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Elektronische Rechnungsstellung in Singapur

Funktionsweise und weitere Aspekte

In zahlreichen Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung bzw. -übermittlung bereits gesetzlich verankert. Dies stellt Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen, die technischen Voraussetzungen zu schaffen, um eben diese Übermittlung auch gesetzeskonform durchführen zu können. Die singapurische Regierung hat mit Anfang 2019 Schritte gesetzt um das Nutzen von elektronischen Rechnungen zu fördern und zu vereinfachen. 

Rechtlich betrachtet gilt in Singapur alles, was keine ausgedruckte Papierrechnung ist, als eine elektronische Rechnung. In der Realität nimmt dies zumeist die Form einer PDF an, auf der keine Unterschrift mehr notwendig ist. Dies ist in Singapur (ebenso wie in Österreich) auch sehr geläufig, gilt jedoch nach Angaben der IMDA nicht als elektronische Rechnungsstellung. E-Rechnungen sollen dahingehend Daten so übertragen, dass kein menschlicher Input mehr nötig ist. Aus technischer Sichtweise müsste jede elektronische Rechnung in einem strukturierten Datenformat (z.B. XML) übermittelt werden, um Fehler, beispielsweise bei der Übertragung der Details einer E-Rechnung in das interne Accounting System, zu vermeiden. Insofern stellen PDF Rechnungen genau genommen keine elektronischen Rechnungen dar, da sie manuell erstellt, manuell verwaltet und manuell gezahlt werden. Ändern soll sich dies innerhalb der kommenden Jahre aufgrund der Einführung des europäischen PEPPOL Standards für E-Rechnungen im Bereich B2B durch die Infocomm Media Development Authority (IMDA) im Jänner 2019.

Singapur ist das erste Land außerhalb Europas, das den PEPPOL Standard implementiert. Der PEPPOL Standard stellt ein bewährtes System dar, welches schon jetzt in Europa Millionen von Transaktionen erfolgreich verarbeitet, auf die Überbrückung von konkurrierenden Geschäftslösungen abzielt sowie klare rechtliche und technische Rahmenbedingungen vorschreibt.

International gesehen bringt die Einführung PEPPOL’s einen weiteren Vorteil mit sich. Da das System auf einem internationalen Standard aufbaut, können E-Rechnungen auch an ausländische Unternehmen versendet werden. Bis Ende des Jahres sollen zudem alle staatlichen Behörden und Einrichtungen PEPPOL für sämtliche Rechnungen einführen und verwenden. Schon jetzt besteht die Verpflichtung der Nutzung eines standardisierten Onlineformulars, wenn Leistungen für staatliche Einrichtungen erbracht werden. Auch die Einführung eines Clearence-Modells (Mehrwertsteuer-Kontrolle elektronisch in Echtzeit) ist für die Zukunft nicht ausgeschlossen.

Die IMDA arbeitet gemeinsam mit anderen öffentlichen Einrichtungen sowie Industrieverbänden intensiv daran, die vollständige Implementierung von PEPPOL voranzutreiben. Bedeutende lokale Unternehmen wie UOB und StarHub haben ihr Interesse an der Teilnahme am neuen System bereits bekundet. KMU Kunden sollen bei der Einführung von E-Rechnungssystemen unterstützt und gefördert werden.

Die Regierung zielt durch die Einführung von PEPPOL nicht nur auf erhöhte Effizienz durch das Abschaffen von manueller Dateneingabe und Verifizierung ab, sondern auch auf weitere Vorteile für Unternehmen. Hierzu gehören:

  • Schnellere Bezahlung durch beschleunigte Verifizierung und Verarbeitung des Zahlungsauftrags
  • Effizientere Cross-Border Transaktionen an teilnehmende Unternehmen im Ausland
  • Besseres Cash-Flow Management durch akkurate und beinahe Echtzeit Verarbeitung von Zahlungsaufträgen

Derzeit befindet sich die Digitalisierungsoffensive des Staates noch in der Implementierungsphase, das Volumen hält sich aktuell in Grenzen. Zukünftig soll das System jedoch weitläufig verwendet werden. Durch die Verwendung des Systems durch alle staatlichen Einrichtungen und die Verfügbarkeit von Förderungen wird eine rasche Adoption erwartet.