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Registrierkassa: Wo steckt der Beleg-Fehlerteufel?

Seit 1. April 2017 müssen elektronische Kassensysteme in Österreich durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation geschützt und jeder Beleg (mit Barumsätzen) digital signiert werden. D.h. die Registrierkasse muss über eine geeignete Schnittstelle zur Signatur-/Siegelerstellungseinheit das elektronische Siegel anfordern und übernehmen können. Sichtbar wird das Siegel durch den QR-Code oder eine Zeichenkette am Beleg. In der Praxis kommt es leider vermehrt zu Fehlern im maschinenlesbaren Code.

Beachten Sie folgende Schritte für eine gesetzeskonforme Kassa – zwingend in dieser Reihenfolge!

  • Vertrauensdiensteanbieter (wo wurde das Zertifikat gekauft)
  • Kassennummer 
  • Belegnummer
  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  • Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen (20%,10%,13%, 0%, 19%)
  • Verschlüsselter Stand des Umsatzzählers
  • Seriennummer des Zertifikates
  • Signaturwert des vorher­gehenden Barumsatzes (Verkettungswert)

Fehlerhafter Kassenbeleg nach der Umrüstung?
Die leichten Fälle – ohne Vorsatz - sind z.B.

  • Abweichung der Belegnummer im Code von der am Beleg angedruckten Nummer
  • eine falsch eingestellte Uhrzeit
  • eine falsch programmierte Reihenfolge der Steuersätze

Diese können vom Kassenhersteller rasch behoben werden – denken Sie bitte an die Dokumentation der Korrekturen! Die Kasse braucht dazu nicht beim Finanzamt abgemeldet oder neu gestartet werden.

Gravierende Fehler lt. Finanzstrafrecht sind z.B.

  • Fehler bei der Verkettung
  • Summierfehler des Umsatzzählers
  • Signaturen können nicht geprüft werden  
  • Funktionierende Sicherheitseinrichtung fehlt

Was tun in so einem Fall?

  • Ausfall der Kasse über FinanzOnline melden (Behebung dauert länger als 48 Stunden)
  • In der Zwischenzeit die Belege per Hand schreiben
  • Funktionsfähige Kasse wieder neu anmelden
  • Belege nacherfassen (tageweise möglich, wenn vollständig durchnummeriert)

Auch hier ist eine genaue Dokumentation vom Kassenhersteller über die Fehler und deren Behebung empfehlenswert! Bei Nichtbeachtung der gesetzlichen Ver­pflichtung zur Implementierung des Manipulationsschutzes sind Strafen von bis zu 5.000 Euro vorgesehen.

Für weitere Informationen zur Registrierkasse, Manipulationsschutz und korrekten Belegen sprechen Sie mit Ihrem/er (Bilanz)buchhalterIn, der/die alle erforderlichen Informationen für Sie bereithält.

Experten in Ihrer Nähe geben weitere qualifizierte Tipps und beraten Sie rasch und unkompliziert: www.ubit.at/meinrechnungswesenpartner