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DVR-Nummer: Meldeverpflichtung beim Datenverarbeitungsregister 

Gesetzliche Bestimmungen

1. Was ist die DVR-Nr. (Datenverarbeitungsregisternummer)?

Das Datenverarbeitungsregister ist ein zentrales Register, in das elektronische Datenbanken einzutragen sind. Jedem Auftraggeber wird bei der erstmaligen Registrierung eine siebenstellige Registernummer (DVR-Nr.) zugeteilt und mit der Mitteilung über die erfolgte Registrierung bekannt gegeben. Diese DVR-Nr. muss bei Übermittlungen an Betroffene geführt werden (d.h. Angabe auf sämtlichen Schreiben und elektronischen Übermittlungen).

Auftraggeber, die nur Standardanwendungen durchführen, erhalten keine DVR-Nr. und sind daher auch nicht verpflichtet, eine solche im Verkehr mit den Betroffenen zu führen. Sie müssen jedoch bei Übermittlungen und Mitteilungen an Betroffene ihre Identität in geeigneter Weise offen legen. Die Verletzung dieser Offenlegungspflicht bzw das Unterlassen der Führung der Registernummer ist mit Verwaltungsstrafe bis EUR 10.000,-- bedroht.

2. Wen trifft die Meldepflicht?

Nach den Bestimmungen des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG 2000) muss jeder Auftraggeber vor der Aufnahme einer Datenanwendung eine Meldung an das Datenverarbeitungsregister (eingerichtet bei der Datenschutzbehörde) erstatten, sofern nicht eine Ausnahme von der Meldepflicht besteht. 

"Auftraggeber“ ist jede natürliche oder juristische Person oder Personengemeinschaft, die die Entscheidung trifft, Daten zu verwenden. Wirtschaftstreibende (seien es Einzelpersonen, juristische Personen oder Personengemeinschaften) sind daher Auftraggeber für ihre eigenen Datenanwendungen.

Der Meldepflicht unterliegen nur personenbezogene Daten (das sind Angaben über Betroffene, deren Identität bestimmt oder bestimmbar ist). Dieser Begriff wird weit verstanden und umfasst sämtliche Informationen über natürliche oder juristische Personen. Dabei ist es unerheblich, ob private, berufliche oder wirtschaftliche Informationen, Eigenschaften, Kenntnisse oder physiologische Merkmale betroffen sind. 

3. Welchen Inhalt muss die Meldung haben?

Im Wesentlichen sind neben dem Namen und der Anschrift des Auftraggebers sowie dessen rechtlicher Befugnis der Zweck der Datenanwendung (z.B. Rechnungswesen und Logistik, Mitgliederverwaltung), die Betroffenenkreise (z.B. Kunden, Mitglieder), die verarbeiteten Datenarten (z.B. Name, Anschrift) und die Kreise der Übermittlungsempfänger (z.B. Rechtsvertreter, Vertragspartner) der Datenanwendung anzugeben.

Die Meldung ist elektronisch über die Internetanwendung "DVR-Online“ zu erstatten, welche über das Unternehmensserviceportal oder das Bürgerserviceportal abgerufen werden kann. Nähere Informationen zum elektronischen Meldeverfahren enthält das Infoblatt "Datenverarbeitungsregister-Verordnung 2012“.

Folgende wirtschaftsrelevante Musteranwendungen der Standard- und Muster-Verordnung 2004, BGBl II Nr. 312/2004 unterliegen einer vereinfachten Meldung:

  • MA 001 Personentransport und Hotelreservierungen
  • MA 002 Zutrittskontrollsysteme
  • MA 003 Kfz-Zulassungen durch beliehene Unternehmen  

4. Ausnahmen von der Meldepflicht

Nicht meldepflichtig sind insbesondere Datenanwendungen, die ausschließlich veröffentlichte Daten enthalten (z.B. veröffentlichte Bilanzdaten, Firmenbuchdaten, Grundbuchdaten) und Datenanwendungen, die einer Standardanwendung entsprechen.

Folgende wirtschaftsrelevante Standardanwendungen enthält die Standard- und Muster-Verordnung 2004, BGBl II. Nr. 312/2004:

  • SA 001 Rechnungswesen und Logistik
  • SA 002 Personalverwaltung für privatrechtliche Dienstverhältnisse
  • SA 003 Mitgliederverwaltung
  • SA 007 Verwaltung von Benutzerkennzeichen
  • SA 022 Kundenbetreuung und Marketing für eigene Zwecke
  • SA 032 Videoüberwachung (für bestimmte Bereiche, z.B. Bank, Juwelier, Trafik, Tankstelle, Rechenzentren, Parkgaragen – Näheres s. Merkblatt „Videoüberwachung
  • SA 033 Datenübermittlung im Konzern 
  • SA 037 Melde- und Kontrollsysteme zur Bekämpfung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung

5. Wann darf eine meldepflichtige Datenanwendung aufgenommen werden?

Grundsätzlich darf jede meldepflichtige Datenanwendung unmittelbar nach Abgabe der Meldung beim Datenverarbeitungsregister aufgenommen werden. Folgende Datenanwendungen dürfen jedoch erst nach der Vorabkontrolle durch die Datenschutzbehörde aufgenommen werden: Datenanwendungen, die

  1. sensible Daten (z.B. Gesundheitsdaten) enthalten oder
  2. strafrechtlich relevante Daten enthalten oder
  3. die Auskunftserteilung über die Kreditwürdigkeit der Betroffenen zum Zweck haben oder
  4. in Form eines Informationsverbundsystems durchgeführt werden sollen. 
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