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Richtige Kommunikation im Internet

Ratschläge für elektronische Unternehmenskommunikation

Erst seit ungefähr zehn Jahren gilt das Internet in den westlichen Industrieländern bei einem großen Teil der Bevölkerung als wichtigstes Kommunikationsmittel. Diese Art der Kommunikation eröffnet im Netz Geschäftsfelder, an die man vorher nie zu denken wagte.

Deshalb ist es besonders wichtig, bei der meistens textbasierten Kommunikation bestimmte Regeln einzuhalten, da sie nach medialen Grundsätzen abläuft. Die Netzsprache drückt sich immer in einer bestimmten Art und Weise aus, da alle nonverbalen Gesichtspunkte fehlen. Beispielsweise erfolgt die Darstellung von Emotionen durch Aktionswörter, kleine Grafiken oder Sounds.

Netiquette beachten

Egal ob sie in E-Mails, Foren, Chats, Blogs oder in sozialen Netzwerken etwas schriftlich verfassen, gilt eine goldene Verhaltensregel die „Netiquette“. Darunter versteht man ein angemessenes, respektvolles Benehmen in der technischen Kommunikation. Sie sollten niemals vergessen, dass auf der anderen Seite ein Mensch sitzt! Ziel ist eine möglichst für alle Personen angenehme Art der Kommunikation (wertschätzend, höflich, nicht beleidigend oder doppeldeutig), die gewisse Standards einhält.

Grundsätzliche Regeln

Es ist notwendig bei der Übermittlung von Nachrichten einige Regeln zu beachten:

  • Verwenden Sie die richtigen Adressfelder und bei größeren Verteilern immer das BCC-Feld. Damit vermeiden Sie, dass Empfänger unbefugten Zugriff zu möglicherweise sensiblen Email-Adressen erhalten.
  • Wählen Sie immer einen aussagekräftigen Betreff und eine korrekte Anrede und Grußformel.
  • Halten Sie sich bei der Übermittlung an die korrekte Deklaration des Zeichensatzes bzw. an die maximale Zeilenlänge von 65 Zeichen.
  • Achten Sie auf die Lesbarkeit (gut lesbare Schriftgröße und Schrift) und eine korrekte Rechtschreibung wie Satzbau, wie man sie in einem Brief vorfindet.
  • Verwenden sie eine vollständige Signatur, nicht länger als 80 Zeichen mal 4 Zeilen, die mit “--„ abgetrennt wird und alle relevanten Daten (E-Mail Adresse, Telefonnummer, Anschrift,…) enthält.
  • Versenden Sie idealerweise nur Anhänge kleiner als 1 MB, gesamt bis maximal 5 MB, damit die E-Mail noch gesendet und empfangen werden kann. Das Senden von PDF-Dateien statt Word-Dokumenten verhindert zudem eine unbefugte Veränderung.
  • Es existieren unterschiedliche Regelungen zur Nutzung von fremden Material, Bildern oder Texten wie Urheberrecht, Markenrecht, Designschutz oder Geschäftsgeheimnisse, die Sie unbedingt beachten sollten.
  • Beantworten Sie immer ihre E-Mails innerhalb von 24 Stunden, leiten Sie nicht Kopien an alle weiter und verschicken Sie keine Kettenbriefe.
  • Verwenden Sie Abwesenheitsnotizen, wenn Sie Emails über mehrere Tage hinweg nicht beantworten können. Stellen Sie sicher, dass diese nach Ihrer Rückkehr auch verlässlich wieder ausgeschaltet werden.

Barrierefreien Zugang zu Ihren Inhalten beachten

Durch die Nutzung des Internets von immer mehr älteren oder behinderten Menschen wird ein barrierefreier Zugang immer notwendiger. Alltägliche Arbeiten wie E-Mails schreiben, Informationen nachschlagen oder Rechnungen bezahlen werden online erledigt. Sie profitieren als Unternehmer, wenn durch eine klare und einfache Struktur einer E-Mail oder Website die notwendige Barrierefreiheit von ihnen geschaffen wird.

Digitale Inhalte und Dienstleitungen können durch unterstützende Technologien wie zum Beispiel Screenreader, Braillezeile, Bildschirmlupe, Mundmaus, Joystick,…. besser wahrgenommen und verstanden werden. Es existieren bereits einige Services, wie „Leichter Lesen“, um einen barrierefreien Zugang zu ermöglichen.

Gendersensible Sprache

Genauso wichtig wie die Barrierefreiheit, ist der Gebrauch einer gendersensiblen Sprache bei der Kommunikation im Netz. Die deutsche Sprache verwendet meistens keine geschlechtsneutralen Wörter, sondern nur die männliche Form. Seit zwei Jahrzehnten gibt es intensive Bemühungen, beim Verfassen von Beiträgen weibliche und männliche Personenbezeichnungen zu benutzen. Die Verwendung des sogenannten Binnen-I oder eines Schrägstrichs sind solche eindeutigen Formulierungen.

Es existieren bereits einige Checklisten, die geschlechterspezifische Sprache betreffend, für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Um eine Arbeitshilfe für das Gender-Mainstreaming zu bekommen, können Sie PDF-Dateien unter www.gender-mainstreaming.net herunterladen.

Gängigsten Abkürzungen

Nicht zu vergessen sind die Abkürzungen im Internet, denen in E-Mails, Foren, Chats und sozialen Netzwerken kaum noch zu entkommen ist. "LOL", "ROFL", "IMHO" und anderen kryptischen Insider-Kürzeln werden von den meisten „Digital Natives“  und sonstigen Eingeweihten verstanden. Deshalb ist es notwendig die gängigsten Abkürzungen im Internet und ihre Bedeutung zu kennen. Es ist allerdings nicht empfehlenswert Abkürzungen im Geschäftsverkehr zu verwenden, weil es zu Missverständnissen führen kann.

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