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Interview: „Durch bewussten Umgang mit digitalen Tools mehr Zeit fürs Kerngeschäft gewinnen.“

Kommunikationsexpertin Dr. Ursula Soukup über das Thema EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN.

Digitale Tools sind eine wertvolle Unterstützung, gleichzeitig sind Erreichbarkeit, Geschwindigkeit und Komplexität immer öfter eine Überforderung. Fokussiertes und konzentriertes Arbeiten ist wichtiger denn je. 

Wir haben mit Kommunikationsexpertin Dr. Ursula Soukup über das Thema EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN. gesprochen und herausgefunden wie Sie durch bewussten Umgang mit digitalen Tools mehr Zeit fürs Kerngeschäft gewinnen.

Wo können wir ansetzen, um mehr Zeit fürs Kerngeschäft zu gewinnen?

Wahrscheinlich lesen Sie Ihre Mails am Handy zwischendurch, arbeiten parallel an drei aktuellen Projekten, posten Updates auf Facebook und beantworten WhatsApp Anfragen. In einem ersten Schritt geht es um das Überprüfen von Gewohnheiten. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Tätigkeiten, mit denen Sie Zeit verbringen. In einem zweiten Schritt gilt es zu überlegen: Kann ich etwas effizienter machen? 

Wie konkret könnte man den Weg zu mehr Effizienz starten?

Wichtig ist es, sich folgende Fragen zu stellen: Wann und wofür sollte ich erreichbar sein, wie schnell muss was abgearbeitet sein, und verfolge ich mit den Tools, die ich verwende Ziele. Diese Antworten können Sie dann mit dem Status Quo vergleichen.

Der Status Quo sollte ins Bewusstsein rücken?

Schreiben Sie eine Woche lang Ihre Tätigkeiten mit und analysieren Sie, wie viel Zeit Sie womit verbringen. Mit welchen dieser Tätigkeiten verdienen Sie Geld? Welche können Sie optimieren? Wo könnten Sie fokussierter arbeiten? Sie bekommen so einen guten Überblick und erkennen, wo Ihre Zeitfallen liegen. 

Was kostet Unternehmerinnen und Unternehmer Zeit?

Studien haben ergeben, dass wir durch Unterbrechungen 28% der produktiven Arbeitszeit verlieren. Warum ist das so? Es dauert 15 Minuten bis wir bei einer Tätigkeit in den sogenannten Flow Zustand kommen. Daraus ergibt sich, dass wir effizienter arbeiten, wenn wir eine Aufgabe nach der anderen erledigen. 

Das ist auch in Meetings ein Thema?

Meetings werden oft dazu genutzt Mails zu bearbeiten. Das Meeting wird dadurch weniger effizient und zwischenmenschlich entsteht ein Flächenbrand. 

Wir können also gar nicht richtig multitasken?

Wir können multitasken, sind aber nicht schneller. Und sind zusätzlich dabei fehleranfällig. Sinnvoller wäre es, das Singletasken als neue Herausforderung anzunehmen.

Multitasken ist auch bei der E-Mail Bearbeitung ein Thema?

Eine einfache Rechnung macht uns bewusst, dass Mails aktiv und bewusst abgerufen werden sollten: Wenn Sie 40 E-Mails im Laufe eines acht Stunden Arbeitstags erhalten, werden Sie im Schnitt alle 12 Minuten bei Ihrer Tätigkeit unterbrochen. 

Sie sagen, es ist nicht notwendig jedes Mail sofort beim Eintreffen zu lesen?

Das kommt auf das Unternehmen und die Tätigkeit der Unternehmerin und des Unternehmers an. In der Regel genügt es, sie drei Mal am Tag abzurufen und einmal zu bearbeiten. 

Der Start zu mehr Effizienz bei den Mails geht über die Analyse?

Die meisten Unternehmerinnen und Unternehmer wissen, wie viele Mails sie bekommen. Wissen Sie aber auch wie viele Sie davon von Ihren MitarbeiterInnen, von Dienstleistenden, oder Lieferanten erhalten? Wie viel Prozent machen Newsletter, Social Media Nachrichten oder Werbemails aus? Nach der Analyse geht es ins Klären, ins Abbestellen. Es gibt Zusendungen, die Sie in Ihrer jetzigen Lebenssituation vielleicht nicht mehr brauchen. Bestellen Sie diese ab.

Auch in der internen Mail-Kommunikation kann strukturierter gearbeitet werden?

Legen Sie mit Ihren Team Regeln für das Weiterleiten, in CC setzen und die Betreffzeile fest. Auch hier kann effizienter gearbeitet werden.

Die E-Mail Flut ist für viele eine Herausforderung – Ihre Tipps zusammengefasst?

Es hilft, erstens einen Frühlingsputz für den Posteingang zu machen, zweitens Pop Up Fenster abzustellen, drittens sie aktiv abzurufen und bestimmte Zeiten für die Mail Bearbeitung festzulegen. Fünftens: Eigene Mailadressen für wichtige Aufgaben einzurichten. Und nicht zuletzt für Ihr Team eigene Regeln der Weiterleitung und der Betreffzeile einzuführen.

Die Zahl der Kommunikationskanäle ist ja gestiegen – was bedeutet das?

Es kommen immer häufiger Business-Nachrichten über WhatsApp, Facebook Messenger, Xing oder Linked In. Überblick über die Informationen in den einzelnen Kanälen zu bewahren, ist im Moment sehr herausfordernd. Wichtig ist es, sich hier zu überlegen: Welche Kanäle nutze ich für welche Art von Kommunikation? Welche sind wichtig und haben Vorrang? Auf welche kann ich verzichten? Wann bin ich erreichbar?

Angenommen eine Kundin meldet sich über einen Messenger?

Um den Überblick zu behalten, wäre eine Möglichkeit, über Messenger zu antworten- also zuerst im selben Kanal zu bleiben, aber dann die weitere Kommunikation auf den E-MailKanal zu bringen und dort fortzusetzen.

Wie sehen Sie die Zukunft von Messengern?

Sie werden eine noch größere Rolle im Business spielen. Darauf sollten sich Unternehmen vorbereiten.

Haben Sie Tipps für mehr Effizienz im Umgang mit Social Media?

Generell geht es darum, Struktur in diese Arbeit zu bringen. Nehmen Sie sich konkrete Aufgaben vor, die Sie fokussiert abarbeiten: einen Post verfassen, Kommentare beantworten, Nachrichten lesen und beantworten. Wenn Ihnen die Zeit bei der Arbeit auf Social Media immer wieder davonläuft, dann stellen Sie sich einen Timer oder verwenden Sie sogar eine App, die Sie nach einer gewissen Zeit hinauswirft. 

Gilt das für alle Unternehmerinnen und Unternehmer?

Es gilt für den Großteil. Bei dieser Frage hilft es zu analysieren: Welches Ziel verfolge ich als Unternehmen auf welchem Social Media Instrument. Welche Reaktionszeit ist für meine Ziele und mein Business ausreichend? 

Es gibt einige Tools, die das Arbeiten für mehrere Social Media Instrumente erleichtern?

Es gibt eine Reihe hilfreicher Programme, mit denen Sie Ihre Social Media Aktivitäten für alle Kanäle gleichzeitig vorplanen und vorbereiten können.

Gerade mit Social Media und Messenger verwischen die Grenzen von Freizeit, Urlaub und Arbeit – birgt das eine Gefahr in sich?

Kreativität und Innovationskraft verstärken sich, wenn Unternehmerinnen und Unternehmer eine gewisse Zeit ihren Kopf ganz frei halten und andere Dinge tun. Aus diesem Grund ist es wichtig, einige Zeit wirklich ganz abzuschalten.

Heißt das, im Urlaub keine Mails und kein Social Media?

Es hilft, einen Urlaub lange vorher anzukündigen, automatisierte Antworten einzurichten und klare Botschaften über den Zeitraum der Bearbeitung und des Urlaubs zu senden. Wenn es nicht anders geht, sollte im Urlaub darauf geschaut werden, ganz konkrete Zeiten der Erreichbarkeit zu kommunizieren und sich auf diese zu beschränken. 

Das WIFI Unternehmerservice hat eine Broschüre zu diesem Thema erstellt – welche Inhalte gibt es dabei?

In der kostenlosen Broschüre werden weiters die wichtigen Themen IT-Sicherheit, Datenschutzgrundverordnung und E-Rechnung besprochen und es findet sich alles zu den vorhin besprochenen Inhalten. Auch diese Themen gut angegangen tragen viel dazu bei, noch effizienter digital zu arbeiten. Konkrete Checklisten und Selbttests sollen helfen mehr Zeit fürs Kerngeschäft zu gewinnen. Die Broschüre wird im Sommer erhältlich sein, kann aber schon jetzt bestellt werden.

Zum Abschluss fünf konkrete Tipps?

  1. Legen Sie das Smartphone in Meetings außer Sichtweite.
  2. Stellen Sie Klingeltöne und Pop-ups von Messenger-Diensten und E-Mail Programmen ab.
  3. Bearbeiten Sie Ihre Mails gezielt drei Mal am Tag.
  4. Halten Sie Ihren Desktop übersichtlich und aufgeräumt und schaffen Sie sich eine effektive Ordnerstruktur für Dokumente.
  5. Vereinbaren Sie E-Mail Regeln mit Ihren MitarbeiterInnen für Betreff, CC und Weiterleiten.
  6. Legen Sie fest, wann und über welchen Kanal Sie im Urlaub erreichbar sind.