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Rechnungen korrekt erstellen und Vorsteuerabzug nutzen. Notfalls berichtigen und neuerlich zusenden!

Das Gesetz sieht zahlreiche formale Anforderungen vor, die eine Rechnung enthalten muss wie z.B. Name und Anschrift des Lieferanten/Leistungserbringers oder Abnehmers/Leistungsempfängers, Liefer-/Leistungsdatum und die ausgewiesene Umsatzsteuer.  Eine ordnungsgemäße Rechnung ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, der Sie als Unternehmerinnen/Unternehmer von der Umsatzsteuer entlastet.  Eine falsch ausgewiesene Umsatzsteuer berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug:

  • die verrechnete Lieferungen oder Leistungen muss für das Unternehmen bereits ausgeführt worden sein
  • bei der Ist-Besteuerung (idR nicht buchführungspflichtige Unternehmen) ist die Zahlung der Rechnung Voraussetzung für den Vorsteuerabzug
  • die Rechnung muss alle im Gesetz vorgeschriebene Rechnungsmerkmale enthalten
  • die UID Nummer des Leistungserbringers muss gültig sein

Beispiele für fehlerhafte Rechnungen wären:

  • unzureichende Beschreibung der Leistung
  • fehlende Angabe des Tages der Lieferung
  • Rechnung in Fremdwährung ohne Angabe des Steuerbetrages in Euro und ohne Angabe der Umrechnungsmethode
  • UID-Nummer des Leistenden nicht stimmt
  • UID-Nummer wird erst später ergänzt
  • falsch ausgewiesene Umsatzsteuer

Fehlertoleranz - Ausnahmen:

  • der Leistungsempfänger hat zusätzliche Unterlagen über alle notwendigen rechtlichen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug 
  • bei Rechnungen in Fremdwährung ohne Angabe des Steuerbetrages und der Umrechnungsmethode, kann die Vorsteuer aus jenem Euro-Betrag berechnet werden, der sich bei Anwendung der Umrechnungsmethoden gemäß § 20 Abs. 6 UStG als Mindestbetrag ergibt
  • UID-Nummer stimmt nicht oder wird später ergänzt - Vorsteuerabzug ist erst ab dem Zeitpunkt möglich, in dem sämtliche Rechnungsmerkmale vorliegen  
  • Im Rahmen einer Überprüfung durch die Finanzbehörde steht der Vorsteuerabzug bei rechtzeitiger Ergänzung der UID-Nummer jedoch rückwirkend zu

Sonderfall Reverse Charges, d.h. grenzüberschreitende Erbringung oder Inanspruchnahme von Dienstleistungen im B2B Umfeld. Dann wird der Leistungsempfänger zum Schuldner der Umsatzsteuer! Wichtig:

  • Rechnung muss sowohl die UID-Nummer des Leistungsempfängers als auch jene des Leistenden enthalten.
  • Außerdem einen Hinweis- „Umkehr der Steuerschuld“ „Reverse Charge“

In allen Fällen des Reverse Charges steht der Vorsteuerabzug (unter den allgemeinen Voraussetzungen) auch zu, wenn keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Sollte eine Berichtigung der Rechnung notwendig sein, ist Folgendes zu beachten: 

  • die Berichtigung kann vom Aussteller des Dokuments, vom leistenden Unternehmen oder vom Aussteller der Gutschrift (Leistungsempfänger) erfolgen

     
    Tipp:  
    Berichtigungen oder Ergänzungen sind auch im Wege von Sammelberichtigungen oder -ergänzungen zulässig – Sie müssen nachweisen können, dass die berichtigte Rechnung dem Leistungsempfänger zugekommen ist.

    Für weitere Informationen zur korrekten Ausstellung einer Rechnung, Berichtigungen und Berechnung der Umsatzsteuer sprechen Sie mit  Ihrem/er (Bilanz)buchhalterIn, der/die alle erforderlichen Informationen für Sie bereithält.

    Experten in ihrer Nähe geben weitere qualifizierte Tipps und beraten Sie rasch und unkompliziert: www.ubit.at/meinrechnungswesenpartner