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Datenverarbeitungsregister-Verordnung 2012

Meldung an das Datenverarbeitungsregister

Nach den Bestimmungen des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG 2000) muss jeder Auftraggeber vor der Aufnahme einer Datenanwendung eine Meldung an das Datenverarbeitungsregister (eingerichtet bei der Datenschutzbehörde) erstatten, sofern nicht eine Ausnahme von der Meldepflicht besteht (s. Infoblatt DVR-Nummer: Meldeverpflichtung beim Datenverarbeitungsregister).  

Elektronisches Meldeverfahren seit 1. September 2012

Mit In-Kraft-Treten der Datenverarbeitungsregister-Verordnung 2012 am 1. September 2012 wurde das Verfahren zur Meldung von Datenanwendungen umgestellt. Seit diesem Datum müssen grundsätzlich sämtliche Meldungen in elektronischer Form über die neue Anwendung „DVR-Online“ erstattet werden. Nur in Ausnahmefällen wie bei einer längeren Störung des Systems oder bei manuellen Dateien ist weiterhin ein alternativer Zugang (z.B. Email, Telefon) zum Datenverarbeitungsregister vorgesehen.  

Um Zugriff auf diese Anwendung zu erlangen, ist eine Anmeldung beim Unternehmensserviceportal (www.usp.gv.at) oder beim Bürgerserviceportal (www.help.gv.at) erforderlich (vgl. DVR-Online). 

Die bewährten Formblätter „Angaben zum Auftraggeber“, „Meldung einer Datenanwendung“, Meldung einer Musteranwendung“ und „Allgemeine Angaben zu ergriffenen Datensicherheitsmaßnahmen“ stehen im DVR-Online weitgehend unverändert weiterhin zur Verfügung. Zusätzlich ist der Meldung der Nachweis der Befugnis für die Ausübung der Tätigkeit des Auftraggebers bzw. soweit eine solche nicht erforderlich ist, eine diesbezügliche Begründung beizugeben. Entsprechende Dokumente können per Upload ins DVR-Online eingebracht werden.  

Eine gewisse Erleichterung ist für die Teilnahme an einem registrierten Informationsverbundsystem vorgesehen, indem der Auftraggeber den Inhalt der Meldung eines bereits registrierten Auftraggebers zum Teil übernehmen kann.

Bereits vor 1. September 2012 registrierte Datenanwendungen und Informationsverbundsysteme wurden automatisiert ins neue System übernommen.

Prüfung und Eintragung

Nicht vorabkontrollpflichtige Datenanwendungen werden nur mehr automationsunterstützt auf ihre Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Vorabkontrollpflichtige oder zulässigerweise nicht über DVR-Online eingebrachte Meldungen werden auf etwaige Mängel (z.B. fehlende oder unrichtige Angaben) geprüft und allenfalls ein Verbesserungsauftrag erteilt.

Die Eintragung hat grundsätzlich unverzüglich zu erfolgen, sobald das Prüfungsverfahren die Zulässigkeit der Registrierung ergeben hat bzw. spätestens innerhalb von zwei Monaten nach Einlangen der Meldung, wenn von der Datenschutzbehörde kein Verbesserungsauftrag erteilt wurde. Wurde ein solcher erteilt und die Verbesserungen vollständig und fristgerecht behoben, ist die Datenanwendung ebenfalls unverzüglich zu registrieren. Über die Registrierung wird der Auftraggeber von der Datenschutzbehörde informiert.  

Einsichtnahme ins Datenverarbeitungsregister

Das Datenverarbeitungsregister ist grundsätzlich öffentlich über DVR-Online einsehbar. Dies betrifft auch allfällige Auflagen für die Vornahme einer Datenanwendung. Nicht einsehbar sind allerdings Datensicherheitsmaßnahmen. In den Registrierungsakt können nur Betroffene Einsicht nehmen, und dies nur dann, wenn dem nicht überwiegende schutzwürdige Interessen des Auftraggebers oder anderer Personen entgegenstehen.  

Übertragung der DVR-Nr. bzw. von Meldungen

Grundsätzlich (Ausnahme: Auftraggeber, die nur Standardanwendungen durchführen) wird jedem Auftraggeber bei der erstmaligen Registrierung eine siebenstellige Registernummer (DVR-Nr.) zugeteilt und mit der Mitteilung über die erfolgte Registrierung bekannt gegeben. Diese DVR-Nr. kann an den Rechtsnachfolger eines registrierten Auftraggebers übertragen werden, wenn der Rechtsvorgänger jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten in der Auftraggebereigenschaft eingestellt hat.

Alternativ kann der Rechtsnachfolger auch nur einzelne oder alle registrierten Meldungen des Rechtsvorgängers übernehmen, wenn er innerhalb von sechs Monaten nach Wirksamkeit der Rechtsnachfolge eine entsprechende Erklärung bei der Datenschutzbehörde abgibt, in der die Nachfolge in die zum Betrieb der Datenanwendung berechtigende Rechte glaubhaft zu machen ist. 

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