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Aufbewahrungsfristen im Steuerrecht

Bestimmungen für Bücher, Aufzeichnungen und Belege

Bücher und Aufzeichnungen, aber auch alle dazugehörigen Belege, welche im Rahmen eines Abgabeverfahrens von Bedeutung sein könnten sind sieben Jahre hindurch aufzubewahren. D.h. Unterlagen aus dem Jahr 2011 sind bis Ende des Kalenderjahres 2018 aufzubewahren.

Beispielhaft können hier genannte werden:

  • Einnahmen-Ausgaben-Rechnung inklusive Eingangsrechnungen und Kopien der Ausgangsrechnungen
  • Bilanzen und die dazugehörigen Belege
  • Datenerfassungsprotokolle, Startbeleg, Monatsbelege, Jahresbelege aus der elektronischen Registrierkasse
  • Reisekostenabrechnungen
  • Fahrtenbücher
  • Reservierungsbücher
  • usw. 

Die Form der Aufzeichnung ist frei wählbar, d.h. diese kann handschriftlich aber auch elektronisch erfolgen. Die Aufbewahrung hat entsprechend zu erfolgen, so dass eine urschriftgetreue Wiedergabe möglich ist. Das bedeutet, dass Schriftstücke in Papier aufbewahrt werden können. Werden diese Unterlagen eingescannt, so sind diese Dateien auf einem WORM-Speicher (kein USB-Stick) gesichert werden. Es gibt auch die Möglichkeit die Archivierung mittels Mikroverfilmung oder einer optischen Speicherplatte durchzuführen.

Sollten Belege und Unterlagen für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sein, so müssen diese auch über die Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt werden.

Übersicht Aufbewahrungsfristen 

  Aufbewahrungsfrist
Buchhaltungsunterlagen 7 Jahre
Belege/Rechnungen 7 Jahre
Unterlagen iZm Grundstücken gem. Umsatzsteuergesetz 22 Jahre
Unterlagen iZm mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der neue Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird 10 Jahre
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