Registrierkassenpflicht für Unternehmen

Alle Infos zur vollständigen Umsetzung (vorgeschrieben seit 1.4.2017)

Seit 2016 gilt die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen. Betriebe sind zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet, wenn ihre Jahresumsätze 15.000 € und ihre Barumsätze 7.500 € überschreiten. Ausnahmen sind für bestimmte Unternehmensarten und Umsätze möglich.

Seit 1.4.2017 müssen Registrierkassen zusätzlich über einen Manipulationsschutz verfügen. Was Unternehmer daher umgesetzt haben sollten:

Update der Registrierkasse
Beschaffung Signaturerstellungseinheit/en (Registrierkassen-Chip)
Anmeldung dieser beiden Komponenten auf FinanzOnline
Prüfung des Startbelegs mittels einer App des BMF

06.04.2018

Wirtschaftskammer-Serviceangebote für die Umsetzung

Sollten Sie den 1.4.2017 trotz rechtzeitiger Bestellung nicht eingehalten haben, gilt Folgendes:

Straffreiheit trotz fehlenden Manipulationsschutzes auch nach dem 1.4.2017?

grundsätzlicher Strafrahmen bis 5.000 Euro
nur wenn Kassenlieferant trotz Bestellung bis Mitte März nicht liefern kann, ist Straffreiheit möglich!

Die Bedingungen für eine mögliche Straffreiheit sind eng gesetzt - Unternehmen sollten sich bemühen, die Fristen einzuhalten.

Verwendung des Webservice zur Registrierkassenanmeldung auf FinanzOnline

Manche Kassensysteme ermöglichen eine selbständige Anmeldung der Registrierkasse auf FinanzOnline über ein sog. Webservice. Dabei wird in FinanzOnline ein „Registrierkassen-Webservice-Benutzer“ angelegt und die dort erzeugten Zugangsdaten direkt im Kassensystem hinterlegt. Die Kasse übernimmt dann automatisch alle Anmeldeschritte, Voraussetzung ist eine Verbindung zum Internet während des Anmeldevorgangs. Falls Ihr Kassensystem eine solche Möglichkeit anbietet, sollten Sie diese jedenfalls nutzen.

Achtung Kleinunternehmer: Wenn Sie als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit sind, bitte beantragen Sie vorher die Freischaltung dieser Funktionalität beim Finanzamt: Anruf bei der FinanzOnline-Hotline 050 233 233 und ein sogenanntes „U-Signal“ beantragen.

Anmeldung von Registrierkassen: Alternative zu FinanzOnline

Eine Anmeldung per Formular ist nur für Unternehmer möglich, die

keinen Internetzugang, kein Smartphone und
keinen Steuerberater für die Anmeldung bevollmächtigt haben.

Geltungsbereich der Registrierkassenpflicht

Unternehmen haben zur Einzelerfassung der Barumsätze ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn

der Jahresumsatz je Betrieb € 15.000,-- und
die Barumsätze dieses Betriebes € 7.500,-- im Jahr überschreiten.

Werden diese Grenzen überschritten, muss der Unternehmer ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem besitzen.

Tipp:
Um festzustellen, ob Sie überhaupt der Registrierkassenpflicht unterliegen, nutzen Sie auch den Online-Ratgeber Registrierkassenpflicht der Wirtschaftskammern.

Belegerteilungsverpflichtung

Jedes österreichische Unternehmen ist verpflichtet bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Kunden zu übergeben. Der Kunde muss ihn entgegennehmen und für Kontrollzwecke durch die Finanzverwaltung bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen.

Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und sieben Jahre aufbewahren.

Was ein Beleg genau enthalten muss finden Sie in der Broschüre zur Registrierkassenpflicht.

Sonderregelungen: Ausnahmen und Erleichterungen

Ausnahmen oder Erleichterungen bei der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht sind für gewisse Unternehmerarten und Umsätze möglich:

Umsätze im Freien („Kalte-Händeregelung“) bis zu € 30.000,-- im Jahr
Bestimmte Automaten wie etwa Tischfußball-, Musik- oder Dartautomaten
Onlineshop-Umsätze, die nicht mit Bargeld erzielt werden
Bestimmte Kantinen, Buschenschanken und Hütten (Alm-, Berg-, Ski-…)

Weitere Sonderregelungen und Detailinfos finden Sie im Infoblatt zur Registrierkassenpflicht

Technische Voraussetzungen

Ab 1.4.2017 müssen Registrierkassen über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung, verfügen. Bereits vorhandene oder bis zum 1.4.2017 gekaufte Kassensysteme müssen nachgerüstet werden. Für die Anschaffung bzw. Umrüstung kann pro Kassensystem eine Prämie von € 200,-- beim Betriebsfinanzamt beantragt werden.

Registrierkassen müssen über folgende Eigenschaften verfügen:

Datenerfassungsprotokoll
Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
Kassenidentifikationsnummer

Sanktionen

Ignorieren der Registrierkassenpflicht kann mit bis zu € 5.000,-- bestraft werden. Fehlende Aufzeichnungen können außerdem zu einer Schätzung der Umsätze (=Besteuerungsgrundlage) durch die Behörde führen.

Wirtschaftskammer Österreich