Die Gelangensbestätigung

Seit Jänner 2014 werden österreichische Erwerber mit dem Ersuchen um Ausstellung von Unterlagen konfrontiert, durch die sie den Erhalt einer Warensendung aus Deutschland bestätigen sollen. Begründet wird dies durch die Änderung der deutschen Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung.

Die DEUTSCHE Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung regelt mit §17 a die Nachweisführung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Nur wenn die strengen formalen Erfordernisse der Verordnung erfüllt sind, liegt für das deutsche Unternehmen eine steuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferung vor. Diese Durchführungsverordnung brachte für deutsche Unternehmen einige Veränderungen mit sich, die natürlich auch Auswirkungen auf den österreichischen Erwerber haben können.

Der deutschen Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung unterliegen ausschließlich in Deutschland ansässige Unternehmen, die innergemeinschaftliche Lieferungen tätigen, sowie Unternehmen aus anderen (Mitglieds-)Staaten, wenn sie auch in Deutschland steuerlich veranlagt sind und mit ihrer deutschen Umsatzsteueridentifikationsnummer innergemeinschaftliche Lieferungen durchführen.

Gelangensbestätigung

Mit der Gelangensbestätigung, bestätigt der österreichische Erwerber dem deutschen Lieferer, dass er die vertragsgegenständliche Ware auch erhalten hat.

Beachten Sie bitte, dass die Gelangensbestätigung ausschließlich als Nachweis für in DEUTSCHLAND ansässige bzw. steuerlich veranlagte Lieferer dient, die mit ihrer deutschen Umsatzsteueridentifikationsnummer innergemeinschaftliche Lieferungen tätigen.

Wann wird ein deutscher Lieferant von einem österreichischen Erwerber die Ausstellung der Gelangensbestätigung wünschen?

Grundsätzlich wird er den Wunsch dann äußern, wenn ihm kein anderer gültiger Nachweis vorliegt. Nachstehend einige Anwendungsfälle, wobei diese Liste keinesfalls als vollständig angesehen werden darf:

• Bei Beförderungen (Lieferungen durch das deutsche Unternehmen mit eigenem Transportmittel oder Selbstabholung durch das österreichische Unternehmen mit eigenem Transportmittel)
• Wenn der vereinbarte Lieferort in Deutschland liegt und der weitere Transport nach Österreich vom österreichischen Erwerber veranlasst wird. Der deutsche Lieferant verfügt somit über keinen Frachtbrief oder Tracking and Tracing-Protokoll.
• Wenn der Frachtbrief nicht den Formvorschriften entspricht.

Hinweis zum Frachtbrief (CMR) als Versendungsnachweis in Deutschland:
Ein Frachtbrief kann vom deutschen Lieferer als Nachweis der steuerbefreiten innergemeinschaftlichen Lieferung herangezogen werden. Dies wird in der Praxis jedoch kaum von Bedeutung sein, da er um Nachweischarakter zu erlangen, auch die Unterschrift des Warenempfängers (Feld 24) tragen muss. Der CMR-Frachtbrief muss darüber hinaus vom Auftraggeber des Spediteurs, also vom Versender und natürlich auch vom Frachtführer unterschrieben sein. Da es kaum Frachtbriefe gibt, die diesen Anforderungen entsprechende Angaben enthalten, kam der Gelangensbestätigung größere Bedeutung zu.

Form der Gelangensbestätigung

Wie bereits erwähnt, ist die Gelangensbestätigung einer der Belegnachweis, mit denen die Voraussetzungen der Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung nachgewiesen werden kann.  Diese Nachweise müssen für die Steuerverwaltung eindeutig und leicht nachprüfbar sein. 

Neu ist, dass die Gelangensbestätigung als Sammelbestätigung für Erwerbe innerhalb eines Quartals abgegeben werden kann. Es gibt keine Formvorschriften und keinen Formularzwang. Die Gelangensbestätigung kann in jeder Form, auch zusammengesetzt aus mehreren Dokumenten ausgestellt werden. Es müssen allerdings die geforderten Angaben leicht nachprüfbar und eindeutig sein. 

Sie muss vom Abnehmer oder von seinem Beauftragten (z.B. Lagerhalter) unterschrieben sein. Die Gelangensbestätigung kann elektronisch übermittelt werden. Dies kann z.B. per E-Mail mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des elektronischen Datenaustauschs (EDI) erfolgen.

Das deutsche Bundesministerium der Finanzen hielt in einem Schreiben fest, dass eine wirksame elektronische Übermittlung auch dann möglich ist, wenn der Ort der elektronischen Übermittlung nicht mit dem Ort des Gelangens des Liefergegenstands im übrigen Unionsgebiet (= Lieferort) übereinstimmt.

Eine auf elektronischem Weg erhaltene Gelangensbestätigung kann vom deutschen Lieferer für umsatzsteuerliche Zwecke auch in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Wenn die Gelangensbestätigung per E-Mail übermittelt wird, so ist diese Mail gleichfalls zu archivieren, auch wenn sie für umsatzsteuerliche Zwecke ausgedruckt wurde. Dies ist nach Ansicht des deutschen Bundesministeriums der Finanzen notwendig, um den Nachweis der Herkunft des Dokuments vollständig führen zu können.   

Inhalt der Gelangensbestätigung

• Name und Anschrift des Abnehmers
• Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer, wenn der Liefergegenstand ein Fahrzeug ist.
• Angabe von Ort und Monat (nicht Tag) des Endes der Beförderung oder Versendung, d.h. des Erhalts des Gegenstands im Gemeinschaftsgebiet. Dies gilt auch, soweit der Abnehmer die Ware selbst abholt und befördert. D.h., in dem Fall muss er im Nachhinein nicht nur - wie jetzt - bei Abholung die Bestätigung abgeben.
• Ausstellungsdatum der Bestätigung
• Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten. 

Die Gelangensbestätigung kann auch in englischer oder französischer Sprache abgefasst werden; andere Sprachfassungen bedürfen einer Übersetzung.

Hinweis für österreichische Speditions-, Logistik- und Transportunternehmen:
Es ist allen österreichischen Speditions-, Logistik- und Transportunternehmen dringend davon abzuraten, ihren deutschen Auftraggebern eine Zusage oder gar Bestätigung zur Beschaffung dieser Gelangensbestätigung abzugeben, da dies weder in ihrem direkten Einflussbereich liegt noch zu ihren unmittelbaren Pflichten gehört. Darüber hinaus würden sie sich den zivilrechtlichen Ansprüchen ihrer Auftraggeber aussetzen, falls sie die Verpflichtung zur Einholung der Gelangensbestätigung eingehen und diese nicht beibringen können. Die Gelangensbestätigung ist nicht mit der Spediteurbescheinigung vergleichbar!!

Die Gelangensbestätigung ist nicht der einzige Nachweis für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung! Grundsätzlich kennt die deutsche Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung folgende Nachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen:

• Gelangensbestätigung
  ODER
• Versendungsbelege
  ODER
• Tracking and Tracing-Protokolle
  ODER
• (Weiße) Spediteurbescheinigung (für beendete Transporte)
  ODER
• Spediteurversicherung (in Verbindung mit Nachweis des Zahlungseingangs)

Aus dem Schreiben des deutschen Bundesministeriums der Finanzen vom 16.09.2013 - Anlage 1 zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass (zu Abschnitt 6a.4) | Muster einer Gelangensbestätigung im Sinne des § 17a Abs. 2 Nr. 2 UStDV  

Bestätigung über das Gelangen des Gegenstands einer innergemeinschaftlichen Lieferung in einen anderen EU-Mitgliedstaat (Gelangensbestätigung) 

(Name und Anschrift des Abnehmers der innergemeinschaftlichen Lieferung, ggf. E-Mail-Adresse) 

Hiermit bestätige ich als Abnehmer, dass ich folgenden Gegenstand¹⁾ / dass folgender Gegenstand¹⁾ einer innergemeinschaftlichen Lieferung 

(Menge des Gegenstands der Lieferung) 

(handelsübliche Bezeichnung, bei Fahrzeugen zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer)  (Monat und Jahr des Erhalts des Liefergegenstands im Mitgliedstaat, in den der Liefergegenstand gelangt ist, wenn der liefernde Unternehmer den Liefergegenstand befördert oder versendet hat oder wenn der Abnehmer den Liefergegenstand versendet hat) 

(Monat und Jahr des Endes der Beförderung, wenn der Abnehmer den Liefergegenstand selbst befördert hat) 

(Mitgliedstaat und Ort, wohin der Liefergegenstand im Rahmen einer Beförderung oder Versendung gelangt ist)   

erhalten habe / gelangt ist¹⁾. 

(Datum der Ausstellung der Bestätigung) 

(Unterschrift des Abnehmers oder seines Vertretungsberechtigten sowie Name des Unterzeichnenden in Druckschrift)

1) Nichtzutreffendes streichen.

Stand: 01.01.2023