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Elektronische Zustellung

Änderung des Zustellgesetzes und des E-Government-Gesetzes

Recht auf elektronischen Verkehr

Im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung soll die Kommunikation auf elektronischem Weg zwischen Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen mit Behörden weiter ausgebaut werden. Ab dem 1.1.2020 wird laut E-Government-Gesetz daher das "Recht auf elektronischen Verkehr" für jene Angelegenheiten, die in Gesetzgebung Bundessache sind, eingeführt. Der elektronische Verkehr umfasst auch die elektronische Zustellung (E-Zustellung). Es kann somit eine elektronische Zustellung seitens der Behörden eingefordert werden. Ausgenommen sind Angelegenheiten, die nicht geeignet sind, elektronisch besorgt zu werden.

Pflicht zur Teilnahme an der E-Zustellung für Unternehmen

Das Recht auf elektronischen Verkehr ist jedoch auch mit einer Verpflichtungskomponente für Unternehmen verknüpft. Unternehmen sind spätestens mit 1.1.2020 verpflichtet, an der elektronischen Zustellung teilzunehmen. Ausgenommen sind nur jene Unternehmen, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind.

Die Pflicht zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung für Unternehmen gilt grundsätzlich bereits seit dem 1.12.2018. Ab 1. Dezember 2019 wird das sog. Teilnehmerverzeichnis (Verzeichnis über alle Teilnehmer der elektronischen Zustellung) zur Ermittlung der elektronischen Adressierbarkeit für behördliche Zustellungen herangezogen. Ab diesem Zeitpunkt ist mit elektronischen Zustellungen seitens der Behörden in das Anzeigemodul zu rechnen. 

Um elektronische Zustellungen zu empfangen, können sich Unternehmen bis 1.12.2019 direkt bei einem Zustelldienst zur elektronischen Zustellung registrieren. Ab 1.12.2019 erfolgt die Registrierung ausschließlich im Unternehmerserviceportal.

Für die „Nicht-Teilnahme“ an der elektronischen Zustellung sind derzeit keine Sanktionen vorgesehen. Sofern keine elektronische Zustellmöglichkeit vorliegt, wird die versendende Behörde eine postalische Zustellung vornehmen.

Unzumutbarkeit der E-Zustellung

  • Die Teilnahme an der elektronischen Zustellung ist von vornherein (also auch nach dem 1.1.2020) unzumutbar, wenn das Unternehmen nicht über die dazu erforderlichen technischen Voraussetzungen oder über keinen Internet-Anschluss verfügt. Die erforderliche technische Voraussetzung fehlt etwa, wenn keine internetfähige Hardware im Unternehmen verfügbar ist.
  • Weiters ist die Teilnahme bis 31.12.2019 unzumutbar, wenn das Unternehmen noch nicht Teilnehmer des USP ist sowie bei Fehlen elektronischer Adressen zur Verständigung im Sinne des Zustellgesetzes. 

Widerspruchsmöglichkeit

Unternehmen können der Teilnahme an der elektronischen Zustellung bis 1.1.2020 widersprechen. Dieser Widerspruch verliert jedoch mit 1.1.2020 seine Wirksamkeit, ausgenommen für jene Unternehmen, die wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind.

Der Widerspruch für registrierte Unternehmen erfolgt durch die Abmeldung des Unternehmens vom Teilnehmerverzeichnis und somit der elektronischen Zustellung. Nicht registrierte Unternehmen widersprechen dahingehend, indem sie sich erst gar nicht für die elektronische Zustellung anmelden. Diese Unternehmer werden wie bisher auf dem Postweg kontaktiert.

Teilnehmerverzeichnis

Um die vollständige Erreichbarkeit aller potentiellen Empfänger sicherzustellen wird ein Teilnehmerverzeichnis sämtlicher Zustellsysteme eingeführt. Das Teilnehmerverzeichnis wurde am 28.5.2019 kundgemacht (BGBl. II Nr. 140/2019) und bildet ab „Produktivsetzung“ der elektronischen Zustellung (1.12.2019) das Verzeichnis aller Personen, die elektronische Zustellungen empfangen, ab.

Ab Juni 2019 werden bestimmte Unternehmer automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen:

  • FinanzOnline-Teilnehmer, die nicht auf die elektronische Zustellung nach der BAO verzichtet haben und Unternehmer im Sinne des § 3 Z 20 Bundesstatistikgesetz 2000 sind, werden ab 1.7.2019 automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übermittelt. Die Unternehmer gelten dann als angemeldete Teilnehmer des Teilnehmerverzeichnisses.
  • Ebenso sind die Teilnehmer am Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) automationsunterstützt bis auf Widerspruch des Teilnehmers an das Teilnehmerverzeichnis zu übermitteln. Diese Personen gelten dann als angemeldete Teilnehmer des Teilnehmerverzeichnisses. ERV-Teilnehmer können eine Weiterleitung in den ERV konfigurieren. 
  • Per 1.12.2019 werden Kunden der elektronischen Zustelldienste automationsunterstützt in das Teilnehmerverzeichnis aufgenommen und gelten als angemeldete Teilnehmer.

Unternehmer, die automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen werden, erhalten eine Information über ihre Übernahme (Benachrichtigung in der Databox von FinanzOnline) und können ab diesem Zeitpunkt ihre Registrierungsinformationen am Teilnehmerverzeichnis überprüfen und gegebenenfalls anpassen (z.B. E-Mail-Adressen für Benachrichtigungen, De-/Aktivierung der Weiterleitung in den ERV, etc.).

Sollte in FinanzOnline keine E-Mail-Adresse hinterlegt sein oder wurde auf die elektronische Zustellung gemäß BAO verzichtet, dann können diese Teilnehmer nicht automatisch übernommen werden, da die verpflichtende Verständigung über neue Nachrichten nicht möglich wäre. Diese Teilnehmer werden dazu motiviert, eine Registrierung zur elektronischen Zustellung vorzunehmen.

Anzeigemodul "Mein Postkorb" im Unternehmensserviceportal

Unternehmer können über das Unternehmensserviceportal auf ihre elektronischen Zustellstücke, die von Behörden übermittelt wurden, zugreifen. Um den Empfängern eine einheitliche Übersicht der für sie bereitgehaltenen elektronischen Zustellstücke zu ermöglichen, wurde ein kostenloses elektronisches Postfach eingeführt. Die zentrale Anzeige und Abholung von Zustellungen erfolgt im angemeldeten Bereich des USP in der Anwendung „Mein Postkorb“.

Das Anzeigemodul hat den Empfänger unverzüglich davon zu verständigen, dass ein Dokument für ihn zur Abholung bereitliegt. Diese elektronische Verständigung ist an die dem Teilnehmerverzeichnis bekanntgegebene elektronische Adresse des Empfängers zu versenden.

Erledigungen der Finanzbehörden gemäß der Bundesabgabenordnung (BAO) werden weiterhin in FinanzOnline zugestellt und zusätzlich zur Information über das Anzeigemodul angezeigt.

Zur Nutzung des Anzeigemoduls „Mein Postkorb“ muss das Unternehmen über ein USP-Konto und zumindest einen USP-Anwender mit der Rolle „Postbevollmächtigter“ verfügen.

Wer darf in das Anzeigemodul zustellen?

In das Anzeigemodul dürfen ausschließlich Behörden und Verantwortliche des öffentlichen Bereichs zustellen bzw. zusenden. Die Zusendung von Dokumenten im Auftrag von Privaten soll ab 1.12.2019 nicht mehr Leistungsgegenstand von elektronischen Zustelldiensten sein.

Weiterführende Informationen

Das Bundesministerium für Wirtschaftsstandort und Digitalisierung veröffentlicht auf seiner Homepage laufend weitere Informationen zur elektronischen Zustellung.

Stand: