Gutscheine richtig erfassen und verbuchen
Bei der Behandlung von Kauf- sowie Gratisgutscheinen in der Einnahmen-Ausgaben Rechnung gibt es einiges zu beachten
Um die Gutscheine korrekt in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung berücksichtigen zu können, muss ertragsteuerlich zwischen Kauf- und Gratisgutscheinen unterschieden werden. Für umsatzsteuerliche Zwecke wird hingegen zwischen Einweg- und Mehrweggutscheinen unterschieden – eine Klassifizierung, die auch im Zusammenhang mit der Gutscheinerfassung in der Registrierkasse durchschlägt.
Kaufgutscheine
Kaufgutscheine werden gegen Entgelt ausgegeben. Dabei kann es sich um Waren- und Dienstleistungsgutscheine (zu erbringende Leistung ist konkret bezeichnet z.B. Gutschein für 50 Minuten Massage) oder um Wertgutscheine (Leistung ist betragsmäßig festgelegt z.B. Wertgutschein über 50 Euro) handeln.
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist der Zeitpunkt des Verkaufs der Gutscheine (=Zufluss der Einnahme) und nicht der Zeitpunkt der Einlösung der Gutscheine relevant. Der Gutscheinverkauf wird daher zum Zeitpunkt der Vereinnahmung als Einnahme in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst.
Beispiel: Einkauf von Waren im Wert von 70 Euro, Wertgutschein in Höhe von 50 Euro wird zur Bezahlung eingelöst. Der Wertgutschein wurde bereits im Zeitpunkt des Verkaufs als Einnahme erfasst, sodass nur 20 Euro im Zeitpunkt der Einlösung eine Betriebseinnahme darstellen.
Nur ein den Wert des Gutscheins übersteigender Betrag wird im Zeitpunkt der Einlösung als Einnahme erfasst.
Gratisgutschein
Gratisgutscheine werden unentgeltlich ausgegeben und dienen in der Regel Werbezwecken. Dabei muss zwischen Gratisgutscheinen mit und ohne Rabattversprechen unterschieden werden.
Gratisgutscheine mit Rabattversprechen sind an einen zukünftigen Umsatz (beim Kauf von Produkten der Marke XY gibt es 10 % Rabatt) bzw. an eine bestimmte zukünftige Umsatzhöhe (z.B. ab einem Einkaufswert von 500 Euro gibt es auf den gesamten Einkauf 10 % Rabatt) gebunden.
Der Einkauf der Ware auf den sich der Rabatt bezieht, stellt eine Betriebsausgabe dar. Die Ausgabe der Gratisgutscheine mit Rabattversprechen wird in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung jedoch nicht berücksichtigt. Zum Zeitpunkt der Einlösung wird aber nur der um die Gutscheineinlösung verminderte Betrag als Betriebseinnahme erfasst.
Hinweis: Aus kalkulatorischen Zwecken sollten genaue Aufzeichnungen über Rabatt-Aktionen geführt werden!
Bei Gratisgutscheinen ohne Rabattversprechen erhält der Kunde in der Regel ein Geschenk, wenn er in das jeweilige Geschäft kommt (z.B. gratis Wasserball, solange der Vorrat reicht). Der Einkauf der zu verschenkenden Ware stellt eine Betriebsausgabe dar. Die Ausgabe der Gratisgutscheine wird in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht erfasst. Da im Zeitpunkt der Einlösung keine Bezahlung erfolgt, ist auch keine Einnahme zu erfassen.
Hinweis: Auch Werbeaktionen mit Gratisgutscheinen ohne Rabattversprechen sollten genau dokumentiert werden.
Achtung: Abweichende Bestimmung zur steuerlichen Behandlung von Gutscheinen in der Umsatzsteuer!
Durch eine Novelle der EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie kommt es seit dem 1.1.2019 zu einer Änderung der österreichischen Verwaltungspraxis zur umsatzsteuerlichen Behandlung von Gutscheinen.
Seit 1.1.2019 ist zu prüfen, ob ein sogenannter „Einzweck-Gutschein“ oder ein „Mehrzweck-Gutschein“ vorliegt. Von einem Einzweck-Gutschein wird dann gesprochen, wenn der Ort der Leistungen, auf die er sich bezieht, und die dafür geschuldete Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Ausstellung feststehen. Ist dies nicht der Fall, wird von einem Mehrzweck-Gutschein ausgegangen.
Die umsatzsteuerlichen Folgen von Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheinen unterscheiden sich grundlegend: Während bei einem Einzweck-Gutschein bereits zum Zeitpunkt der Ausstellung von der Erbringung der Leistung ausgegangen (fingiert) und sofort Umsatzsteuer ausgelöst wird, ist dies beim Mehrzweck-Gutschein nicht der Fall (Entstehen der Umsatzschuld erst mit der späteren tatsächlichen Erbringung der Leistung).
Expertentipp von Thomas Karner,
Abteilung Wirtschaftsrecht, Steuerrecht und Umwelt in der WK Tirol
Nach der sehr engen umsatzsteuerlichen Definition wird in den meisten Fällen wohl ein sofortig umsatzsteuerlicher „Einzweck-Gutschein“ vorliegen. Dieser Umstand wird nur dann nicht zum Tragen kommen, wenn im Betrieb zusätzlich Produkte angeboten werden, die nicht dem Regelsteuersatz von 20 Prozent unterliegen.
Ein Beispiel: Der Gutschein berechtigt zum Kauf von Waren freier Wahl aus dem gesamten Sortiment. Neben den üblichen Waren werden auch Pflanzen (USt. 13 Prozent) verkauft oder bei der Kassa steht ein Snackautomat (USt.10 Prozent)