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Essensmarken nur unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei

Wie man Steuernachzahlungen vermeiden kann

Eine beliebte und für den Mitarbeiter steuerfreie Zuwendung sind Essensmarken, die der Mitarbeiter in der Kantine des Arbeitgebers oder in einem Lokal einlösen kann. 

Steuerrechtlich sind diese Zuwendungen allerdings nur in Höhe von bis zu € 4,40 pro Tag und Mitarbeiter steuerfrei, wenn 

  • die Ausgabe freiwillig erfolgt (keine Rechtsanspruch lt. Kollektivvertrag)
  • die Gaststätte ein Vollmenü anbietet
  • das Essen nicht nach Hause mitgenommen wird
  • die Einlösung nur an Arbeitstagen erfolgt
  • nur ein Gutschein pro Arbeitstag eingelöst wird
  • der Gutschein nicht in Geld abgegolten werden kann

Wenn jedoch die Gutscheine zum Kauf von Lebensmittel berechtigen, die nicht sofort verzehrt, sondern mitgenommen werden können, sind nur € 1,10 pro Tag steuerfrei zu behandeln.

Für den Arbeitgeber bedeuten diese Regeln einen Mehraufwand an Kontrolle und Dokumentation. So muss er darauf achten, dass keine Gutscheine für Krankenstands-, Urlaubs-, Feiertage oder sonstige arbeitsfreie Tage ausgegeben werden. Essens­gutscheine im Zusammenhang mit Dienstreisen sind wie Tagesgeld zu behandeln. Übersteigt die Summe aus ausgezahltem Tagesgeld und Wert der Gutscheine 26,40 € pro Tag bzw. den jeweils aliquoten Teil, liegt ein steuer­pflichtiger Bezug vor. Gutscheine bis zu einem Betrag von 1,10 € pro Arbeitstag, die auch zur Bezahlung von Lebensmitteln verwendet werden können, die nicht sofort konsumiert werden müssen, bleiben bei Dienstreisen unberücksichtigt.

Bei Prüfungen durch das Finanzamt wird u.a. kontrolliert, ob Essensmarken an Sonntagen – etwa bei Familienessen – verwendet werden; oder ob sie gesammelt und für den Wochenendeinkauf verwendet werden; oder innerhalb der Familie oder des Freundeskreise weitergereicht werden, etc. Sollte das Finanzamt solch einen Missbrauch erkennen, werden die ausgegebenen Gutscheine im Nachhinein als steuerpflichtiger Gehaltsbestandteil gewertet und die Lohnsteuer nachverrechnet.

Um das Risiko der Nachversteuerung zu minimieren, können folgende Maßnahmen getroffen werden:

  • schriftliche Vereinbarung mit den in Frage kommenden Gaststätten, dass pro Dienstnehmer nur ein Gutschein pro Arbeitstag für ein sofort zu konsumierendes Essen eingelöst werden darf
  • Direkt auf dem Bon einen Hinweis über die gesetzlichen Bestimmungen  anbringen
  • den Empfang der Gutscheine mit Verpflichtung zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften schriftlich vom Mitarbeiter bestätigen lassen
  • Einhaltungskontrollen dokumentieren
 
Hinweis:
Die kostenlose oder verbilligte Verköstigung von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz (z.B. Kantine, Werksküche, Lieferung durch eine Großküche) ist betragsmäßig unbeschränkt steuerfrei.
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