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Das digitale Vermächtnis

Kein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen, ohne Spuren zu hinterlassen. Wie geht man damit um, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird?

Notebook, Tablet und Handy
© NewFabrika - stock.adobe.com

Smartphones und Computer sind Betriebs mittel, die dem Arbeitgeber gehören. Aus diesem Grund bleibt es diesem überlassen, ob er eine private Nutzung erlaubt, beschränkt oder ganz verbietet. Im Hinblick auf den Umgang von darauf gespeicherten Daten macht das einen großen Unterschied.

Auf die Herausgabe betrieblicher Korrespondenz haben Mitarbeiter grundsätzlich keinen Anspruch. Zwar hat der Mitarbeiter als betroffene Person Anspruch auf  Kopie von über ihn verarbeitete personenbezogene Daten, dieses ist jedoch insofern beschränkt, als die Rechte und Freiheiten Dritter nicht beeinträchtigt werden dürfen. Handelt es sich um eine personenbezogene E-mail-Adresse (vorname.nachname@firma.at) könnte der Arbeitgeber durchaus ein Interesse daran haben, dieses Postfach noch für eine kurze Zeit lang „offen“ zu halten und eingehende Nachrichten automatisch weiterzuleiten. Ob das im Einzelfall  zulässig ist, wird z.B. davon abhängen, ob ein Schaden ür den Arbeitgeber zu befürchten ist und nicht gelindere Mittel zur Verfügung stehen.

Recht auf die Sicherung von Daten?

Wenn dem Mitarbeiter die private Nutzung gestattet bzw. nicht verboten war, ist  die Löschung von Daten besonders problematisch. In Deutschland wurde – bei durchaus vergleichbarer Rechtslage judiziert, dass von der Löschung eines auch für private Zwecke genützten E-Mail-Accounts nach Beendigung des  Arbeitsverhältnisses aufgrund vertraglicher Nebenpflichten so lange abzusehen
ist, bis klar ist, dass der Vertragspartner an der Nutzung des E-Mail-Accounts kein Interesse mehr hat. Unsicherheiten vor allem betreffend der zeitlichen Reichweite des Löschungsverbots sollte schon bei der Arbeitsvertragsgestaltung begegnet werden. So könnte z. B. vorgesehen werden, dass Ansprüche im Zusammenhang mit privaten Daten binnen zwei Monaten ab Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend zu machen sind und nach Ablauf dieses Zeitfensters eine Löschung erfolgt. 

Jedenfalls zulässig ist die Löschung des gemischt genutzten E-Mail-Accounts, wenn der ausgeschiedene Arbeitnehmer der  Löschung zustimmt. Denn dadurch bringt der ausgeschiedene Arbeitnehmer zum Ausdruck, dass er (endgültig) kein Interesse an der Erhaltung des privaten Datenbestands hat.

Besonders bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses stellt sich die Frage, ob der ausgeschiedene Arbeitnehmer das Recht hat, nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sein Postfach bzw. den Speicher noch einmal zu sichten, um private von beruflichen Daten auszusieben. Üblich ist, dass der Mitarbeiter die Daten unter Aufsicht auf einen Stick laden darf oder die IT-Abteilung das übernimmt. Ein Eingriff in die Privatsphäre des Arbeitnehmers wird sich kaum vermeiden lassen, weil der Arbeitgeber die E-Mails, Dokumente und Bilder, um eine Zuordnung zur privaten bzw beruflichen Sphäre vornehmen zu können, inhaltlich zumindest grob erfassen muss. Die Fürsorgepflicht verpflichtet den Arbeitgeber, die Intimsphäre und das Privatleben des Dienstnehmers zu achten. Diese Verpflichtung besteht freilich nur insoweit, als dem keine gewichtigen unternehmerischen Interessen entgegenstehen. Die Reichweite der Fürsorgepflicht ist daher auf Grundlage einer Abwägung der Arbeitnehmer- und Arbeitgeberinteressen im Einzelfall zu ermitteln.

Geheimhaltungsinteresse überwiegt

Wurde der Arbeitnehmer z. B. aufgrund der Weitergabe von Geschäfts- bzw. Betriebsgeheimnissen entlassen, wird man ihm das „Aussortieren“ seiner privaten Korrespondenz deshalb nicht gestatten müssen, weil der begründete Verdacht besteht, dass er dies zum Anlass nehmen könnte, weitere geschäftliche Daten „abzugreifen“. Davon abgesehen wird das Geheimhaltungsinteresse des Arbeitnehmers aber wohl überwiegen und diesem das Aussortieren zu überlassen sein. Der Arbeitnehmer sichtet schließlich ja „seinen“ Datenbestand und erlangt deshalb von keinen geschäftlichen Vorgängen Kenntnis, von denen er nicht ohnehin schon weiß (wusste).

Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss jedenfalls eine vorhandene Kontaktseite auf der Firmenhomepage entfernt werden. Je nach Rechtsgrundlage ist auch zu unterscheiden, ob die Verwendung von anderweitig auf der Homepage veröffentlichter Bilder oder sonstiger personenbezogener Daten des Mitarbeiters beendet werden muss. Finden sich Fotos oder Kontaktdaten in Broschüren oder Foldern, wird ein überwiegendes berechtigtes Interesse des Arbeitgebers vorliegen, diese bis zu einer Neuauflage weiter zu verwenden.
 

Expertentipp von Florian Brutter
Abteilung Arbeits- und Sozialrecht in der Tiroler Wirtschaftskammer

Aus dem Arbeitsalltag sind Smartphones und Computer nicht mehr wegzudenken. Sowohl aus der Sicht des Arbeitsrechtes als auch aus jener des Datenschutzes ist das Festlegen von verbindlichen Benützungsregelungen der vom Arbeitgeber bereitgestellten Betriebsmittel zu empfehlen. Eine vorausschauende Vertragsgestaltung kann mögliche Auseinandersetzungen vermeiden, das Fehlen jeglicher Regelung birgt dagegen ein Risiko. 

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