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Aufbewahrungsfristen und Löschung nach EU-Datenschutz-Grundverordnung - FAQ

Antworten auf die wichtigsten Fragen

  1. Was passiert, wenn ein Kunde seine Löschung beantragt, ich aber die Rechnung (mit den Kundendaten) aufgrund der Aufbewahrungspflicht 7 Jahre aufheben muss?
  2. Wann muss ich Daten löschen? Nur, wenn der Kunde dies fordert?
  3. Wir speichern auch Bankkarten, Führerscheine, Gewerbescheine, Firmenbücher,... Wie lange darf ich diese speichern?
  4. In einer Geschäftsbeziehung, ist es richtig, dass alle Kontaktdaten zu natürlichen Personen beim Vertragspartner, sollten sie nicht mehr dort beschäftigt sein oder die Kontaktdaten nicht mehr gebraucht werden, gelöscht werden müssen?
  5. Wie lange darf ich Daten von Interessenten/Leads aufbewahren?
  6. Wie geht man mit herkömmlichen Formularanfragen über eine Website um, wenn der Interessent nicht zum Kunden wird. Müssen diese Daten vernichtet werden?
  7. Wie sieht es aus, wenn ich Kundendaten löschen muss, aber die Daten noch benötige (z.B. auf Rechnung, oder für Rückverfolgbarkeit von Lieferungen). Muss ich die Daten löschen oder ist dies eine Ausnahme?
  8. Jahresbackups werden üblicherweise nicht überschrieben, dh da kann ich die gelöschten Datensatze nicht wirklich heraus löschen - was sagt der Gesetzgeber dazu?
  9. Wir sind ein Maschinenbauunternehmen, unser ERP-System speichert das Projekt mit den Personen, die an dem Projekt beteiligt sind, ich kann hier keine Datensätze löschen, weil ich sonst die keine vollständige Dokumentation vom Projekt habe für Nachbearbeitung, Gewährleistungen etc. es geht hier im allgemeinen um Vorname, Zuname, Telefon, Firmenzugehörigkeit, E-Mail-Adressen,…
  10. Wie kann ich das Löschen von Daten überhaupt nachweisen? Ich kann ja nicht beweisen, dass ich etwas (die Daten) nicht mehr habe.
  11. Was ist mit der elektronischen Personalakte, die man an sich 30 Jahre aufheben muss? Dürfen die Unternehmen diese noch halten oder wie geht man damit um?
  12. Wie werden in der DSGVO die BackUps gehandhabt? Muss man hier auch die alten Daten löschen?
  13. Wir erfassen für den Versand von Prospekten (Zimmerliste, etc.) Adressen von Gästen. Ist es nötig diese Daten nach einer gewissen Zeit zu löschen?
  14. Ist eine Entsorgung von Papierdatenträgern einer Datenlöschung gleichzusetzen?
  15. Ist somit ein "markieren" als gelöscht, gesetzlich lt. DSGVO ausreichend?
  16. Muss man schriftliche Einwilligungen aufheben? Wenn ja, wie und wenn ja, wie lange?
  17. Muss nachgewiesen werden, dass ein Datensatz gelöscht wurde (Recht auf Vergessen werden)
  18. Sollte ein Kunde einen Service kündigen, muss ich die betreffenden Kontaktdaten löschen oder darf ich diese weiterhin im System halten? Bei einer Löschung ist alles betroffen, also auch Backups (technisch schwer bis unmöglich da ausgelagert) einbeziehen und jede Email dazu bei allen Mitarbeitern? Die Frage ist wie weit man hier aktiv werden muss.
  19. In vielen Systemen können Daten nicht einfach gelöscht werden da sie mit anderen Datensätzen verknüpft sind. Ist es ausreichend in so einem Fall die personenbezogenen unkenntlich zu machen, also zu anonymisieren?
  20. Das Löschen von Kommunikationsdaten: Tolle Regelung, eine konkrete Frage, die leider immer wieder auch so passiert? Ein Kunde will seine Daten gelöscht wissen! Ja, ok und dann kommt eine Klage. Wie können Sie dann die beweise der Kommunikation liefern?
  21. Bei dem Recht auf Löschung, wie lange muss man die Daten speichern die man gelöscht hat? Oder muss man diese weiterhin speichern? Denn wie soll man beweisen, dass man die Daten gelöscht hat, wenn man diese nicht mehr hat?
  22. Muss ich Daten auf Anfrage löschen oder reicht es wenn ich die Daten so anonymisiere, dass ich auf den Kunden keine Rückschlüsse mehr machen kann?
  23. Die meisten ERP-Systeme (Warenwirtschaftssysteme) sind nicht in der Lage Kundendaten zu löschen, solange es noch Sub-Datensätze (Rechnungen usw.) gibt. Was mache ich, wenn ein Kunde auf die Löschung besteht?
  24. Recht auf Vergessen: Müssen Daten nach Ablauf der Fristen physisch gelöscht werden oder nur von der weiteren Datenverarbeitung ausgenommen. Stichwort: Datenbank, Integrität abhängiger Daten.
  25. Wie umfangreich ist das "Recht auf Vergessen werden" technisch? Welche Daten außer dem eigentlichen Benutzerdatensatz müssen noch gelöscht werden? Müssen bspw. archivierte Log-Dateien bereinigt werden in denen Benutzerdaten enthalten sind? Sind alte Rechnungsdaten jenseits von steuerrechtlichen Fristen zu löschen? Also generell "historische" Datensätze die Benutzerdaten enthalten.
  26. Recht auf Vergessenwerden / Recht auf Löschung für den Betroffenen: "Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.": Müssen die Daten des Kunden gelöscht werden, nachdem z.B. der Zweck (die Erstellung und Aussendung einer Rechnung sowie die Bezahlung durch den Kunden) abgeschlossen wurde? Wenn nein: welche Schritte müssen durchgeführt werden, damit man DSGVO-konform handelt? Ist die Führung von Kundendatenbanken (z.B. zum Versand von Newslettern, Auswertungen von vergangenen Rechnungen/Umsätzen pro Land) unter der DSGVO nicht mehr erlaubt?

1. Was passiert, wenn ein Kunde seine Löschung beantragt, ich aber die Rechnung (mit den Kundendaten) aufgrund der Aufbewahrungspflicht 7 Jahre aufheben muss?

Bei der Geltendmachung des Löschungsrechts gibt es einige spezielle Ablehnungsgründe. Der Anspruch darf daher abgelehnt werden, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, zB zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, welche die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, notwendig macht. So kann zB die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 132 Abs 1 BAO geltend gemacht werden: 7 Jahre (darüberhinausgehend solange sie für die Abgabenbehörde in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind). Dies muss der betroffenen Person jedoch auch begründet mitgeteilt werden. Mehr Infos

2. Wann muss ich Daten löschen? Nur, wenn der Kunde dies fordert?

Nein. Zwei Grundsätze der DSGVO lauten:

  • Richtigkeit:
    Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein. Es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit unrichtige personenbezogene Daten gelöscht oder berichtigt werden
  • Speicherbegrenzung:
    Personenbezogene Daten müssen in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Dies erfordert insbesondere, dass die Speicherfrist für personenbezogene Daten auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt bleibt. Daher sollte der Verantwortliche Fristen für die Löschung oder regelmäßige Überprüfungen vorsehen. Eine längere Speicherung ist vorbehaltlich der Durchführung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen für ausschließlich im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke oder für wissenschaftliche und historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke zulässig.

Daneben gibt es noch gesetzliche Aufbewahrungspflichten. zB steuerrechtlich nach § 132 Abs 1 BAO: 7 Jahre (darüberhinausgehend solange sie für die Abgabenbehörde in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind) wonach selbst eine beantragte Löschung der betroffenen Person innerhalb dieses Zeitraumes abgelehnt werden kann. Dies muss der betroffenen Person jedoch auch begründet mitgeteilt werden.

3. Wir speichern auch Bankkarten, Führerscheine, Gewerbescheine, Firmenbücher,... Wie lange darf ich diese speichern?

Es kommt darauf an, warum Sie diese Daten speichern. Haben Sie eine Einwilligung, gibt es gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etc.

Ist die Verarbeitung überhaupt rechtmäßig bzw entspricht sie den Grundsätzen der DSGVO? 

Die üblichen/ gängigen/ bekannten Speicher- und Aufbewahrungsfristen haben wir hier ausgewiesen.

4. In einer Geschäftsbeziehung, ist es richtig, dass alle Kontaktdaten zu natürlichen Personen beim Vertragspartner, sollten sie nicht mehr dort beschäftigt sein oder die Kontaktdaten nicht mehr gebraucht werden, gelöscht werden müssen?

Ja. Zwei Grundsätze der DSGVO lauten:

  • Richtigkeit:
    Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein. Es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit unrichtige personenbezogene Daten gelöscht oder berichtigt werden.
  • Speicherbegrenzung:
    Personenbezogene Daten müssen in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Dies erfordert insbesondere, dass die Speicherfrist für personenbezogene Daten auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt bleibt. Daher sollte der Verantwortliche Fristen für die Löschung oder regelmäßige Überprüfungen vorsehen. Eine längere Speicherung ist vorbehaltlich der Durchführung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen für ausschließlich im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke oder für wissenschaftliche und historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke zulässig.

Es gibt jedoch gewisse gesetzliche Aufbewahrungspflichten (zB steuerrechtlich nach § 132 Abs 1 BAO: 7 Jahre (darüberhinausgehend solange sie für die Abgabenbehörde in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind) wonach selbst eine beantragte Löschung der betroffenen Person innerhalb dieses Zeitraumes abgelehnt werden kann. Wobei in diesem konkreten Fall wahrscheinlich keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zur Anwendung kommen. 

5. Wie lange darf ich Daten von Interessenten/Leads aufbewahren?

Solange Sie die Datenverarbeitung den Grundsätzen der DSGVO entspricht bzw gesetzliche Aufbewahrungspflichten zutreffen. Dh Wie lange benötigen Sie die Daten tatsächlich? Gibt es eine aufrechte Kundenbeziehung?  

6. Wie geht man mit herkömmlichen Formularanfragen über eine Website um, wenn der Interessent nicht zum Kunden wird. Müssen diese Daten vernichtet werden?

Ja, da es keine Grundlage gibt, die Daten zu speichern bzw. aufzubewahren.

7. Wie sieht es aus, wenn ich Kundendaten löschen muss, aber die Daten noch benötige (z.B. auf Rechnung, oder für Rückverfolgbarkeit von Lieferungen). Muss ich die Daten löschen oder ist dies eine Ausnahme?

Solange es gesetzliche Aufbewahrungspflichten gibt oder diese zur Erfüllung eines Vertrages notwendig sind, können Sie dies dem Löschungsbegehren einer betroffenen Person entgegenhalten, zB steuerrechtlich nach § 132 Abs 1 BAO: 7 Jahre (darüberhinausgehend solange sie für die Abgabenbehörde in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind)

8. Jahresbackups werden üblicherweise nicht überschrieben, dh da kann ich die gelöschten Datensatze nicht wirklich heraus löschen - was sagt der Gesetzgeber dazu?

Darauf geht der Gesetzgeber nicht näher ein.

Aber selbst bei einem Jahresbackup werden Daten ja gelöscht bzw überschrieben. Daher sollte vor jedem Backup Augenmerk daraufgelegt werden, dass auch nur richtige und notwendige Daten gesichert werden. Denn spätestens mit der ersten technischen bzw. betriebswirtschaftlichen Möglichkeit müssen auch Daten aus Backups entfernt werden.

9. Wir sind ein Maschinenbauunternehmen, unser ERP-System speichert das Projekt mit den Personen, die an dem Projekt beteiligt sind, ich kann hier keine Datensätze löschen, weil ich sonst die keine vollständige Dokumentation vom Projekt habe für Nachbearbeitung, Gewährleistungen etc. es geht hier im allgemeinen um Vorname, Zuname, Telefon, Firmenzugehörigkeit, E-Mail-Adressen,…

Es gibt gesetzliche Aufbewahrungspflichten wie zB Gewährleistung, Schadenersatz. Hier ist argumentierbar, dass solange diese Frist (2 bzw 3 Jahre) noch läuft, auch die Daten gespeichert werden.

10. Wie kann ich das Löschen von Daten überhaupt nachweisen? Ich kann ja nicht beweisen, dass ich etwas (die Daten) nicht mehr habe.

Bei einer Überprüfung der Datenschutzbehörde wird nach Löschungsvorgängen (automatisiert, Ablauf,…), Speicherfristen, etc gefragt werden. Die Datenschutzbehörde ist nach Verständigung des Inhabers der Räumlichkeiten und des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters berechtigt, Räume, in welchen Datenverarbeitungen vorgenommen werden, zu betreten, Datenverarbeitungsanlagen in Betrieb zu setzen, die zu überprüfenden Verarbeitungen durchzuführen sowie Kopien von Datenträgern in dem für die Ausübung der Kontrollbefugnisse unbedingt erforderlichen Ausmaß herzustellen.

11. Was ist mit der elektronischen Personalakte, die man an sich 30 Jahre aufheben muss? Dürfen die Unternehmen diese noch halten oder wie geht man damit um?

Es gibt zB folgende gesetzliche Aufbewahrungspflichten im Arbeitsrecht: zB: Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses nach § 1478 ABGB: 30 Jahre

Dies bedeutet aber nur, dass die Daten „aufgehoben“ werden müssen, die zur Ausstellung des Dienstzeugnisses notwendig sind.

12. Wie werden in der DSGVO die BackUps gehandhabt? Muss man hier auch die alten Daten löschen?

BackUps werden nicht gesondert in der DSGVO behandelt, weswegen auch „alte“ Daten gelöscht werden müssen. Aber auch hier ist auf die Grundsätze der DSGVO zu achten. Das bedeutet, dass zumindest beim nächsten Backup die nicht mehr rechtmäßig bzw den Grundsätzen widersprechende verarbeitete Daten jedenfalls nicht mehr gesichert werden dürfen. 

13. Wir erfassen für den Versand von Prospekten (Zimmerliste, etc.) Adressen von Gästen. Ist es nötig diese Daten nach einer gewissen Zeit zu löschen?

Wenn Sie nach wie vor in einer aufrechten Kundenbeziehung stehen und regelmäßig Prospekte an diese Kunden verschicken, wohl nicht. Wenn Sie allerdings keinerlei Kontakt mit den Gästen mehr haben und auch sonst keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, werden Sie die Daten löschen müssen.

14. Ist eine Entsorgung von Papierdatenträgern einer Datenlöschung gleichzusetzen?

Wenn die Daten nur auf Papier existieren, ist die Vernichtung dieser ausreichend (keine Speicherung der Kontaktdaten in Outlook, Smartphone, etc!).

15. Ist somit ein "markieren" als gelöscht, gesetzlich lt. DSGVO ausreichend?

Leider ist nicht klar, was Sie mit „markieren“ meinen.

Löschen bedeutet, dass alle Daten, Links, Replikationen, etc gelöscht oder zumindest anonymisiert werden müssen. Einen Namen zB durchzustreichen und so zu markieren würde also nicht reichen. Es muss tatsächlich unwiederbringlich gelöscht werden. Bei Papierakten zB geschwärzt. 

16. Muss man schriftliche Einwilligungen aufheben? Wenn ja, wie und wenn ja, wie lange?

Aus Beweisgründen sollten diese jedenfalls während aufrechten Vertragsverhältnisses bzw. gesetzlicher Speicherfristen aufbewahrt werden. Für die Aufbewahrungsart gibt es keine speziellen Vorschriften.

17. Muss nachgewiesen werden, dass ein Datensatz gelöscht wurde? (Recht auf Vergessen werden)

Bei einer Kontrolle durch die Datenschutzbehörde wird wohl nachgewiesen werden müssen, welchen Ablauf es bei einer Löschung gibt. Unter Umständen wird die Datenschutzbehörde diesen Ablauf auch kontrollieren und so feststellen, ob Datensätze tatsächlich gelöscht werden. Gegenüber der betroffenen Person muss bestätigt werden, dass die Daten gelöscht sind.

18. Sollte ein Kunde einen Service kündigen, muss ich die betreffenden Kontaktdaten löschen oder darf ich diese weiterhin im System halten? Bei einer Löschung ist alles betroffen, also auch Backups (technisch schwer bis unmöglich da ausgelagert) einbeziehen und jede Email dazu bei allen Mitarbeitern? Die Frage ist wie weit man hier aktiv werden muss.

Ein Löschungsbegehren darf nur abgelehnt werden,

  • zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information
  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, welche die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, notwendig macht (siehe Anhang 3);
  • aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit
  • für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke
  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Daten sind überall zu löschen – Emails, Backups, etc. Bei einem Backup ist zumindest dafür Sorge zu tragen, dass beim nächsten Backup die nicht mehr den Grundsätzen der DSGVO entsprechenden verarbeiteten Daten gelöscht sind. Um die Frage kurz zu beantworten: Sie müssen sehr aktiv werden!

19. In vielen Systemen können Daten nicht einfach gelöscht werden da sie mit anderen Datensätzen verknüpft sind. Ist es ausreichend in so einem Fall die personenbezogenen unkenntlich zu machen, also zu anonymisieren?

Sollte es technisch tatsächlich nicht möglich sein, Daten zu löschen (es kommt hier nicht auf den dahinterstehenden Aufwand an), dann sollten diese Daten zumindest anonymisiert werden.

20. Das Löschen von Kommunikationsdaten: Tolle Regelung, eine konkrete Frage, die leider immer wieder auch so passiert? Ein Kunde will seine Daten gelöscht wissen! Ja, ok und dann kommt eine Klage. Wie können Sie dann die beweise der Kommunikation liefern?

Aus diesem Grund gibt es Gründe, warum Daten auch trotz eines Löschungsbegehrens nicht sofort gelöscht werden müssen. Bsp.: steuerliche Aufbewahrungsfristen, Klagsfristen, etc. Die wichtigsten Fristen finden Sie hier.

21. Bei dem Recht auf Löschung, wie lange muss man die Daten speichern die man gelöscht hat? Oder muss man diese weiterhin speichern? Denn wie soll man beweisen, dass man die Daten gelöscht hat, wenn man diese nicht mehr hat?

Daten müssen gelöscht werden – und zwar so, dass diese nicht mehr herstellbar sind – gelöschte Dateien werden nicht gespeichert.

Der betroffenen Person gegenüber wird es wahrscheinlich reichen, die Löschung zu bestätigen. Die Datenschutzbehörde kann unter Umständen sogar die überprüfende Verarbeitung vor Ort durchführen.

22. Muss ich Daten auf Anfrage löschen oder reicht es wenn ich die Daten so anonymisiere, dass ich auf den Kunden keine Rückschlüsse mehr machen kann?

Grundsätzlich sind Daten zu löschen. Wenn dies technisch aus irgendeinem Grund nicht möglich ist, sollten Daten anonymisiert werden.

23. Die meisten ERP-Systeme (Warenwirtschaftssysteme) sind nicht in der Lage Kundendaten zu löschen, solange es noch Sub-Datensätze (Rechnungen usw.) gibt. Was mache ich, wenn ein Kunde auf die Löschung besteht?

Zur Beantwortung der Frage eine Vorfrage: Warum gibt es noch Sub-Datensätze? Wahrscheinlich, weil der Vertrag noch nicht vollständig erfüllt wurde, noch eine Rechnung offen ist, etc. Solange dies der Fall ist, brauchen die Daten auch auf Grund eines Löschungsbegehrens nicht gelöscht werden. Dies trifft auch dann zu, wenn der Vertrag zwar schon erfüllt ist, es jedoch noch gesetzliche Aufbewahrungsfristen (zB Steuer 7 Jahre) existieren. Aber in beiden Fällen ist zu beachten, dass nur notwendige Daten gespeichert werden. Jedenfalls muss aber auf das Löschungsbegehren richtig reagiert werden und dem Kunden erklärt werden warum die Daten noch nicht gelöscht werden können.

24. Recht auf Vergessen: Müssen Daten nach Ablauf der Fristen physisch gelöscht werden oder nur von der weiteren Datenverarbeitung ausgenommen. Stichwort: Datenbank, Integrität abhängiger Daten.

Daten müssen vollständig gelöscht oder wenn dies technisch nicht möglich ist, zumindest anonymisiert werden.

25. Wie umfangreich ist das "Recht auf Vergessen werden" technisch? Welche Daten außer dem eigentlichen Benutzerdatensatz müssen noch gelöscht werden? Müssen bspw. archivierte Log-Dateien bereinigt werden in denen Benutzerdaten enthalten sind? Sind alte Rechnungsdaten jenseits von steuerrechtlichen Fristen zu löschen? Also generell "historische" Datensätze die Benutzerdaten enthalten.

Es müssen alle Daten gelöscht oder zumindest anonymisiert werden, wenn die Verarbeitung der Daten nicht mehr den Grundsätzen der DSGVO entspricht (Zwecknotwendigkeit wie Vertragserfüllung fällt weg, keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Widerruf der Zustimmung, etc). Dies betrifft auch archivierte Dateien.

26. Recht auf Vergessenwerden / Recht auf Löschung für den Betroffenen: "Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.": Müssen die Daten des Kunden gelöscht werden, nachdem z.B. der Zweck (die Erstellung und Aussendung einer Rechnung sowie die Bezahlung durch den Kunden) abgeschlossen wurde? Wenn nein: welche Schritte müssen durchgeführt werden, damit man DSGVO-konform handelt? Ist die Führung von Kundendatenbanken (z.B. zum Versand von Newslettern, Auswertungen von vergangenen Rechnungen/Umsätzen pro Land) unter der DSGVO nicht mehr erlaubt?

Daten des Kunden (der betroffenen Person) müssen jedenfalls dann gelöscht werden, wenn die Verarbeitung nicht mehr den Grundsätzen der DSGVO entspricht oder es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr gibt.

Bei Kundendatenbanken welche auf Grund des Versandes von Newslettern geführt werden, muss eine Einwilligung des Kunden (der betroffenen Person) vorliegen. Diese Daten müssen jedenfalls immer aktuell (Grundsatz der Richtigkeit) gehalten werden und spätestens auf Grund eines Löschungsbegehrens oder Widerrufs der Einwilligung gelöscht werden. 

Auswertungen von vergangenen Rechnungen/Umsätzen pro Land werden wohl auch anonymisiert möglich sein.

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