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Apps: Sintflut oder Segen?

Jeder hat von ihnen gehört, sie installiert, sie genutzt und doch bleibt die Frage der Anwendbarkeit, der Nützlichkeit und der Kompetenz im Arbeitsumfeld allzu oft offen

Sind wir nicht fachkundig genug, die Eignung, das Einsatzgebiet und die Stärken von Apps zu beurteilen oder fehlt uns vielmehr eine praxisbezogene digitale Befähigung das vorzunehmen? Fürchten wir uns mit Wissenslücken bloßzustellen oder verunsichern uns nur Neuheit und Tempo des Fortschrittes? Oder bedarf es rein der kleinen effizienten Schritte, unseres Know-how und die Anwenderseite zu harmonisieren? 

Copyright © Arman Zhenikeyev/Corbi

Effizienze Nutzung von Apps

Diese einfache und doch komplizierte Welt der Apps stand im Mittelpunkt des fulminanten Vortrages und Workshops „Effiziente Nutzung von Apps“ von Frau Ing. Karin Gerbrich am 15.09.2016 im FORUM [EPU KMU]. Die sympathische erfolgreiche Unternehmerin, die mit Motivation und Enthusiasmus Web-Entwicklung, EDV/IT Beratung und Betreuung, Marketing- und Unternehmensberatung sowie -betreuung anbietet, stellte die breite Palette der Google Apps for Work vor und leistete Hervorragendes bei der Vermittlung der Grundlagen und feinen Unterschiede. Gleichzeitig bildete dieser Vormittag die Auftaktveranstaltung für zwei weitere Workshops und Vorträge im Rahmen der Reihe „Digitale Kompetenz“. Der zweite Teil am 25.01.2017 wird sich der Nutzung von Tools, wie Evernote oder Windows-Apps widmen und der Suchmaschinenoptimierung der dritte und abschließende Vortrag am 02.03.2017. 

Zu Beginn fokussierte die Vortragende auf die Erwartungen und Bedürfnisse ihrer Zuhörer und zeigte die Perspektiven und Potenziale verschiedener Apps auf. Eigenschaften wie plattformunabhängig, cloudbasiert, kollaborativ oder die Frage ob Daten offline verfügbar wären, bildeten gemeinsam mit den ausführlichen Erläuterungen den ersten bunten Kommunikationblumenstrauß. 

Google Apps

Wie Google for work zur sicheren Kommunikation, Zusammenarbeit und Archivierung bei Sprachdienstleistern beitragen kann präsentierte die Spezialistin gut strukturiert für jede Anwendung die Zusammenhänge ausgezeichnet hervorhebend. Vorgestellt wurden die allgemeinen Voraussetzungen, wie eigene Domain, aktueller Browser, Notwendigkeit von Updates sowie Vor- und Nachteile der Anwendungen und ihr Nutzen für die Arbeitswelt. Neben bekannten Google Apps aus Home & Office, wie z.B. Calendar, Docs, Slides, Hangouts, Gmail oder Translate rückten nützliche Apps u.a. Forms, Sites, Takeout oder Drive sowie Groups und Blogger stärker in das Blickfeld. Besonders eingegangen wurde auf Drive und hier auf die praktische Nutzung die Freigabe- und Exportmöglichkeiten einbegriffen sowie aktuelle Sicherheitsanliegen. Die rechtssichere Archivierung von Kundenaufträgen und Daten, die sichere Kommunikation mit Kunden – wie sollte unsere Compliance ausgelegt sein – und die Weiterentwicklung der Zusammenarbeit mit ständigen und temporären Mitarbeitern bzw. Partnern wurden ausführlich behandelt. 

Forms

Mit Hilfe von Forms sind Kundenumfragen, Feedbackbögen oder Datenblätter schnell bereitgestellt, mit Sites gewinnt der Nutzer eine Alternative zur Ordnerfreigabe oder eine Möglichkeit den Terminkalender in den jedes Gruppenmitgliedes zu integrieren, mit Takeout können Daten leicht exportiert werden und mittels Groups ist nicht nur die Zusammenarbeit einfacher sondern es kann auch eine Wissensdatenbank für F&A aufgebaut werden. Diese Beispiele zeigen wie unkompliziert und effizient Apps die Attraktivität und Kompetenz auch in den Augen der Kunden aktiv steigern können. 

Praxisorientierte Ratschläge

Zusammenfassend war der Vortrag eine Überraschung auf breiter Ebene. Die Sinnhaftigkeit des Einsatzes von Apps, die richtige Nutzung, die Einstellung von Berechtigungen waren neben der Sicherheit von Apps und Daten Fragenschwerpunkte. Praxisorientierte Ratschläge und lebendige Tipps der kompetenten Vortragenden boten eine flexible Grundlage für weiterführende Diskussionen und Fragen. Warum will eine App auf was zugreifen? Ist Verschlüsselung ratsam? Warum soll das PDF/A Format verwendet werden? Warum erhöht die Nutzung von Blogger die Sichtbarkeit? Wie gut sind die Apps welcher Anbieter im Arbeitsalltag nutzbar? Was ist kombinierbar? Diese und viele weitere Anliegen der Anwesenden wurden mit praktischen Beispielen erörtert und die Vorfreude auf die noch folgenden Vorträge gesteigert. Denn nicht das Wissen ist limitiert sondern die Zeit.