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Unternehmens-Daten richtig sichern

Datensicherheit gehört zu den Pflichtaufgaben für Unternehmer/innen. Auf diese Faktoren müssen Sie beim Back-up achten

Datensicherheit gehört zu den Pflichtaufgaben für Unternehmer/innen. Auf diese Faktoren müssen Sie beim Back-up achten

Was ist eigentlich ein Daten-Back-up?

Neben grundlegenden Security-Elementen wie Virenscanner und Firewall gehört ein Back-up zu den Pflichtaufgaben jeder Unternehmerin und jedes Unternehmers. Die Datensicherung, kurz Backup, übernimmt diese Aufgabe und stellt im Falle eines Hardware-Defekts oder Datenverlustes ein Medium zur Wiederherstellung der Daten bereit.

Der Gesetzgeber verlangt dabei, dass auf den gegenwärtigen Stand der Technik Rücksicht genommen wird. Back-up ist also Pflicht und nicht bloß eine Option.

Wovor schützt mich ein Back-up?

In erster Linie schützt ein Back-up vor dem Verlust der Daten. Ein Hardware-Defekt kann durch Neukauf einfach wieder behoben werden, aber die auf dem Gerät enthaltenen Daten sind ohne Datensicherung verloren. Durch ein Back-up kann eine aus Versehen gelöschte oder geänderte Datei bzw. ein ganzer Datenstamm seit der letzten Sicherung wiederhergestellt werden.

Problematisch wird der Fall, wenn der Fehler zu spät entdeckt wird und eine geänderte Datei bereits durch das nächste Back-up gesichert wurde. Daher empfiehlt sich eine Sicherung auf unterschiedliche Backup-Medien und/oder in unterschiedlichen Versionen (z. B. Mo, Di, Mi ...).
Dies ermöglicht, auch mehrere Tage/Wochen alte Versionen einer Datei wiederherzustellen. Eine derartige Sicherungsroutine und wird in der Regel von einer Backup-Software verwaltet.

1. Welche Arten von Back-up gibt es?

Da ein Back-up sinnvollerweise täglich erfolgen sollte, empfiehlt sich der Einsatz einer eigenen Backup-Software. Dieses Programm übernimmt nach definierten Zeitfenstern die Sicherung der Daten und überspielt diese auf ein externes Datenmedium.

Hier unterscheidet man zwischen verschieden Back-up Varianten:

  • Vollständiges Back-up
    Alle Daten oder alle definierten Daten (z. B. Ordner „Meine Daten“) werden gesichert.
    ⇒ Großer Speicherbedarf, lange Sicherungsdauer
  • Inkrementelles Back-up/Teil-Back-up
    Nur die seit der letzten Datensicherung geänderten Daten werden gesichert.
    ⇒ Kleiner Speicherbedarf, kürzere Sicherungsdauer
  • Image
    Ein 1:1 Abbild einer bestehenden Installation
    ⇒ Gut geeignet um ein Grundsetup schnell wiederherzustellen 

In der Praxis hat sich eine Mischversion bewährt, wobei z. B. an Wochentagen ein Teil-Back-up und jeweils am Wochen-/Monatsende ein vollständiges Back-up erstellt wird.

2. Welche Daten soll ich sichern?

Um Zeit und Speicherplatz zu optimieren werden in der Regel nur benutzererstellte Daten gesichert und Standard-Programme wie Windows, Office etc. von der DVD installiert.

Bitte achten Sie auch auf Benutzer-spezifische Konfigurations-Dateien, die häufig vergessen werden. Dies sind z. B.:

  • Konfigurations-Dateien
  • Passwort-Dateien (z. B. im Browser gespeicherte Passwörter)
  • Outlook E-Mail- und Kalender-Dateien (z. B. outlook.pst)
  • Weitere Einstellungen und Zugänge (WLAN Keys ...)

3. Geeignete Backup-Medien – Worauf soll ich sichern?

Es gibt mittlerweile eine Reihe von externen Speicher-Lösungen, die je nach Anforderung mehr oder weniger Leistung und Speicherbedarf bieten. Daher ist in erster Linie der zu erwartende Speicherbedarf ausschlaggebend und das richtig Medium auszuwählen.

Übersicht über Back-up-Datenträger/Medien:

  • USB Stick: einfach und günstiger Einstieg in die Datensicherung, kleine Kapazität
  • DVD, BluRay, optische Medien: einfach und günstig, kleine Kapazität und empfindlich gegen Kratzer, begrenzte Haltbarkeit
  • Externe Festplatte: einfach & günstig, große Kapazität
  • Bandlaufwerke: professionelle Lösungen, kostengünstig
  • Backup Server: Profi-Lösung für große Unternehmen
  • Online Backup: neue Lösung, externe Aufbewahrung (mehr dazu weiter unten)

Bedenken Sie bitte auch, dass Datenträger nicht ewig haltbar sind und regelmäßig getauscht werden sollten und dabei auch verschiede Medien zum Einsatz kommen sollten (je Tag eine externe Festplatte, Band ...).

Da der Speicherbedarf von PC und Server-System immer größer wird, kann das Thema Sicherung auch ein Platz- bzw. ein zeitliches Problem darstellen. In der Regel werden größere Sicherungen in der Nacht durchgeführt, um durch einen Sicherungsprozess nicht bei der täglichen Arbeit gestört zu werden (Performance, Zugriffsrechte ...).

4. Ist Online Back-up eine Alternative?

Eine neue und praktische Lösung für Datensicherung sind sogenannte Online Back-up-Dienste. Dabei werden die zu sichernden Daten über eine Internet-Verbindung an einen externen Serviceanbieter (Provider) gesendet und dort für Sie gesichert.

Ein auf dem PC installiertes Programm übernimmt dabei die Steuerung das Back-up und sichert Schritt für Schritt mehrmals täglich Ihre Daten auf einen Server im Internet. Im Falle eines Rückspielens der Daten werden diese über Benutzernamen und Passwort wieder auf Ihren Rechner zurück gespeichert.

Online Back-up-Dienste sollten idealerweise von einem Anbieter im selben Land bezogen werden (bessere Performance, rechtlich greifbar) und auf jeden Fall über gute Verschlüsselung der Daten verfügen.

5. Daten Notfall-Übung oder: Soll ich das Back-up testen?

Ein wichtiger Punkt ist auch das Testen der Datensicherung sowie regelmäßige Notfallübungen. Denn im Falle eines Datenverlusts wird es meist sehr hektisch und je länger der Ausfall dauert, umso kostenintensiver kann das Problem werden. Daher empfiehlt sich auch in regelmäßigen Abständen die Wiederherstellung einer Datensicherung ("Restore") zu üben und die erforderlichen Informationen idealerweise in einem Notfallpaket bereit zu legen.

Punkte, die dabei überprüft werden sollten:

  • Sind die gesicherten Daten auch wiederherstellbar?
  • Funktioniert der Datenträger noch?
  • Wurde das Back-up vollständig erledigt? (Zeit od. Berechtigungen ...)
  • Sind evtl. notwendige Lizenzen/Keys für Software griffbereit?
  • Sind notwendige Installations-/Notfall-DVDs erstellt und griffbereit?
  • Ist eine Notfallnummer einer Support Service Line verfügbar?
  • Administrations Passwörter, Back-up Passwörter?

6. Welche Aufbewahrung des Back-up Mediums ist sicher?

Es scheint zwar praktisch, das Back-up Medium gleich neben dem gesicherten Gerät liegen zu lassen, doch hat sich in der Praxis dies oft als fataler Fehler erwiesen. Bedenken Sie, dass im Falle einer Naturkatastrophe wie z.B. Hochwasser oder Brand Ihre Hardware gemeinsam mit der Datensicherung zerstört würde.

Weiters sind Back-up-Medien hinsichtlich der darauf gespeicherten Daten ein sensibler Datenträger. Bei Verlust oder Diebstahl hätten eventuell dritte Personen Zugriff auf all Ihre gesicherten Daten.

Daher ist es empfehlenswert, Ihre Datensicherung auch in einem brandsicheren Safe zu deponieren bzw. die Datensicherung auch örtlich getrennt aufzubewahren. Weiters sollte Ihre Datensicherung verschlüsselt und passwortgesichert erfolgen, um im Falle einen Verlust/Diebstahls diese gegen Zugriff dritter Personen zu schützen.