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Die Behandlung von Gutscheinen in der Einnahmen-Ausgaben Rechnung

Was Unternehmen beachten müssen

Die Ausgabe von Gutscheinen ist in der Geschäftswelt alltäglich. Um diese korrekt in der Einnahmen-Ausgaben Rechnung berücksichtigen zu können, muss ertragsteuerlich zwischen Kauf- und Gratisgutscheinen unterschieden werden. Für umsatzsteuerliche Zwecke wird hingegen zwischen Einweg- und Mehrweggutscheinen unterschieden – eine Klassifizierung, die auch im Zusammenhang mit der Gutscheinerfassung in der Registrierkasse durchschlägt.

Kaufgutscheine

Kaufgutscheine werden gegen Entgelt ausgegeben. Dabei kann es sich um Waren- und Dienstleistungsgutscheine (zu erbringende Leistung ist konkret bezeichnet zB Gutschein für 50 Minuten Massage) oder um Wertgutscheine (Leistung ist betragsmäßig festgelegt zB Wertgutschein über 50,- Euro) handeln.

In der Einnahmen-Ausgaben Rechnung ist der Zeitpunkt des Verkaufs der Gutscheine (=Zufluss der Einnahme) und nicht der Zeitpunkt der Einlösung der Gutscheine relevant. Der Gutscheinverkauf wird daher im Zeitpunkt der Vereinnahmung als Einnahme in der Einnahmen-Ausgaben Rechnung erfasst.

Nur ein den Wert des Gutscheins übersteigender Betrag wird im Zeitpunkt der Einlösung als Einnahme erfasst.

Beispiel: Einkauf von Waren im Wert von 70,- Euro, Wertgutschein in Höhe von 50,- Euro wird zur Bezahlung eingelöst. Der Wertgutschein wurde bereits im Zeitpunkt des Verkaufs als Einnahme erfasst, sodass nur 20,- Euro im Zeitpunkt der Einlösung eine Betriebseinnahme darstellen.

Gratisgutscheine

Gratisgutscheine werden unentgeltlich ausgegeben und dienen in der Regel Werbezwecken. Dabei muss zwischen Gratisgutscheinen mit und ohne Rabattversprechen unterschieden werden.

Gratisgutscheine mit Rabattversprechen sind an einen zukünftigen Umsatz (beim Kauf von Produkten der Marke XY gibt es 10% Rabatt) bzw an eine bestimmte zukünftige Umsatzhöhe (zB ab einem Einkaufswert von 500,- Euro gibt es auf den gesamten Einkauf 10% Rabatt) gebunden.

Der Einkauf der Ware auf den sich der Rabatt bezieht stellt eine Betriebsausgabe dar. Die Ausgabe der Gratisgutscheine mit Rabattversprechen werden in der Einnahmen-Ausgaben Rechnung jedoch nicht berücksichtigt. Im Zeitpunkt der Einlösung wird aber nur der um die Gutscheineinlösung verminderte Betrag als Betriebseinnahme erfasst.

Hinweis:
Aus kalkulatorischen Zwecken sollten genaue Aufzeichnungen über Rabatt-Aktionen geführt werden!

Bei Gratisgutscheinen ohne Rabattversprechen erhält der Kunde in der Regel ein Geschenk, wenn er in das jeweilige Geschäft kommt (zB gratis Wasserball, solange der Vorrat reicht). Der Einkauf der zu verschenkenden Ware stellt eine Betriebsausgabe dar. Die Ausgabe der Gratisgutscheine wird in der Einnahmen-Ausgaben Rechnung nicht erfasst. Da im Zeitpunkt der Einlösung keine Bezahlung erfolgt, ist auch keine Einnahme zu erfassen.

Hinweis: Auch Werbeaktionen mit Gratisgutscheinen ohne Rabattversprechen sollten genau dokumentiert werden!

Einzweck- Mehrzweckgutscheine

Die Definition von Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen für umsatzsteuerliche Zwecke wurde aufgrund europarechtlicher Vorgaben im Herbst 2018 in den Umsatzsteuerrichtlinien (UStR) neu geregelt. Abgestellt wird auf den umsatzsteuerlichen Ort der Leistung und auf die Bestimmbarkeit der anfallenden Umsatzsteuer (im Detail siehe Randzahlen 4, 2395 und 2607der UStR bzw Kap. 2.4.10 der Registrierkassensicherheitsverordnung).