Microsoft Copilot – Der digitale Assistent, der ins Handwerk passt
Microsoft im Vergleich zu ChatGPT: Was ist wofür geeignet?
Lesedauer: 2 Minuten
KI im Büroalltag muss nicht kompliziert sein. Viele Betriebe arbeiten bereits mit Microsoft 365 und genau dort setzt Copilot als smarter Helfer, der Routineaufgaben abnimmt und Zeit spart. Hier zeigen wir, wie Copilot entlastet und wo die Unterschiede zu ChatGPT liegen.
Was ist Microsoft Copilot und warum ist es für Betriebe interessant?
Copilot ist der KI-Assistent von Microsoft. Er steckt direkt in den Programmen, die viele Handwerksbetriebe täglich verwenden: Outlook, Word, Excel, Teams. Das bedeutet: Kein neues Tool, keine zusätzliche Plattform.
Typische Aufgaben, die Copilot abnimmt:
- Angebotsentwürfe in Word erstellen
- E-Mails in Outlook automatisch zusammenfassen oder beantworten
- Protokolle und Aufgaben aus Teams-Besprechungen erzeugen
- Texte vereinfachen oder professioneller formulieren
- Materiallisten oder einfache Tabellen in Excel aufbereiten
Für viele kleine Betriebe ist Copilot dadurch ein "unsichtbarer Büro-Kollege", der Routinearbeit reduziert.
Warum gilt Copilot (Business-Version) als besonders datenschutzsicher?
Für Betriebe ist entscheidend: Kann ich damit sicher Kundendaten verarbeiten? Laut offizieller Microsoft-Dokumentation (siehe Quellen) ist die Antwort "Ja", aber nur bei Business-/Enterprise-Version von Microsoft 365 Copilot.
Diese Version bietet:
- Keine Trainingsnutzung: Eingaben und Ausgaben werden nicht verwendet, um KI-Modelle zu trainieren.
- EU-Datenhaltung: Daten bleiben innerhalb der EU ("EU Data Boundary").
- Volle Integration: Copilot arbeitet innerhalb der Microsoft-365-Umgebung Ihres Unternehmens.
- DSGVO-Konformität: Copilot läuft unter Enterprise Data Protection, d.b. klare Verträge, klarer Rechtsrahmen.
Praxisrelevant: Damit darf Copilot Business z. B. für Kundennamen, Adressen, Fotos, Rechnungen oder Angebote genutzt werden, sofern Microsoft 365 korrekt eingerichtet ist.
Wie steht ChatGPT im Vergleich da?
Die ChatGPT-Versionen für Privatnutzer - genau wie Copilot für Privatnutzer – sind nicht datenschutzsicher für betriebliche Daten.
Das bedeutet:
- Mögliche Nutzung von Daten zur Verbesserung der KI.
- Keine garantierte EU-Datenhaltung.
- Nicht geeignet für personenbezogene Kundendaten oder Betriebsinformationen.
- Sinnvoll für private Nutzung, Alltags-KI oder einfache Kreativaufgaben.
ChatGPT Enterprise hingegen bietet deutlich besseren Schutz:
- Keine Nutzung von Eingaben/Outputs zum Training der KI-Modelle
- Option für Datenresidenz in der EU (muss aktiv eingerichtet werden)
Aber:
- Die EU-Datenhaltung bezieht sich primär auf Speicherung („data at rest“).
- Die Konfiguration muss bewusst aktiviert und überprüft werden.
- Die Integration in den Büroalltag ist nicht so nahtlos wie bei Microsoft Copilot.
Zwischenfazit: ChatGPT Enterprise bietet guten Datenschutz, eignet sich aber eher als Zusatztool für kreative Aufgaben, Social Media, Ideenfindung und komplexe Analysen. Copilot Business ist dagegen die bessere Wahl für tägliche Büroarbeit mit Betriebsdaten (z.B. Angebote, E-Mails, interne Dokumente). Wer beides nutzt, deckt Büroarbeit und kreativen Bereich ab.
Praxisbeispiele für Copilot
1 Schneller auf Kundenanfragen reagieren
Ein Installationsbetrieb nutzt Copilot in Outlook, um Kundenanfragen schneller zu beantworten:
- Kunde schickt eine Anfrage für einen Badumbau.
- Copilot fasst die E-Mail automatisch zusammen.
- Der Betrieb klickt auf „Antwortvorschlag erstellen“.
- Copilot formuliert eine professionelle Antwort inkl. Bitte um Maße/Skizzen.
- Mitarbeiter prüft kurz und sendet ab.
Ergebnis: Weniger Büroaufwand, schnellere Rückmeldung, bessere Kundenkommunikation.
2 Angebote automatisch erstellen
Öffnen Sie eine Word-Angebotsvorlage und geben Sie ein:
"Copilot: Erstelle auf Basis dieser Vorlage ein Angebot für Herrn/Frau XY zur Montage von einer Wärmepumpe."
Copilot erstellt automatisch: Text, Leistungsbeschreibung, Struktur, Übergänge, Format.
Sie prüfen und senden das Angebot ab.
Fazit: Microsoft Copilot ist besonders für kleine und mittlere Betriebe geeignet, weil es direkt im Arbeitsablauf läuft und die Business-Version datenschutzsicher arbeitet. ChatGPT ergänzt das Ganze mit Kreativität und Ideen.
Wenn Sie sensible Betriebs- oder Kundendaten verarbeiten, prüfen Sie immer: Lizenzumfang, Datenhaltung (z.B. EU-Server) sowie Verwaltungs- und Zugriffskontrollen.
Quellen
Microsoft 365 Copilot - Datenschutz und Datenverarbeitung
- "Your data isn’t used to train foundation models […] prompts, responses, and Microsoft Graph data aren’t used to train foundation models"
- EU Data Boundary für europäische Kunden
ChatGPT - Datenverwendung & Enterprise-Datenschutz