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Kommunikation über Newsletter oder E-Mail – was muss beachtet werden?

Haben Sie schon an Direktwerbung gedacht?
Ist Direktwerbung für Sie eine Option?
Wissen Sie, wann und wie Sie an potenzielle zukünftige Kunden auf elektronischem Wege herantreten dürfen?

In jedem Falle sind für elektronische Kontaktaufnahmen, egal ob in Form eines Newsletters oder eines E-Mails, bestimmte Voraussetzungen und Rahmenbedingungen zu beachten.

Datenschutz
© Pixabay/wkk

Ein Newsletter ist ein periodisch erscheinendes Medium, welches zumindest viermal im Jahr elektronisch verbreitet wird. Für die Zusendung ist eine ausdrückliche Einverständniserklärung des Abonnenten notwendig. Es gibt dazu keine bestimmte Formerfordernis, die Zustimmung muss aber vorher erfolgen und eindeutig sein. Eine gängige und technisch sinnvolle und beweiskräftige Praxis ist das Double-Opt-In-Verfahren. Ausgenommen es handelt sich um Direktwerbung für eigene Produkte an einen bestehenden Kunden, der nicht in der ECG-Liste eingetragen ist und es besteht die Möglichkeit, den Empfang jederzeit kostenfrei und problemlos abzulehnen. Eine pauschale Einverständniserklärung in den AGB gilt nicht. Gesetzliche Grundlage für die Versendung von Newsletter ist das Telekommunikationsgesetz (TKG) § 107 und nicht die DSGVO, diese ist, in diesem Fall, nur für die Verarbeitung der erfassten personenbezogenen Daten zuständig.

Bei der Anmeldung zum Newsletter, über ein Kontaktformular, darf nur mehr die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld deklariert werden. 

Newsletter unterliegen wie alle Medien der Pflicht, ein Impressum anzuführen. Dieses muss jedenfalls enthalten: Name, Anschrift und Unternehmensgegenstand des Medieninhabers und des Herausgebers. Es gelten das MedienG, das ECG, das UGB und die GewO.

Werden Tracking-Pixel zur Ermittlung des Leserverhaltens eingesetzt, ohne Pseudonymisierung, ist dafür ebenfalls eine ausdrückliche Einwilligung notwendig.

Wird der Versand durch einen externen Dienstleister vorgenommen, so muss mit diesem ein Auftragsverarbeitervertrag abgeschlossen werden.

Die Voraussetzungen für die Direktwerbung via E-Mail decken sich mit denen, wie sie für Newsletter beschrieben wurden. Eine Einwilligung kann durch einen Brief an den Empfänger eingeholt werden, im persönlichen Kontakt, aber auch durch jede andere Form einer schlüssigen Einwilligung. Verboten sind die Kontaktaufnahme durch Telefonwerbung, E-Mail-Werbung oder Fax-Werbung.

Detaillierte Informationen zum Nachlesen finden Sie auf den nachfolgenden Seiten.

 Formulierungsvorschlag Einwilligung

 Newsletter-Versand im Kontext der EU-Datenschutz-Grundverordnung - FAQ

Achten Sie auf mögliche Stolpersteine.
Holen Sie sich schnelle und unkomplizierte Hilfe von einem Experten des Arbeitskreises Datenschutz der WKO.