherung und beachten Sie die Vorschriften der DSGVO.

Wie werden die Unterlagen archiviert?

  • Papierform – dies bedarf ausreichend Stauraum für Ihre Aktenbestände
  • Digital auf Datenträgern – achten Sie auf die Lesbarkeit (Technologie) und Zugänglichkeit

Unser Tipp:
Stellen Sie durch eine zweite, externe Aufbewahrung sicher, dass auch im Falle eines Feuers, Wasserschadens oder Materialermüdung, die Daten weiterhin verfügbar sind. 

Wann enden bestimmte Aufbewahrungsfristen?

  • 3 bzw. 5 Jahre
    • Sozialversicherungsbeitragspflicht nach § 68 ASVG
    • Haftung für Abfertigungsansprüche und Betriebspensionen nach
      Betriebsübergang § 6 Abs 2 AVRAG
    • Aufzeichnungen und Berichte über Arbeitsunfälle nach § 16 ASchG
    • Aufzeichnungen zur Überlassung von Arbeitskräften nach § 13 Abs 3 AÜG

  • 7 Jahre
    • Lohnsteuer- und Abgabepflicht nach § 132 Abs 1 BAO 

  • 30 Jahre 
    • Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses nach § 1478 ABGB


Was kann passieren?

Sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen innerhalb der Frist nicht mehr vorhanden, wird bei Finanzprüfungen von den Abgabebehörden geschätzt und es drohen Strafen.

Für weitere Informationen zur Aufbewahrungspflicht sprechen Sie mit Ihrem/er (Bilanz)buchhalterIn, der/die alle erforderlichen Informationen für Sie bereithält.


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