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Was ändert sich 2019 konkret in der Lohnverrechnung? Neues Tarifsystem, Änderungen bei den Meldungen

  1. Umstellung von Beitragsgruppe zu Tarifsystem

    Die meisten Lohnverrechnungsprogramme werden die ab 1.1.2019 notwendige Umstellung der Dienstnehmer-Beitragsgruppen auf das dreistufige Tarifsystem mit Beschäftigungsgruppen, Ergänzungen, Zu- und Abschlägen aber vollautomatisiert durchführen. Die sogenannten Mappingtabellen der Gebietskrankenkasse dienen ebenfalls als Hilfswerkzeug für diese Umstellung. 

    So wird z. B. aus einem Arbeiter, welcher beispielsweise der Nachtschwerarbeiterregelung unterliegt (bisher A1, Nacht-Schwerarbeiters-Beitrag musste angehakt werden) nun die Bezeichnung „B001E01“, wobei die Bezeichnung B001 für Arbeiter steht, E01 ist die Ergänzungsbezeichnung für die Nachtschwerarbeit.

    Hier eine Übersicht über die wichtigsten neu geschaffenen Beschäftigungsgruppen:

    B001 Arbeiter
    B002 Angestellte
    B010 geringfügig beschäftigte Arbeiter
    B030 geringfügig beschäftigte Angestellte
    B044 Angestelltenlehrlinge
    B045 Arbeiterlehrlinge
    B051 freie Dienstnehmer – Arbeiter
    B053 freie Dienstnehmer – Angestellte
    B060 geringfügig beschäftigte freie Dienstnehmer – Arbeiter
    B061 geringfügig beschäftigte freie Dienstnehmer – Angestellte

    Übersicht über die wichtigsten Ergänzungsgruppen-Codes

    E01 Nachtschwerarbeitsbeitrag (NB)
    E02 Schlechtwetterentschädigung (SW)
    E06 Freier Dienstnehmer mit Sonderzahlungssanspruch
    E13 geringfügige  Aushilfe für max. 18 Tage beschäftigt

    Übersicht über die wichtigsten Codes für Abschläge
    :

    A01 Minderung Arbeitslosenversicherungsbeitrag (ALV) um 1%
    A02 Minderung Arbeitslosenversicherungsbeitrag (ALV) um 2%
    A03 Minderung Arbeitslosenversicherungsbeitrag (ALV) um 3%
    A04 Minderung Arbeitslosenversicherungsbeitrag (ALV) um 1,2% (bei Lehrlingen)
    A05 Minderung Arbeitslosenversicherungsbeitrag (ALV) um 0,2% (bei Lehrlingen)
    A07 Wohnbauförderungsbeitrag (WF)-Entfall bei Neugründungsförderung Neufö
    A08 Unfallversicherung (UV)-Entfalls bei Neugründungsförderung Neufö
    A09 Altersbedingter Entfall der Unfallversicherung (UV) ab dem vollendeten 60. Lebensjahr des Dienstnehmer
    A 15 Altersbedingte Halbierung des Pensionsversicherungsbeitrag (PV) um 50%

    Übersicht über die wichtigsten Codes für Zuschläge:
    Z 01 Dienstgeberabgabe (PV und KV) für geringfügige Dienstnehmer
    Z 02 Serviceentgelt E-Cardgebühr für die am 15.11. angemeldete Dienstnehmer
    Z 03 Auflösungsabgabe


  2. Welche Meldungen entfallen?

    Gewisse Meldungen, wie die Mindestangabenanmeldung, die Beitragsnachweisung, der Sozialversicherungsteil des Dienstnehmer-Jahreslohnzettel L16 sowie die meisten Änderungsmeldungen entfallen. Gleichzeitig werden die bisherigen Sozialversicherungs-Beitragsgruppen (bisher mehr als 400 Einzelpositionen) wie beispielsweise  A 1 für „den Arbeiter“ bzw. D 1 für „den Angestellten“ abgeschafft und durch das neue Tarifsystem ersetzt. Das neue Tarifsystem ist dreistufig, und wird aus der Beschäftigungsgruppe, einer eventuellen Ergänzung, sowie durch Zu- und Abschläge bestehen. 

  3. Gibt es ab 1.1.2019 auch neue Meldungen?

    Vor allem die Anmeldung wird weniger Datenfelder enthalten. Abgesehen davon, dass die Anmeldung weiterhin immer vor Dienstantritt übermittelt werden muss,werden die nachfolgenden Anmelde-Datenfelder nicht mehr übermittelt:

    - das Entgelt des Dienstnehmers
    - die Arbeitstage des Dienstnehmer
    - die wöchentliche Arbeitszeit des Dienstnehmer

    Achtung: Die Anmeldung wird erst endgültig abgeschlossen, wenn die dazu passende mBGM des Dienstnehmers übermittelt wird!

    Diese muss bei fallweise beschäftigten Dienstnehmern bis 7. des Folgemonats,  für die restlichen Dienstnehmer bis zum 15. des Folgemonats übermittelt werden.

    Falls der Dienstnehmer erst nach dem 15. des Monats eintritt, kann die dazu gehörige mBGM spätestens bis zum 15. des übernächsten Monats erfolgen.

    Was tun, wenn eine Versicherungsnummer fehlt?
    Der Dienstgeber sollte diese unbedingt vorher über das WEBEKU ausfindig machen, den die Versicherungs-Nummer des Dienstnehmers muss mit auf die Anmeldung um eine vollständig Anmeldung ohne Fehler-Rückmeldung über das Clearing zu erzeugen.

    Neue Meldung: Versicherungsnummer Anforderung
    Falls ein nicht österreichischer Dienstnehmer erstmalig in Österreich arbeitet und deshalb zum Zeitpunkt der Anmeldung noch keine Sozialversicherungsnummer übermittelt werden kann, muss für diesen die Meldung „Versicherungsnummer-Anforderung“ zeitgleich mit der Anmeldung erstellt werden. Auf der Anmeldung scheint dadurch auch der Referenzwert der Meldung „Versicherungsnummer Anforderung“ auf.

    Über das Clearing erhält der Dienstgeber dann die erstmalig erstellte Versicherungsnummer des Dienstnehmers. Diese ist in den Personalstammdaten des Programmes zu erfassen und wird auch bei der die Anmeldung abschließenden mBGM übermittelt.

    Vorort-Anmeldungen:

    Grundsätzlich sind alle Anmeldungen zur Pflichtversicherung mittels elektronischer Datenfernübertragung zu erstatten. Eine Übermittlung per SMS oder Whats-App ist nicht vorgesehen.

    In bestimmten Fällen kann ab 1.1.2019 eine Vor-Ort-Anmeldung per Telefax oder Telefon erstattet werden, falls beispielsweise eine Anmeldung gemacht werden muss, die außerhalb der Bürozeiten Ihres Betriebes bzw. Ihres Steuerberaters zu erfolgen hat, oder die Aufnahme an einer Betriebsstätte erfolgt, die über keinen Internetzugang und EDV-Ausstattung verfügt, oder falls ein wesentlicher Teil der Datenfernübertragungseinrichtung für länger Zeit ausgefallen war.   Innerhalb von 7 Tagen ist dann wie bisher die Anmeldung in elektronischer Form nachzuholen.

    Änderungsmeldungen:
    diese verlieren ab 1.1.2019 an Bedeutung, einige sind dennoch zu erstellen und zwar:

    - bei Wechsel von geringfügiger Beschäftigung zur Vollversicherung (dies ist für den Dienstnehmer wichtig, damit er seine E-Card benützen kann!)
    - bei einer Änderung im Beschäftigungsbereich (Arbeiter, Angestellter, Lehrling).
    - beim erstmaligen Wechsel in das System Abfertigung Neu
    - Beginn und Ende des BV-Zeitraumes, wenn der Dienstnehmer an BUAK-Betrieb überlassen werden.

    Neue Änderungsmeldung „Adressmeldung Versicherter“
    . Falls dem Dienstgeber vom Dienstnehmer eine neue Adresse gemeldet wird,  muss der Dienstgeber eine neu geschaffene Meldung, nämlich die „Adressmeldung Versicherter“ übermitteln!

    Beim der erstmaliger Dienstnehmeranmeldung sind die Anmeldung und die Adressmeldung gemeinsam zu erstatten.

    Sollte bei einem Wiedereintritt des Dienstnehmers eine neue Adresse gemeldet werden, sind die geänderten Daten zu übermitteln!

    Ebenfalls gemeldet werden müssen auch geänderte Adressdaten im aufrechten Dienstverhältnis.  

    Neu ab 1.1.2019: Übermittlungsfrist für den Finanz-Jahreslohnzettel L 16

    Da der Sozialversicherungsteil des L 16 entfallen ist, muss bei Dienstverhältnisbeendigungen ab 1.1.2019 der Finanz-Jahreslohnzettel L 16 auch bei unterjährigen Austritten erst bis spätestens 28. Feber des Folgejahres  gemeldet werden!

    Eine Ausnahme besteht nur im Insolvenzfall, hier muss dieser umgehende übermittelt werden.

    Abmeldung neu:
    Auch hier entfallen einige Meldefelder, so zum Beispiel die Angabe zum Entgelt oder zur Auflösungsabgabe, da diese Informationen wieder mit der abschließenden mBGM übermittelt werden.

    Ob die Abmeldungen mit der alten oder neuen Satzart zu übermitteln sind, hängt nicht vom Tag Ende Beschäftigung ab, sondern vom Tag Ende Entgelt.

    Wird beispielsweise ein Dienstverhältnis arbeitsrechtlich per 31.12.2018 beendet, und liegt  auch eine Urlaubsersatzleistung  vor, die sozialversicherungstechnisch  bis zum 1.1.2019 geht, so muss die Abmeldung bereits nach der neuen Satzart übermittelt werden. Die Gebietskrankenkassen können diese Meldungen nach der neuen Satzart bereits ab dem 1.12.2018 entgegennehmen!

  4. Aufrollungen im mBGM

    Aufrollungen können sanktionslos (kein Säumniszuschlag oder Verzugszinsen) innerhalb von 12 Monaten vorgenommen werden. Bei einer Aufrollung werden die alten mBGMs storniert und neue mBGMS mit berichtigten Werten übermittelt. Im Gegensatz zu früher sind diese Rollungen für die Gebietskrankenkassen transparent.

  5. Clearing-Rückmeldungen:

    Es wird zwei Arten von Clearing-Meldungen geben:
    1. Clearingfälle ohne Evidenz, diese dienen nur als Hinweise, auf sie kann, muss aber nicht reagiert werden.

    2. Clearingfälle mit Evidenz. Darunter fallen beispielsweise Mahnungen für nicht erstattetet Meldungen. Diese Clearingfälle müssen durch den Meldungsersteller bearbeitet und nochmals übermittelt werden.

  6. Säumniszuschläge/Sanktionen ab dem 1.1.2019 

    Ein Säumniszuschlag in Höhe von €50,-- wird vorgeschrieben:

    a) falls nicht binnen 7 Tagen nach Vorort-Anmeldung die vollständige elektronische Anmeldung gemacht wurde
    b) mit der fälligen mbGM die noch fehlenden Anmeldedaten nicht übermittelt wurden,
    c) die Abmeldung später als 7 Tage nach Ende der Pflichtversicherung erfolgte (diese Sanktion wird im Gegensatz zu früher wesentlich günstiger, da man nun nicht mehr bis zu 3 Sozialversicherungs-Monatsbeiträge nachzahlen muss)
    d)eine Änderungsmeldung nicht binnen 7 Tagen elektronisch gemeldet wurde.

    Säumniszuschläge für verspätet gemeldete mBGMs:

    Diese werden beim Selbstabrechnerbetrieb je Dienstnehmer (!) vorgeschrieben und zwar bei Verspätung zwischen dem

    - ersten und fünften Tag in Höhe von € 5,--
    - 6 und 10. Tag in Höhe von €10,--
    - 11. und dem Tage bis zum Monatsende in Höhe von €15,--
    - nach Ablauf des Kalendermonat in Höhe von € 50,-
    - Bei Vorschreibebetrieben fällt der Säumniszuschlag jedenfalls in Höhe von € 50,-- an.

    Jedoch: erreicht die Summe der angefallenen Säumniszuschläge in einem Beitragszeitraum das Fünffache der täglichen Höchstbeitragsgrundlage (Wert 2018 € 855,--) sind damit alle diesbezüglichen Meldeverstöße pauschal abgegolten.

    Speziell im ersten Jahr der Umstellung auf die mbgM ist zu beachten, dass der Versicherungsträger  unter Berücksichtigung der Art des Meldeverstoßes, des Verspätungszeitraumes und der Erfüllung der bisherigen Meldeverpflichtungen auf den Säumniszuschlag zur Gänze oder zum Teil verzichten kann! Dazu sollte ein Telefonat mit einem Juristen des Meldewesens der Gebietskrankenkasse geführt werden.

Wichtige Service-Hotline-Nummer:

  1. Service-Hotline der Gebietskrankenkasse für Beratungen zur Einrichtung/Zuordnung  des SV-Clearings: Tel.  050 124 6200
  2. Tel-Nr. für Vor-Ort-Anmeldungen: 05 78 07 61 oder Telefax:05 78 07 60
  3. Rückfragen im Zusammenhang mit der UPS-Registrierung 050 233 733
    Mo—Do von 8-16 Uhr, am  Fr, von 8-14:30.