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Datenschutzrechtliche Auskunftspflicht des Auftraggebers

Auskunftsrecht über zu verarbeitete Daten

Das Datenschutzgesetz 2000 (DSG 2000) räumt einem Betroffenen (also einer natürlichen oder juristischen Person oder Personengemeinschaft, deren Daten verwendet werden) ein Auskunftsrecht über alle zu seiner Person verarbeiteten Daten ein. 

Wem steht ein Auskunftsanspruch zu?

Jede natürliche oder juristische Person oder Personengemeinschaft, deren Daten automationsunterstützt oder in manuell geführten Dateien verarbeitet werden, kann Auskunft über die verarbeiteten Daten verlangen (Auskunftswerber). Allerdings muss der Auskunftswerber seine Identität nachweisen und er muss auch in zumutbarem Ausmaß am Auskunftsverfahren mitwirken, um ungerechtfertigten und unverhältnismäßigen Aufwand hierfür zu vermeiden. 

Wer muss die Auskunft erteilen?

Nur der Auftraggeber (also jene natürliche oder juristische Person, Organ einer Gebietskörperschaft oder deren Geschäftsapparat, die die Entscheidung treffen, Daten für einen bestimmten Zweck zu verwenden, selbst wenn die Verwendung durch einen Dritten, also einen Dienstleister durchgeführt wird und dieser Dienstleister die Entscheidung über die Datenverwendung zum Zweck der Auftragserfüllung trifft) hat dem Auskunftswerber Auskunft zu geben. (Hat sich der Auftraggeber (im Sinn von "Werkbesteller“) allerdings die Entscheidung ausdrücklich vorbehalten, welche Daten zur Herstellung des Werkes verwendet werden und verstößt der Auftragnehmer/Dienstleister gegen diesen Vorbehalt bzw. hat der "Werkbesteller“ aufgrund von Rechtsvorschriften oder Verhaltensregeln über die Datenverwendung eigenverantwortlich zu entscheiden, wird der Dienstleister zum datenschutzrechtlichen Auftraggeber)

Ab dem Zeitpunkt der Kenntnis von einem Auskunftsverlangen darf der Auftraggeber vier Monate lang (bei einem Beschwerdeverfahren vor der Datenschutzbehörde bis zu dessen rechtskräftigem Abschluss) Daten des Auskunftswerbers nicht mehr vernichten! Diese Frist gilt nicht, wenn einem Löschungs- oder Widerspruchsantrag des Auskunftswerbers zu entsprechen ist.

Wird ein Auskunftsbegehren irrtümlich an einen Dienstleister gerichtet, hat dieser das Begehren unverzüglich an den Auftraggeber zu übermitteln, der dem Auskunftsbegehren innerhalb der entsprechenden Frist (siehe unten) nachkommen muss. DemAuskunftswerber ist vom Dienstleister mitzuteilen, dass im Auftrag des Dienstleisters keine Datenverwendung erfolgt.

Wie muss die Auskunft verlangt werden?

Grundsätzlich ist das Auskunftsbegehren schriftlich an den Auftraggeber zu richten, mit dessen Einverständnis genügt aber auch die mündliche Form. Der Auskunftswerber muss seine Identität in geeigneter Form nachweisen. In der Praxis wird die Kopie eines amtlichen Lichtbildausweises vorgelegt.

Was hat die Auskunft zu umfassen?

  • Alle den Auskunftswerber betreffende verarbeiteten Daten,
  • die Informationen über ihre Herkunft,
  • allfällige Übermittlungsempfänger(kreise),
  • den Datenverwendungszweck,
  • die Rechtsgrundlagen der Datenverwendung 

in allgemein verständlicher Form. Über Verlangen des Auskunftswerbers sind auch Namen und Adresse von Dienstleistern bekannt zu geben, wenn diese mit der Datenverarbeitung beauftragt sind. 

Wie hat die Auskunft zu erfolgen?

Grundsätzlich hat auch die Auskunft schriftlich erteilt zu werden, allerdings kann mit Einverständnis des Auskunftswerbers die Auskunft auch mündlich mit der Möglichkeit der Einsichtnahme und der Abschrift oder Ablichtung gegeben werden.

Liegen zur Person des Auskunftswerbers keine Daten vor, muss dieser Umstand bekannt gegeben werden (sogenannte Negativauskunft). 

Kann die Auskunft auch verweigert werden?

Nur wenn es zum Schutz des Auskunftswerbers aus besonderen Gründen notwendig ist oder überwiegende berechtigte Interessen des Auftraggebers oder eines Dritten (insbes. auch überwiegende öffentliche Interessen) entgegenstehen, darf die Auskunft verweigert werden. Sie kann auch verweigert werden, wenn der Betroffene am Verfahren nicht ordnungsgemäß mitwirkt oder den Kostenersatz (siehe unten) nicht geleistet hat. 

Innerhalb welcher Frist hat die Auskunft erteilt/verweigert zu werden?

Innerhalb einer Frist von acht Wochen nach Eintreffen des Auskunftsbegehrens muss die Auskunft erteilt werden bzw. schriftlich begründet werden, warum die Auskunft nicht/nicht vollständig erteilt wird. 

Muss die Auskunftserteilung kostenlos erfolgen?

Bezieht sich die Auskunft auf Daten aus aktuellen Datenbeständen einer Datenanwendung, so hat dies unentgeltlich zu geschehen, vorausgesetzt der Betroffene hat in diesem Jahr des Auskunftsverlangens noch keinen solchen Antrag an den Auftraggeber (zum selben Aufgabengebiet) gestellt. Ansonst kann der Auftraggeber einen pauschalierten Kostenersatz von EUR 18,89 verlangen, von dem nach oben sogar abgewichen werden darf, wenn die tatsächlichen Kosten höher gewesen sein sollten. War allerdings die Datenverwendung rechtswidrig oder hat die Auskunft zu einer sonstigen Richtigstellung der Daten geführt, muss der Auftraggeber einen schon eingehobenen Kostenersatz (unabhängig von allfälligen Schadenersatzansprüchen) zurückzahlen. 

Wo kann der Auskunftswerber seine Ansprüche auf Auskunftserteilung durchsetzen?

Falls der Auskunftswerber behauptet, dass sein Anspruch auf Auskunftserteilung verletzt worden ist, kann er zur Durchsetzung dieses Anspruches einen Antrag an die  Datenschutzbehörde stellen (soweit sich das Auskunftsbegehren nicht auf die Verwendung von Daten für Akte der Gesetzgebung oder der Gerichtsbarkeit bezieht). Allerdings hat der Auskunftswerber dafür nur ein Jahr Zeit, gerechnet ab dem Zeitpunkt, ab dem ihm die gänzliche/teilweise Auskunftsverweigerung des Auftraggebers zur Kenntnis gelangt ist (nach drei Jahren erlischt das Beschwerderecht jedenfalls).  

Hinweis: Zum Auskunftsrecht bei Videoüberwachungen siehe das Infoblatt „Videoüberwachung“.

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