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E-Recruiting/Online-Recruiting – das neue Instrument der Personalbeschaffung

Welche Vorteile und Nachteile haben KMUs durch den Einsatz von digitalisiertem Personalmanagement?

Was ist E-Recruiting?

E-Recruiting bezeichnet die Unterstützung der Personalbeschaffung durch den Einsatz elektronischer Medien und Personalsysteme. Durch die gezielte Nutzung des Internets wird das Finden von geeigneten MitarbeiterInnen erleichtert und verbessert. Die elektronischen Medien unterstützen dabei alle an diesem Prozess beteiligten Personen und Abteilungen des einstellenden Unternehmens, aber auch die BewerberInnen.

Auswahl von Bewerbenden: Auch die Selektion von Bewerbenden kann hervorragend durch E-Recruiting begleitet werden. IT-gestützte Kandidatenvergleiche sowie Online-Tests oder ganze E-Assessments sind wichtige Funktionsbereiche. Mit Hilfe solcher Module der Personaldiagnostik entstehen z. B. gewichtete Kandidatenlisten bzw. Rankings von Bewerbenden. Auch die Korrespondenz mit den Bewerbenden bis zur Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs kann weitestgehend elektronisch unterstützt werden.

Digitale Personalakte: Daten aus elektronisch eingehenden Bewerbungen können in eine digitale Personalakte übernommen werden. Dies wiederum ermöglicht die Anknüpfung an weitere e-gestützte Personalprozesse wie beispielsweise Leistungsbeurteilung, Personalentwicklung und Personaladministration.

Kompetenzmanagement und Talentmanagement: Diese Prozesse liegen an der Schnittstelle zwischen Personalgewinnung und Personalentwicklung. Im Gewinnungsprozess gut erfasste Daten von Bewerbenden ermöglichen den Vergleich von IST-Anforderungsprofilen der Neueinstellungen mit den SOLL-Anforderungsprofilen zu besetzender Stellen.

Controlling: Um die generelle Effektivität und Effizienz des Recruitings zu messen, ist eine Anwendung von geeigneten Kennzahlen erforderlich. Viele E-Recruiting-Lösungen bieten hierzu bereits Hilfestellungen oder Vorlagen.

E-Recruitingkanäle

Folgende wichtige E-Recruitingkanäle werden gegenwärtig von Unternehmen bereits in unterschiedlichem Umfang genutzt:

Die richtige Plattform

  1. E-Recruiting Kanäle haben das Personalmanagement digitalisiert, revolutioniert und dominieren dieses mittlerweile.
  2. Online Jobbörsen wie karriere.at, careesma.at, localJobs.at, monster.at, ngojobs.at, willhaben.at und stepstone.at bilden eine große Bandbreite an verfügbaren Stellenanzeigen.
  3. UnternehmerInnen können kostenpflichtige Anzeigen schalten und Bewerber können sie kostenlos abrufen.
  4. Die Nutzung von Social Media Plattformen wie XING, LinkedIn, Twitter und Facebook im Rahmen der Personalbeschaffung ist in Österreich noch nicht sehr etabliert, wird aber im Einzelfall gerne genutzt.
  5. Immer mehr Betriebe erkennen die Chance der Bewerberbindung und Mitarbeitergewinnung über Blogs.

Vorteile von E-Recruiting

  • Zeit: Anzeigen können sehr schnell geschaltet werden (Es gibt keinen Anzeigenschluss wie bei Printmedien.).
  • Verfügbarkeit: Stellenangebote sind rund um die Uhr verfügbar. Die meisten Anzeigen für Jobs im Internet sind mindestens vier Wochen präsent. Die Anzeigendauer kann ohne großen Mehraufwand verlängert werden.
  • Kosten: Im Vergleich zu Printmedien ist die reine Veröffentlichung einer Stellenanzeige bedeutend kostengünstiger. Auch für Bewerbende sind die Kosten geringer, da für das Zusammenstellen und Versenden von Bewerbungsmappen keine Druck-, Material- und Portokosten anfallen.
  • Aktualität: Datenbanken (Stellenanzeigen, Bewerberprofile) werden nahezu täglich aktualisiert.
  • Zielgruppen: Sie erreichen damit Digital Natives (junge technisch affine Personen) am besten.
  • Interaktion: Der Kontakt zwischen Unternehmen und Bewerbenden kann schnell und direkt per E-Mail erfolgen. Die BewerberInnenreaktion auf eine Anzeige ist sofort nach dem Freischalten einer Stellenanzeige in der Internetjobbörse, in einem sozialen Netzwerk oder auf der Karrierewebseite möglich. Zunächst kann der Bewerbungseingang mit einer automatischen Rückantwort bestätigt werden. Auch der weitere Kontakt zu den Bewerbenden kann durch IT unterstützt werden. Durch die Nutzung von Mailing-Bewerberlisten kann auch zu gegenwärtig nicht eingestellten Bewerbenden weiterhin der Kontakt gehalten werden.
  • Reichweite: Die Reichweite von Stellenanzeigen im Internet ist grundsätzlich regional unbeschränkt.
  • Zusätzliche Informationen: Durch gezieltes Verlinken der Stellenanzeige in einer Jobbörse zur unternehmenseigenen Homepage sind detaillierte Informationen zu Stellen, zur Unternehmensstruktur und dergleichen abrufbar.
  • Vorauswahl: Durch Matching-Verfahren, die auch in E-Recruiting-Software möglich sind, werden Anforderungs- und Bewerbungsprofile systematisch abgeglichen. 

Nachteile von E-Recruiting

  • Kosten: Anschaffungs- und Wartungskosten für benötigte E-Recruiting Software bzw. Dienstleistungen.
  • Das Finden: Ihre Stellenanzeige muss ansprechend sein, damit sie gefunden wird (also keine rein textliche Stellenausschreibung).
  • Standards: Es gibt noch keine etablierten Standards für E-Recruiting Personal.
  • Anzahl an Jobbörsen: Aktuell finden sich im Internet über 1.600 Jobbörsen. Diese variieren zum einen im Bekanntheitsgrad und zum anderen bezüglich ihrer Zielgruppe. Um die vom Unternehmen gewünschten BewerberInnen anzusprechen, ist es wichtig, sich einen guten Marktüberblick zu verschaffen.
  • Vorselektion: Auch gut qualifizierte und passende Bewerbende können durch automatische Vorselektion ungewollt im Bewerbungsverfahren aussortiert werden, wenn ihr einziges Defizit der Umgang mit der E-Recruiting-Software ist.
  • Bewerberflut: Durch eine höhere Präsenz von Stellenanzeigen im Internet ist aufgrund der Reichweite sowie eines einfacheren Zugangs für Bewerbende mit einer größeren Anzahl von Bewerbungen zu rechnen. Dies erhöht einerseits die Auswahlmöglichkeiten und füllt, soweit vorhanden, den Talentpool. Andererseits erreichen auch sehr viele nicht passende Bewerbungen das Unternehmen, die alle den Bearbeitungsprozess durchlaufen müssen.
  • Nötige Schnelligkeit: Bewerben sich KandidatenInnen auf eine Stellenanzeige ist es trotz der genannten Bewerberflut wichtig, dass eine schnelle Reaktion von Seiten des Unternehmens erfolgt. Andernfalls wird riskiert, potenzielle Top-KandidatenInnen an die Konkurrenz zu verlieren. Das Resultat: Zeitdruck.
  • Unpersönlichkeit des Bewerbungsverfahrens: Sowohl erfahrene Personalverantwortliche als auch Bewerbende beklagen die Unpersönlichkeit von E-Recruiting-Prozessen. Der Kontakt von Mensch zu Mensch geht zunehmend verloren.
  • Zeitaufwand: Die Konzeption von E-Recruiting-Prozessen als auch das Betreiben (z. B. Pflege von Karrierewebseite, Blogs, Social Media) bringen erheblichen Zeitaufwand vor allem in der Implementierungsphase mit sich.
  • Schnittstellen: Ist die Kompatibilität von IT-Systemen und unterschiedlichen Softwareprodukten nicht gewährleistet, können Medienbrüche entstehen, die Zusatzaufwand im Personalbereich erzeugen oder es entstehen Zusatzkosten für die Anpassung von Schnittstellen.

Wie gliedert sich E-Recruiting in das BewerberInnenmanagement eines Unternehmens ein? 

Der Begriff BewerberInnenmanagement umfasst an sich alle im Zusammenhang mit der Abwicklung von Bewerbungen stattfindenden Prozesse eines Unternehmens. In kleineren Unternehmen wird die Verwaltung von Bewerbungen meistens noch „von Hand“ gemacht.

Größere Unternehmen sind in den letzten Jahren zu professionellen Bewerbermanagementsystemen übergegangen, die idealerweise mit E-Recruiting Lösungen kombiniert werden können. 

  1. Dokumentation und Erfassung aller eingehenden Bewerbungen
    Neben den klassisch per Post eintreffenden Bewerbungen, die per Hand in ein Datenmanagementsystem eingepflegt werden müssen, besteht bei e-gestützten Verfahren der Vorteil der automatischen Datenübertragung.
  2. Kommunikation über den Bearbeitungsstatus
    Nach dem Eingang einer Bewerbung versendet das Unternehmen üblicherweise eine Empfangsbestätigung. Auch Terminabstimmungen für Gespräche oder die Durchführung von Auswahlverfahren bis zur Zu- oder Absage sind in geeigneter Form an Bewerbende heranzutragen, ob telefonisch oder schriftlich.
  3. Kompetenzabgleich mit den Stellenanforderungen
    Anhand der dem Unternehmen aus den Bewerbungsunterlagen sowie aus Auswahltests, z. B. im Rahmen von personaldiagnostischen Verfahren oder gar Assessment Centern, vorliegenden Informationen können die Kompetenzen der Bewerbenden mit dem Anforderungsprofil des Unternehmens und untereinander verglichen werden. E-Recruiting Lösungen bieten hierbei Optionen in Richtung Self-Assessments an. Die daraus resultierende Rangfolge kann als Ausgangssituation für weiterführende Gespräche, z. B. Gehaltsverhandlungen, genutzt werden.
  4. Übernahme der Daten in die Personalakte
    Sind sich Unternehmen und Bewerbende einig über die Aufnahme einer Arbeitsbeziehung, können die im Rahmen des Bewerbungsprozesses gesammelten Daten in die Personalakte - ob analog oder digital - übernommen und an die entsprechenden internen AnsprechpartnerInnen und Kontaktpersonen weitergeleitet werden.

Employer Branding – wie attraktiv bin ich als Unternehmen?

Die Zeiten, in denen Unternehmen aus Dutzenden gut qualifizierten Bewerbern auswählen konnten, sind längst vorbei. Jedenfalls hat sich in den letzten Jahren der Begriff „employer branding“ durchgesetzt.

Darunter versteht man Fähigkeit eines Unternehmens, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Die Personalsuche spielt dabei eine zentrale Rolle.

Bereits die inhaltliche und textliche Gestaltung der Jobinserate sagt sehr viel über den Betrieb aus. 

Worauf muss man achten?

Damit Unternehmen dieses Instrument voll nutzen können, müssen Sie auf folgende Punkte achten:

  1. Welche Stelle Sie ausschreiben
  2. Ob Sie die gesuchten BewerberInnen über eine Jobbörse erreichen/Zielgruppenanalyse
  3. In welcher Jobbörse Sie die Ausschreibung platzieren
  4. Ob Ihre Personalabteilung für das E-Recruiting ausgerichtet ist
  5. Klären Sie, welche Prozesse der Personalgewinnung durch E-Recruiting prinzipiell in Ihrem Unternehmen unterstützt werden können
  6. Überlegen Sie, welche (Teil-)Prozesse immer wiederkehren und mit einer hohen Anzahl in der Personalgewinnung auftreten. Diese eignen sich in der Regel besonders gut für die Umsetzung mittels E-Recruiting bzw. den Einsatz von E-Recruiting-Software.
  7. Legen Sie ein Budget sowohl für die Implementierungsphase als auch für den Betrieb von E-Recruiting fest   
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