EUDR-Leitfaden für den Handel

Schritt für Schritt zur EUDR-Konformität

Schritt 1: Klärung der Betroffenheit

Ist mein Unternehmen überhaupt nach EUDR verpflichtet?

Ob Sie Sorgfaltspflichten der EUDR erfüllen müssen - oder nicht - hängt grundsätzlich von den von Ihnen gehandelten Produkten ab, wie diese auf den europäischen Markt gelangen und welche Rolle Ihr Unternehmen hierbei spielt. Bereits hier gibt es mehrere Voraussetzungen, die erfüllt, und Umstände, die beachtet werden müssen, um nach EUDR verpflichtet zu sein.

Stellen Sie sich hinsichtlich der von Ihnen gehandelten Produkte zunächst die folgenden Fragen:

Frage 1.1 → Handelt mein Unternehmen mit Produkten, die als relevante Erzeugnisse - also als von der EUDR umfasste Produkte - gelten?
Im Anhang I der Verordnung findet sich eine Liste an relevanten Rohstoffen und Erzeugnissen, die unter die EUDR fallen – also für diese "relevant" sind. Als Schlüssel dient hier die Zolltarifnummer bzw. der sogenannte HS-Code. Finden sich Ihre Produkte in der Liste wieder, oder fallen diese in eine Unterkategorie der aufgelisteten relevanten Erzeugnisse, so ist von einer Verpflichtung im Sinne der EUDR auszugehen. Dies gilt allerdings auch nur dann, wenn der Ursprungsrohstoff selbst von der EUDR umfasst ist. So ist beispielsweise Naturkautschuk EUDR-relevant, künstlich hergestellter Kautschuk ist es nicht; Papier als solches ist grundsätzlich relevant, Papier aus Bambusfasern ist es jedoch nicht. Auch bestehen Ausnahmen für recycelte Materialien und gebrauchte Produkte.

Tipp:
Um Ihnen die Suche ein wenig zu erleichtern, stellt die Bundessparte Handel einen Online-Entscheidungsbaum zur Verfügung. Hier finden Sie alle im Anhang I aufgelisteten Erzeugnisse, nach Rohstoffen sortiert: Onlineratgeber zur Ersteinschätzung der Betroffenheit im Sinne der EUDR (EU-Entwaldungsverordnung) (den Link finden Sie auch über die EUDR-Webseite der Bundessparte Handel). Sie können natürlich auch ohne den Onlineratgeber die nachfolgenden Fragen bearbeiten.
Sie kennen die Zolltarifnummer (HS-Code bzw. KN-Code) Ihrer Produkte nicht? Eine Möglichkeit, diese herauszufinden, bietet sich über eine Online-Recherche. Werfen Sie dazu einen Blick in die Kurzanleitung – HS-Code/KN-Code.
Wenn Sie sich unsicher sind, sprechen Sie mit Ihrer zuständigen Landeskammer. Diese kann Sie bei der weiteren Bewertung unterstützen. Wenn Sie Ihren Ansprechpartner nicht kennen, wenden Sie sich per E-Mail an unsere allgemeine Mailadresse eudr-handel@wko.at

Frage 1.2 → Kauft mein Unternehmen relevante Produkte für die Eigennutzung?
Sie müssen nicht zwingend relevante Produkte ein- und verkaufen, um EUDR-Vorgaben beachten zu müssen. Die Bereitstellung am Markt kann auch den Einkauf für Eigennutzung betreffen. Dies gilt jedoch nur, wenn für die Produkte nicht bereits vom vorgelagerten Händler, Importeur oder Hersteller Sorgfaltspflichten erfüllt wurden.

Kaufen Sie z.B. für Ihren Eigenbedarf Holzmöbel, für die bereits eine Referenznummer vorliegt und somit Sorgfaltspflichten erfüllt wurden, haben Sie im Sinne der EUDR für diese Möbel keine Aufgaben. Importieren Sie jedoch relevante Erzeugnisse wie die Holzmöbel aus einem Nicht-EU-Land (auch wenn Sie diese nur selbst im Rahmen Ihrer geschäftlichen Tätigkeiten nutzen und nicht weiterverkaufen), so fallen Sie für die Einführung in die EU vollständig unter die Vorgaben der EUDR – Details zu diesen Vorgaben ergeben sich aus den nächsten Schritten.

Zwischenergebnis:

Konnten Sie die Fragen 1.1 und 1.2 mit "Nein" beantworten, dann sind Sie an diesem Punkt fertig und Ihr Unternehmen nicht von der EUDR betroffen. War die Antwort jedoch aufgrund nur eines Ihrer gehandelten/gekauften/importierten Produkte ein "Ja", dann fahren Sie bitte mit den weiteren Fragen fort.

Frage 1.3 → Wann wurden die von meinem Unternehmen gehandelten bzw. gekauften relevanten Produkte erzeugt (= angebaut, geerntet, gewonnen, aufgezogen) - und wann wurden sie in Verkehr gebracht?
Zur Bewertung, ob für ein relevantes Produkt Verpflichtungen im Sinne der EUDR anfallen, sind zwei Daten ausschlaggebend: der Zeitpunkt des In-Kraft-Tretens der Verordnung (29.06.2023) und der Zeitpunkt des Geltungsbeginns der Verordnung (nach derzeitigem Stand 30.12.2025). Die Zeit zwischen diesen beiden Stichtagen gilt als Übergangszeitraum.

Für Ihr Unternehmen können nach derzeitigem Stand die folgenden Fälle auftreten:

• Fall 1: Erzeugung vor In-Kraft-Treten
  Wurde Ihr relevantes Produkt vor dem 29.06.2023 erzeugt (Definition laut Tabelle), so gilt die EUDR noch nicht. Holzprodukte können jedoch unter die EUTR fallen.
• Fall 2: In-Verkehr-Bringen innerhalb des Übergangszeitraums
  Wurde Ihr relevantes Produkt nach dem 29.06.2023 erzeugt, aber noch vor dem Geltungsbeginn (derzeit 30.12.2025) in Verkehr gebracht, so müssen Sie grundsätzlich die Anforderungen der EUDR auch noch nicht erfüllen. Allerdings benötigen Sie entsprechende Dokumente, die eindeutig eine Übernahme vor dem Geltungsbeginn belegen (z.B. Lieferscheine, Rechnungen, Wareneingangsbelege, Einlagerungsdokumente, Transportdokumente, Wiegekarten, Probendokumente, etc.).
  Auch wenn Sie relevante Erzeugnisse innerhalb des Übergangszeitraums erstehen, bei sich lagern und erst nach Geltungsbeginn der nachgelagerten Lieferkette zur Verfügung stellen, wurden diese ursprünglich vor dem Geltungsbeginn in Verkehr gebracht und es fallen für diese daher auch weiterhin keine (nachträglichen) Sorgfaltspflichten laut EUDR an.

• Fall 3: Vorgaben ab Geltungsbeginn
  Erst für relevante Produkte, die nach dem 29.06.2023 erzeugt, und ab dem 30.12.2025 in Verkehr gebracht werden, sind Sorgfaltspflichten zu erfüllen.

Bitte beachten: nicht für jeden relevanten Rohstoff hat "erzeugt" die gleiche Bedeutung (siehe Tabelle 1).

Es ist wichtig, dass Sie die Prüffrage nach den Stichtagen für alle Ihre relevanten Produkte bei jeder Lieferung stellen, da davon auszugehen ist, dass ab einem gewissen Zeitpunkt die an Sie gelieferten Produkte nach dem 29.06.2023 erzeugt, und außerhalb des Übergangszeitraums in Verkehr gebracht wurden.

Tipp:
Handeln Sie mit relevanten Produkten, die aufgrund des Stichtags der Erzeugung nicht unter die Verpflichtungen der EUDR fallen, so empfehlen wir Ihnen auf jeden Fall für diesen Umstand ebenso Belege zu sammeln und dies für Ihre Unterlagen zu dokumentieren. Ein solcher Beleg kann entweder aufgrund der ersichtlichen Datenangaben der zugehörige Lieferschein oder die Rechnung sein – aber auch eine Bestätigung Ihres Lieferanten über den Zeitpunkt der "Erzeugung" laut Definition kann helfen. 
Wenn Sie sich unsicher sind, sprechen Sie mit Ihrer zuständigen Landeskammer. Diese kann Sie bei der weiteren Bewertung Ihrer Situation unterstützen. Wenn Sie Ihren Ansprechpartner nicht kennen, wenden Sie sich per E-Mail an unsere allgemeine Mailadresse eudr-handel@wko.at

Schritt 2: Überblick zum Status Quo

Über welche Informationen zu den relevanten Produkten verfügt mein Unternehmen derzeit?

Da in der EUDR ein Schwerpunkt auf Nachverfolgbarkeit gelegt wird, bedeuten die variierenden Sorgfaltspflichten vor allem einen Bedarf an Dokumentation von Informationen im Zusammenhang mit Ihren Produkten. Dieser Dokumentationsbedarf fällt sowohl im Fall auftretender Verpflichtungen, aber auch, wenn Sie die Ausnahme aus den Verpflichtungen der EUDR belegen müssen (siehe Frage 1.3), an. Damit Sie schneller einen Überblick über bestehende und potenziell noch fehlende Unterlagen gewinnen können, hilft es, sich eine Übersicht über die aktuelle Dokumentationslage Ihrer Produkteinkäufe zu verschaffen.

Stellen Sie sich hierzu die folgenden Fragen:

Frage 2.1 → Von wem (= Lieferant bzw. Hersteller) wurde von wo (= Ursprungsland) welche Menge der im Anhang I der EUDR gelisteten Produkte wann (= Datum der Übernahme) gekauft? 

Der Fokus auf die Herkunft von Erzeugnissen ist keine Eigenheit der EUDR. Ein ähnlicher Gedanke zur Lieferkettennachverfolgung findet sich auch in der CSDDD oder "Lieferkettenverordnung". Als Konsequenz wird die Frage nach dem Ursprung von Produkten und Rohstoffen auch in der Kommunikation mit nachgelagerten B2B-Kund:innen immer präsenter. Überprüfen Sie aufgrund der bei Ihnen bereits vorliegenden Informationen, ob und wie Sie das "was", "wie viel", "von wo" und "wann" beantworten können.

Frage 2.2 → Welche Belege sind derzeit verfügbar?
Zusätzlich zum Wissen Ihrer Anlieferungen und deren Ursprung (siehe Frage 2.1) ist es für die Kommunikation mit anfragenden Behörden wichtig, auch (zumindest einen gewissen Grad) der Angaben mittels z.B. Rechnungen und Lieferscheinen belegen zu können. Gerade in der Diskussion um Stichtag 29.06.2023 und Übergangszeitraum (siehe Frage 1.3) wird es notwendig werden, genutzte Ausnahmeregelungen so gut wie möglich beweisen zu können. 

Tipp:
Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse in kurzer, übersichtlicher Form, sodass Sie im Bedarfsfall diese schnell wiederfinden bzw. zügig zu Ihren Dokumenten kommen.
Sammeln Sie auch Beweise (Rechnungen, Lieferscheine, Zusatzdokumente), die eine etwaige Ausnahme aus der EUDR für Ihre Erzeugnisse belegen können und heben Sie diese mindestens 5 Jahre lang auf.

Schritt 3: Klärung der bestehenden Sorgfaltspflichten

Mein Unternehmen handelt nach der Übergangszeit mit relevanten Produkten, die auch nach dem 29.06.2023 erzeugt wurden. Für diese fallen somit Verpflichtungen laut EUDR an − was ist also nun zu tun?

Sie wissen an dieser Stelle, dass Ihr Unternehmen mit Produkten handelt, die unter die Verpflichtungen der EUDR fallen (Ergebnis Schritt 1) und haben eine erste Übersicht über Ihre derzeit dokumentierten Informationen (Ergebnis Schritt 2).

Welche konkreten Sorgfaltspflichten für Ihr Unternehmen hinsichtlich dieser Produkte nun greifen, hängt von Ihrer Position entlang der Lieferkette und Ihrer Unternehmensgröße ab. Grundsätzliche sind alle "großen" Unternehmen zu der Erfüllung von Sorgfaltspflichten im Rahmen der EUDR sowie der Erstellung einer entsprechenden Sorgfaltsmeldung verpflichtet. Für KMU bzw. Kleinstunternehmen fallen Sorgfaltspflichten nur dann an, wenn Sie ein relevantes Erzeugnis erstmals auf dem europäischen Markt bereitstellen bzw. importieren (auch wenn dies zur Eigennutzung stattfindet).

Tipp:
Wenn Sie bereits bei Schritt 1 Ihre Produkte mit dem Onlineratgeber der Bundessparte abgeglichen haben, so konnten Sie dort auch schon Ihre Verpflichtung laut Lieferkettenposition eruieren und die nachfolgenden Fragen zügig abarbeiten.
Haben Sie sich durch diesen noch nicht durchgeklickt, können Sie dies nun nachholen: Onlineratgeber zur Ersteinschätzung der Betroffenheit im Sinne der EUDR (EU-Entwaldungsverordnung).
Sie können natürlich auch ohne den Onlineratgeber die nachfolgenden Fragen für sich nacheinander beantworten.

Zur Einschätzung Ihrer Position entlang der Lieferkette und den resultierenden Sorgfaltspflichten stellen Sie sich die folgenden Fragen – beachten Sie, dass Ihre Antworten für unterschiedliche Produkte auch unterschiedlich ausfallen können:

Frage 3.1 → Ist mein Unternehmen ein KKU oder KMU laut EUDR, für das Ausnahmen und ein verschobener Geltungsbeginn greifen?
Die Frage nach der KKU- bzw. KMU-Definition muss im Sinne der EUDR zweimal gestellt werden. Einmal, um etwaige Ausnahmen nutzen, und einmal, um eventuell von dem späteren Geltungsbeginn Gebrauch machen zu können.

Wurde von Ihrem Unternehmen zum Bilanzstichtag maximal eines der folgenden drei Kriterien überschritten, dann betrachten Sie sich in weiterer Folge als KMU lt. EUDR:

1. Beschäftigtenzahl im Geschäftsjahr: max. 250
   
2. Bilanzsumme: max. € 25 Mio.
   
3. Nettoumsatzerlöse: max. € 50 Mio.
   

Wurde von Ihrem Unternehmen zum Stichtag 31.12.2020 sogar die zu diesem Zeitpunkt geltende Kleinunternehmen-Definition erfüllt, also maximal eine der drei folgenden Kriterien überschritten, dann können Sie (theoretisch) für sich zusätzlich den verschobenen Geltungsbeginn von 6 Monaten laut Art. 38 (3) in Anspruch nehmen. Für Sie beginnen somit etwaige Verpflichtungen nach derzeitigem Stand erst mit dem 30.06.2026.

1. Beschäftigtenzahl im Geschäftsjahr: max. 50
   
2. Bilanzsumme: max. € 5 Mio.
   
3. Nettoumsatzerlöse: max. € 10 Mio.
   

Gelten Sie als KMU, so gehen Sie bitte weiter zur Folgefrage 3.2.

Fallen Sie nicht unter die KMU-Definition – Ihr Unternehmen ist also per Definition ein "großes Unternehmen" bzw. "Nicht-KMU" - so gelten Sie (auch als nachgelagerter Händler) für die EUDR als Marktteilnehmer. Springen Sie in diesem Fall direkt zu Schritt 4.

Frage 3.2 → Handelt mein Unternehmen mit relevanten Produkten, für die bereits eine Sorgfaltserklärung (d.h. Referenznummer) vorliegt?
Sprechen Sie auf jeden Fall mit Ihren vorgelagerten Lieferanten, ob die Sorgfaltspflichten für die an Sie gelieferten relevanten Erzeugnisse erfüllt wurden, und wie diese Ihnen die zugehörigen Referenznummern und Verifikationscodes übermitteln können. 

Denn wenn Sie ein KMU sind (d.h. die Definition aus Frage 3.1 auf Ihr Unternehmen zutrifft) und Sie mit Produkten handeln, für die bereits von Ihrem Vorlieferant Sorgfaltspflichten erfüllt und eine bestehende Sorgfaltserklärung im System der EU eingemeldet wurde, dann haben Sie nach aktuellem Wissensstand keine weiteren Pflichten zu erfüllen, außer die Referenznummer und den Verifikationscode (oder auch Prüfnummer) Ihres Vorlieferanten an Ihre nachgelagerte Lieferkette weiterzureichen. Die Referenznummern sind jedoch als Beleg für die EUDR-Konformität mindestens 5 Jahre aufzubewahren und Behörden auf Anfragen zu übermitteln.

Tipp:
Wir empfehlen Ihnen unbedingt, von der vorgelagerten Kette übermittelte Referenznummern auf deren Gültigkeit hin zu prüfen. Um zu überprüfen, ob die an Sie weitergereichte Referenznummer eine gültige Nummer aus dem Informationssystem der EU ist, müssen Sie sich im EU-Informationssystem anmelden und einen Testeintrag anlegen. Achtung: Diesen auf keine Fall einreichen – es geht hierbei rein um die Prüfung, ob das System die übermittelten Nummern erkennt.
Werfen Sie dazu einen Blick in die Kurzanleitung – Informationssystem der EU. Bitte beachten, dass Sie hierfür ein EU-Login benötigen.

Stimmen Sie sich mit Ihren vor- und nachgelagerten B2B-Kund:innen und Vertragspartnern ab, ob und in welcher Form zwischen Ihnen die Referenznummern und Verifikationscodes ausgetauscht werden können. Hierfür gibt es keine Vorgaben von Seiten der EU.

Verfügen nun alle Ihre relevanten Produkte bereits über eine gültige Referenznummer und ist Ihr Dokumentationsprozess (Belegsammlung, Referenznummernsammlung, Weitergabeprozess – siehe auch Schritt 2) vollständig, haben Sie als KMU, das für keines der gehandelten Produkte als Marktteilnehmer bzw. Erstinverkehrbringer auftritt, alle Aufgaben im Sinne der EUDR erledigt.

Handeln Sie jedoch (z.B. durch Import) mit Erzeugnissen, für die noch keine Sorgfaltserklärungen vorliegen, machen Sie bitte weiter mit Folgefrage 3.3.

Tipp:
Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Unterlagen und Ihren Dokumentationsprozess auf Aktualität. Sollte sich ein Aspekt ändern (z.B. ein neuer Lieferant auftreten), müssen Sie erneut sicherstellen, dass für Sie noch immer keine (weiteren) Aufgaben im Sinne der EUDR-Pflichten zu erledigen sind.

Frage 3.3 → Handelt mein Unternehmen mit relevanten Produkten, für noch keine Sorgfaltserklärung (d.h. Referenznummer) vorliegt (z.B. durch Import)?
Sind Sie für relevante Produkte "Erstinverkehrbringer", stellen also ein relevantes Produkt zum ersten Mal am europäischen Markt bereit, so fallen für Sie alle Sorgfaltspflichten entsprechend den Vorgaben der EUDR an – unabhängig davon, ob Sie ein KMU sind, oder nicht.

Einzige Vereinfachung: Als Kleinunternehmen haben Sie für die Erfüllung Ihrer Verpflichtungen 6 Monate länger Zeit – also bis zum 30.06.2026 – sofern Ihr Unternehmen am Stichtag 31.12.2020 die Kleinunternehmen-Definition erfüllt hatte.
Zu Detailinformationen zur Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflichten lesen Sie weiter bei Schritt 4.

Schritt 4: Überprüfung der Lieferkette

Erfüllung bestehender Sorgfaltspflichten als Erstinverkehrbringer bzw. Marktteilnehmer lt. EUDR Teil 1

Nachdem Sie ermittelt haben, dass Sie für von Ihnen gehandelte, EUDR-relevante Erzeugnisse Sorgfaltspflichten selbst erfüllen müssen, gilt es nun zu klären, was diese Pflichten für Ihr Unternehmen alles beinhalten.

Grundsätzlich geht es darum, einen Prozess aufzusetzen, mit dem sichergestellt werden kann, dass nur EUDR-konforme Erzeugnisse auf dem europäischen Markt angeboten werden. Einen ersten Teil des Prozesses haben Sie durch die Schritte 1 bis 3 bereits durchgeführt. Das Leitbild für Schritt 4 lautet: noch mehr Recherchieren und noch mehr Dokumentieren

Je nach Lieferkette variiert jedoch der Detailgrad, in dem weitere Informationen von Ihnen eingeholt, bewertet und dokumentiert werden müssen. Stellen Sie sich daher nun im Zusammenhang mit Ihren jeweiligen Produkten die folgenden Fragen (und notieren Sie die Ergebnisse Ihrer Bewertung):

Frage 4.1 → Liegen meinem Unternehmen zu allen relevanten Erzeugnissen die in Artikel 9 geforderten "Basisinformationen" vor?
Auch bei vereinfachten Sorgfaltspflichten (z.B. durch die Herkunft aus einem Low-Risk-Country – siehe Folgefrage 4.2) gibt es ein Minimum an Informationen, die vorhanden sein müssen. Diese sind nicht nur hinsichtlich Ihrer zu erfüllenden Sorgfaltspflichten relevant, sondern auch Teil der im weiteren Verlauf abzugebenden Sorgfaltspflichtenerklärung:

• HS-Code des relevanten Erzeugnisses (d.h. des Rohstoffes oder Produkts)
  
• Handelsbezeichnung (bei Holz inkl. vollständiger wissenschaftlicher Bezeichnung)
  
• Menge in Kilogramm [kg]
  
• Kontaktdaten der Lieferanten
  
• Kontaktdaten der Abnehmer (sofern sinnvoll möglich)
  

Diese werden ergänzt durch Basisinformationen, die ebenso immer erhoben und eingemeldet werden müssen – es sei denn es kann bereits auf eine vorangegangene Meldung mittels Verknüpfung der Referenznummern verwiesen werden:

• Erzeugerland, gegebenenfalls Landesteile
  
• Geodaten aller Grundstücke (Geolokalisierungsdaten müssen als WGS-84-Koordinatenformat in einer EPSG-4326-Projektion vorliegen; also 2D-Breiten- und Längengradangaben zwischen -180 und +180)
  

Tipp:
Hier sollten Sie auf Informationen aus Schritt 2 zurückgreifen können. Alternativ können Sie sich mittels open-source Angeboten wie geojson.io von OpenStreetMap die Koordinaten der Polygonen selbst erstellen, wenn Sie den Ursprungsort kennen. Nutzen Sie hierzu z.B. geojson.io.

Frage 4.2 → Sind alle von meinem Unternehmen gehandelten relevanten Erzeugnisse "entwaldungsfrei"?
Diese Frage spiegelt den Kern der EUDR wider, da ein Vertrieb von durch Entwaldung oder Waldschädigung hergestellten Erzeugnissen verhindert werden soll.

Entwaldungsfrei bedeutet, dass die relevanten Rohstoffe nicht auf Flächen erzeugt worden sein dürfen, die nach dem 31.12.2020 entwaldet wurden oder auf denen es nach dem 31.12.2020 zu Waldschädigung gekommen ist.

Hier soll die Länderklassifizierung unterstützen, anhand derer alle Länder hinsichtlich ihres Entwaldungsrisikos hin bewertet wurden. Die zugehörige Liste finden Sie unter Country Classification List - Green Forum der Europäischen Kommission

• Low-Risk (oder Niedrigrisiko-)Länder kann ein vernachlässigbares Risiko für Entwaldung und Waldschädigung unterstellt werden, sofern sich Produkt und Rohstoffe immer nur in Low-Risk-Ländern bewegt haben;
  
• Standard- und High-Risk (oder Hochrisiko-)Länder müssen durch das verpflichtete Unternehmen selbst überprüft werden.
  

Um das Risiko, dass die Erzeugungsflächen der Produkte (bzw. deren beinhaltete Rohstoffe) in diesem Sinne nicht entwaldungsfrei sind, möglichst gering zu halten, empfiehlt die Europäische Kommission eine Überprüfung anhand von Satellitenbildern. Hierfür benötigen Sie die zugehörigen Geokoordinaten (siehe Frage 4.1), da Sie andernfalls nicht wissen, welche Fläche Sie untersuchen müssen.

Auch einschlägige Zertifizierungssysteme können – je nach gesetzten Schwerpunkten – hier eine Einschätzung erleichtern. Handelt es sich um komplexere Lieferketten, so kann es notwendig sein, die einzelnen Abschnitte individuell auf deren Risiko hin zu bewerten.

Frage 4.3 → Sind alle von meinem Unternehmen gehandelten relevanten Erzeugnisse im Herkunftsland "rechtskonform" erzeugt worden?
Neben der Frage nach "Entwaldung" (Frage 4.2) müssen Sie sich auch die Frage nach Rechtkonformität Ihrer Produkte stellen.

Hierbei handelt es sich um die gesetzlichen Vorgaben im Herkunftsland Ihres Rohstoffes. Sie müssen also zunächst ermitteln, welche Vorgaben es gibt, und ob diese in Ihrer vorgelagerten Lieferkette eingehalten wurde.
Die EUDR sieht hier eine Überprüfung hinsichtlich der folgenden nationalen sowie regionalen Gesetzgebungen vor:

• Landnutzungsrechte
  
• Umweltschutz (inkl. Naturschutz, Biodiversität, gefährdete Arten und Landentwicklung)
  
• Vorgaben zu Wald und Waldnutzung (d.h. forstbezogene Vorschriften)
  
• Rechte Dritter (besonders indigener Völker)
  
• Arbeitnehmer- und Menschenrechte
  
• Handels-, Steuer- und Zollvorgaben
  

Hier ist vor allem Ihre vorgelagerte Lieferkette gefordert, entsprechende Belege und Dokumentation der Rechtskonformität zu produzieren. Dies können behördliche Genehmigungen, Vereinbarungen und Verträge mit lokalen Gemeinschaften bzw. indigenen Völkern ebenso wie Managementpläne, Prüfungsberichte und/oder Eigenerklärungen der Erzeuger sein.

Ergänzend ist von Ihnen eine Bewertung des Korruptionsrisikos durchzuführen. Dies kann wiederum Auswirkung auf die Verlässlichkeit der vorliegenden Quellen haben.

Tipp:
Dokumentieren Sie Ihre Analysen, Quellen und auch Bewertungen. Notieren Sie auch, wenn Sie Annahmen getroffen oder auf lückenhafte Informationen gestoßen sind. Dies hilft Ihnen in weiterer Folge sowohl bei der Erstellung der Risikobewertung (Schritt 5), wie auch zur Argumentation gegenüber den Behörden.
Bitte beachten Sie, dass am Ende des Tages das verpflichtete, eine Sorgfaltspflichtenerklärung abgebende Unternehmen für die korrekten Angaben und Erfüllung der Sorgfaltspflichten verantwortlich ist.

Schritt 5: Durchführung einer Risikobewertung

Erfüllung bestehender Sorgfaltspflichten als Erstinverkehrbringer bzw. Marktteilnehmer lt. EUDR Teil 2

Nachdem Sie Ihre Recherche und Dokumentensammlung abgeschlossen haben, müssen Sie auf Basis der Ergebnisse in Schritt 4 eine Bewertung durchführen, ob für Ihre jeweils relevanten Produkte ein Risiko, nicht EUDR-konform zu sein, besteht – oder ob Ihre Produkte nur über ein "vernachlässigbares" Risiko der Entwaldung, Waldschädigung und Nicht-Einhaltung regionaler Vorgaben verfügen. Dieser Aspekt wird Ihnen bekannt vorkommen, da sie sich mit diesen Themen bereits in Schritt 4 befasst haben.

Hierbei geht es also vor allem darum, auf Basis Ihrer Erkenntnisse aus Schritt 4 eine Risikobewertung durchzuführen und bei Bedarf weitere Handlungen zu setzen, um erkannte Risiken zu minimieren (dies folgt in Schritt 6).

Um nun festzustellen, ob Ihre vorliegenden Informationen bereits adäquat und vollständig sind und für Ihre relevanten Erzeugnisse daher nur vernachlässigbare Risiken vorliegen, stellen Sie sich die folgenden ja/nein-Fragen:

Frage 5.1 → Sind für die EUDR-relevanten Erzeugnisse alle Basisinformationen vorhanden und plausibel?
Die in Schritt 4 gesammelten Basisinformationen müssen von Ihnen auf Vollständigkeit und Plausibilität hin überprüft werden. Gibt es – z.B. aufgrund der Informationsquellen – Bedenken, dass Ihnen falsche Angaben gemacht wurden, so steigt das Risiko und Sie müssen Maßnahmen setzen, diese Unsicherheiten zu beseitigen. Andernfalls dürfen trotz vorliegender Daten die Produkte nicht am europäischen Markt bereitgestellt werden.

Auch bei unvollständigen oder fehlenden Informationen steigt das "Risiko" und muss entsprechend von Ihnen bewertet werden.

Frage 5.2 → Sind die Angaben zur Herkunft vollständig und plausibel und besteht ein geringes Entwaldungsrisiko?
Die in Schritt 4 gesammelten Informationen zum Ursprung der relevanten Produkte müssen von Ihnen auf Vollständigkeit und Plausibilität hin überprüft werden. Dies beinhaltet die Übereinstimmung der übermittelten Daten mit den gemachten Angaben und die Überprüfung der Länder-Risikoeinstufung. Auch hier gilt im Fall von Bedenken – z.B. aufgrund der Informationsquellen – dass Ihnen falsche Angaben übermittelt wurden, steigt das Risiko und Sie müssen Maßnahmen setzen, diese Unsicherheiten zu beseitigen. Andernfalls dürfen trotz vorliegender Unterlagen die Produkte nicht am europäischen Markt bereitgestellt werden.

Dies gilt jedoch auch, wenn Ihnen alle benötigten Daten wahrheitsgetreu vorliegen und Sie aufgrund dessen zu dem Schluss kommen, dass ein Entwaldungsrisiko am Herkunftsort besteht.

Auch bei unvollständigen oder fehlenden Informationen steigt das "Risiko" und muss entsprechend von Ihnen bewertet und ein In-Verkehr-Bringen unterlassen werden, sofern keine Maßnahmen zur Risikominderung gesetzt werden (siehe Schritt 6).

Frage 5.3 → Bestehen Hinweise auf Konfliktpotenziale oder Risiken innerhalb der vorgelagerten Lieferketten?
Je weniger Zwischenstationen in der vorgelagerten Lieferkette vorhanden sind, desto überschaubarer gestaltet sich die Nachverfolgbarkeit. Andersherum bedeuten viele Zwischenlieferanten entsprechend auch ein ansteigendes Risiko für Informationsverlust oder Fehlinformationen.

Klären Sie daher, ob innerhalb Ihrer vorgelagerten Lieferkette:

• Die Produktherkunft vollständig rückverfolgbar ist.
  
• Bereits bestehende Sorgfaltspflichten erfüllt wurden.
  
• Keine Gefahr von Vermischung mit Rohstoffen bzw. Produkten unbekannter Herkunft besteht.
  
• Die einzelnen Lieferkettenglieder vertrauenswürdig sind.
  
• Sie vollständig informiert sind, durch welche Länder (und welche Risikogruppe) Ihre Lieferkette verläuft.
  
• Vor-Ort Konfliktpotenziale mit indigenen Völkern oder anderen sozialen Gruppierungen bestehen.
  

Als Anhaltspunkt zur Beantwortung und Bewertung dieser Frage sind die von Ihnen in Schritt 4 Frage 4.2 bis 4.3 gesammelten Unterlagen heranzuziehen (und bei Bedarf zu ergänzen). 

Hierzu gehört auch eine Bewertung Ihrer vorgelagerten Lieferanten hinsichtlich bekannter Regelverstöße oder vorliegender Beschwerden.

Hegen Sie Bedenken, dass Ihnen fehlerhafte Angaben übermittelt wurden, so steigt das Risiko und Sie müssen Maßnahmen setzen, diese Unsicherheiten zu beseitigen. Andernfalls dürfen trotz vorliegender Informationen die Produkte nicht am europäischen Markt bereitgestellt werden.

Analog zu Frage 5.2. gilt: auch, wenn Ihnen alle benötigten Daten vorliegen und Sie aufgrund dessen zu dem Schluss kommen, dass ein hohes Risiko für Entwaldung, Waldschädigung, Menschenrechtsverletzungen oder die Nichteinhaltung bestehender Rechtsvorgaben am Herkunftsort besteht, dürfen Sie die Produkte nicht in am Markt bereitstellen (sofern keine Gegenmaßnahmen eingeleitet werden).

Auch bei unvollständigen oder fehlenden Informationen steigt das "Risiko" und muss entsprechend von Ihnen bewertet werden.

Die folgenden Fragen gehen weiter ins Detail. Ziel dieser ist zum einen, eine Umgehung der EUDR innerhalb Ihrer vorgelagerten Lieferkette ausschließen zu können, zum anderen aber auch, Ihre Prozesse aktuell zu halten. Da Sie für Ihre relevanten Erzeugnisse mindestens jährlich einen Konformitätscheck machen müssen, können diese Fragen in einer späteren Schleife zunehmend relevant werden:

Frage 5.4 → Sind alle erforderlichen Dokumente und unsere internen Prozesse (weiterhin) aktuell?
Da es sich bei der Sorgfaltspflichtenerfüllung um einen Prozess handelt, genügt es nicht sich, sich nur ein einziges Mal mit Ihrer Lieferkette und den zugehörigen Prozessen zu beschäftigen. Sie müssen – sofern eine Änderung der Gegebenheiten Sie nicht bereits vorher dazu zwingt – einmal pro Jahr überprüfen, ob Ihre Dokumente und Bewertungen noch aktuell, und die etablierten Kommunikationsprozess aufrecht sind.

Frage 5.5 → Finden sich Anzeichen für Fälschung oder Korruption?
Sind Unternehmen (oder Verwaltungen bestimmter Regionen) für Korruption und/oder die Fälschung von Nachweisen bekannt, so steigt für Ihr Unternehmen das Risiko, dass trotz vorliegender Dokumente zur Bestätigung der Rechtkonformität die dargestellten Vorgaben nicht eingehalten oder überprüft wurden. Damit steigt entsprechend Ihr Risiko (siehe Schritt 5) und die Möglichkeit, dass innerhalb der Lieferkette EUDR-Vorgaben umgangen wurden. Auch dieser Umstand ist regelmäßig zu überprüfen.

Frage 5.6 → Sind vergangene Verstöße bekannt?
Ähnlich der vorangegangenen Frage schwächt ein vorangegangenes Vergehen das Vertrauen in aktuelle Zusicherungen. Überprüfen Sie (regelmäßig) die Vertrauenswürdigkeit Ihrer Vertragspartner, um sicherzugehen, dass kein "Kniff" genutzt wurde, um Ihrem Unternehmen eine falsche Rechtskonformität zu suggerieren.

Frage 5.7 →  Könnten unsere Erzeugnisse mit Produkten unbekannter Herkunft vermischt worden sein?
Natürlich gelten Ihre Analysen, Risikobewertungen und Maßnahmen nur für die Produkte, deren Kette Sie sich auch tatsächlich in den vorangegangenen Schritten angesehen haben. Werden diese irgendwo in der Ihnen vorgelagerten Lieferkette mit anderen Erzeugnissen zusammengemischt, über die Sie nichts wissen, dann können Sie für die gesamte Lieferung nicht sicher gehen, dass diese EUDR-konform erzeugt wurde. Stellen Sie daher sicher, dass die relevanten Erzeugnisse, für die Sie alle Analysen durchgeführt haben, nicht mit anderen Erzeugnissen vermischt wurden, über die Sie keine Daten vorliegen haben und nicht mit Erzeugnissen aus Ländern vermischt wurden, die nicht mit Ihren Analysen übereinstimmen.

Frage 5.8 → Gibt es "blinde Flecken"?
Je vielschichtiger eine Lieferkette ist, desto größer die Herausforderung, einmal den Überblick zu gewinnen und dann auch zu halten. Gibt es in Ihrer Lieferkette Bereiche, über die Sie nichts wissen, steigt hierdurch naturgemäß für Ihr Unternehmen das Risiko.

Frage 5.9 → Besteht anderweitig die Möglichkeit, die Vorgaben der EUDR zu umgehen?
Wie bereits erwähnt ist – bei der Abgabe einer Sorgfaltspflichtenerklärung im Informationssystem der EU – Ihr Unternehmen für die EUDR-Konformität der gesamten Meldung verantwortlich. Entsprechend sollten Sie regelmäßig überprüfen, ob entweder in dem von Ihnen aufgesetzten Prozess oder Ihrer vorgelagerten Lieferkette allfällige Möglichkeiten bestehen (ergänzend zu den zuvor abgefragten), die EUDR-Konformität zu umgehen.

Schritt 6: Setzen von Maßnahmen zur Risikominderung

Erfüllung bestehender Sorgfaltspflichten als Erstinverkehrbringer bzw. Marktteilnehmer lt. EUDR Teil 3

Sie haben in Schritt 5 ein Risiko festgestellt? Dann müssen Sie laut Artikel 11 der EUDR nun Mittel und Wege finden, dieses Risiko abzumildern oder zu umgehen. Stellen Sie sich daher nun Punkt die folgenden Fragen:

Frage 6.1 → Bestehen für mein Unternehmen Möglichkeiten, das erkannte Risiko zu reduzieren?
Ein bestehendes Risiko in Schritt 5 bedeutet, dass Sie EUDR-relevante Produkte nicht handeln dürfen. Sammeln Sie daher mögliche Alternativen, je nachdem welche Ursache die von Ihnen ermittelte Risikoeinschätzung hat, um die festgestellte Problematik zu umgehen oder durch mehr bzw. gesicherteres Wissen das Risiko zu senken. Das kann von der Anforderung zusätzlicher Dokumente, über (externe) Auditierung Ihrer Zulieferer bis hin zu vollständigem Wechsel des Lieferanten reichen.

Tipp:
Haben Sie Möglichkeiten gefunden, Ihr ausgearbeitetes Risiko zu minimieren, so empfiehlt sich ein Umsetzungsplan. Dieser ermöglicht Ihnen eine zeitliche Einschätzung bis zur Behebung und eine Dokumentation gegenüber anfragenden Behörden.

Frage 6.2 → Wirken unsere Maßnahmen zu Risikominderung?
Haben Sie Optionen zur Risikominderung gefunden, so müssen Sie bis zu einem gewissen Grad sicherstellen, dass diese auch umgesetzt werden und tatsächlich die gewünschte risikomindernde Wirkung entfalten. Überprüfen Sie – z.B. anhand eines Umsetzungsplans - regelmäßig den Status Ihrer gesetzten Maßnahmen, und ob diese tatsächlich Ihre Bewertung verbessern können.

Schritt 7: Sorgfaltspflichtenerklärung abgeben

Erfüllung bestehender Sorgfaltspflichten als Erstinverkehrbringer bzw. Marktteilnehmer lt. EUDR Teil 4

Mit Schritt 6 haben Sie Ihre Sorgfaltspflichten abgeschlossen. Jedoch müssen Sie die Erfüllung noch bekanntgeben. Dies erfolgt über die Einmeldung ins Informationssystem der EU.

Die folgenden Fragen helfen, gegen Ende keine Aufgabe zu vergessen:

Frage 7.1 → Verfügt Ihr Unternehmen bereits über ein EU-LogIn?
Wenn Sie sich in Schritt 3 bereits ein EU-Login angelegt, und Zugriff zur EUDR-Meldeplattform haben, dann können Sie direkt mit der Dateneingabe beginnen. Sollten Sie keine Referenznummern zu überprüfen und deshalb diesen Schritt übersprungen haben, werfen Sie einen Blick in die Kurzanleitung – Informationssystem der EU und legen Sie sich spätestens jetzt eines an.

Frage 7.2 → Haben Sie sich mit der Funktionalität der Plattform auseinandergesetzt?
Um eine Meldung korrekt abzugeben, müssen Sie wissen, wie die Plattform funktioniert und welche Informationen Sie benötigen. Die für eine Meldung notwendigen Daten haben Sie schon in Schritt 4 ermittelt – nutzen Sie diese (zunächst) mit der Testplattform, um sich mit der Funktionalität vertraut zu machen.

Tipp:
Sie können durch die Testumgebung ACCEPTANCE die Abgabe von Meldungen so lange "üben", bis Sie sich im Umgang damit sicher fühlen. Beachten Sie jedoch, dass die dort getätigten Angaben keine Rechtgültigkeit haben.

Zur Erfüllung der gesetzlichen Meldepflicht muss Ihre Sorgfaltserklärung im Informationssystem der EU abgegeben werden. In diesem können Sie bis 72 Stunden nach Meldungen noch Änderungen durchführen, sofern Sie die Referenznummer Ihrer Meldung nicht schon weitergereicht, oder in einer anderen Meldung verwendet haben.

Bei Frage können Sie sich auch an Ihre zuständigen Landeskammer wenden. Wenn Sie Ihren Ansprechpartner nicht kennen, schreiben Sie per E-Mail an unsere allgemeine Mailadresse eudr-handel@wko.at

Frage 7.3 → Haben Sie für alle EUDR-relevanten Produkte eine Meldung durchgeführt und Referenznummer inkl. Verifikationscode notiert/erfasst?
Haben Sie alle Voraussetzungen zur Nutzung der Plattform erfüllt und sind Sie allen Sorgfaltspflichten Ihrer relevanten Erzeugnisse nachgekommen, so müssen Sie nun "nur" mehr die benötigten Informationen in das Datenbanksystem der EU eintragen.

Informationen, die Sie auf jeden Fall ausfüllen müssen:

• Rohstoff/Erzeugnis (Auswahl aus Liste inkl. HS-Code)
  
• Beschreibung des Rohstoffes (bei Holz inkl. wissenschaftlichem Namen)
  
• Masse [kg] – bei einige Erzeugnissen ist alternativ die Angabe in Volumen [m³] auch möglich
  

Haben Sie von Ihrer vorgelagerten Lieferkette Referenznummer und Prüfnummer bzw. Verifikationscode erhalten, dann verknüpfen Sie diese mit Ihrer Meldung (siehe auch Im Anhang Kapitel "Wie kann ich die Gültigkeit von Referenznummern überprüfen?") und Sie haben alle Anforderungen erfüllt.
Wurden in Ihrer vorgelagerten Lieferkette noch keine Sorgfaltspflichten erfüllt und entsprechend gemeldet, können Sie keine solcher Verlinkung durchführen, sondern müssen die zugehörigen Informationen selbst eintragen:

• Name des Erzeugers/Herstellers
  
• Beschreibung des Erzeugungsorts (bzw. der Erzeugungsorte bei Zusammenfassung mehrere Hersteller)
  
• Geokoordinaten bzw. Polygon-Daten (die Fläche ergibt sich aus den Koordinaten)

Tipp:
Speichern Sie die durch Ihren Eintrag generierte Referenznummer inkl. Verifikationscode außerdem in Ihren Unterlagen. Somit haben Sie Ihre Dokumentation vollständig – unabhängig der Verfügbarkeit des Informationssystems.

Schritt 8: Standardisierung des Prozesses und regelmäßige Überprüfung

Erfüllung bestehender Sorgfaltspflichten als Erstinverkehrbringer bzw. Marktteilnehmer lt. EUDR Teil 5

Bereits in Schritt 5 haben Sie sich mit Fragen beschäftigt, die Teil eines sich wiederholenden Prozesses sein sollen.

Kontrollierende Behörden werden verpflichtete Unternehmen (auch) dahingehen überprüfen, ob eine sogenannte "Sorgfaltspflichtenregelung" im Unternehmen vorhanden ist – also ob es festgelegte Verfahren und Maßnahmen zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten gibt, und ob das Ganze nachvollziehbar dokumentiert wird.

Stellen Sie sich daher abschließend die folgenden Fragen – die Mehrheit sollte sich aufgrund der vorangegangenen 7 Schritte mit "ja" von Ihnen beantworten lassen:

Frage 8.1 →  Sind die Zuständigkeiten im Unternehmen dokumentiert und bekannt?
So weiß jeder im Unternehmen, wer in einem Anlassfall zu fragen ist. Auch können Sie gegenüber der Behörde mit dieser Übersicht einen entsprechenden Prozess schnell nachweisen.

Tipp:
Haben Sie nicht konstant mit der EUDR zu tun, machen Sie intern in regelmäßigen Abständen Tests, um sicherzugehen, dass die Verantwortlichen wissen, was sie zu tun haben. Auch empfiehlt sich immer (sofern möglich) mindestens zwei Wissende im Unternehmen zu haben, um etwaige Ausfälle oder Urlaubszeiten überbrücken zu können.

Frage 8.2 → Sind die relevanten Dokumente adäquat abgelegt und den Zuständigen bekannt?
Ähnlich Frage 8.1 gilt auch hierbei - haben Sie nicht konstant mit der EUDR zu tun, machen Sie intern in regelmäßigen Abständen Prozesstests. Nur, wenn Sie im Bedarfsfall zügig angefragte Informationen bereitstellen, oder auf Änderungen innerhalb Ihrer vorgelagerten Lieferkette reagieren können, funktioniert Ihr Prozess effizient.

Frage 8.3 → Ist der Bewertungsprozess von Datenanfrage zur Analyse bis hin zur Ablage nachvollziehbar dokumentiert und den Zuständigen bekannt?
Hier finden Sie wieder – wie in vielen Managementsystemen – den Verweis auf eine nachvollziehbare Dokumentation. Dies hilft vor allem Ihrem Unternehmen selbst, da so schnell Prozesse nachvollzogen werden können – bzw. im Bedarfsfall sich auch schnell andere Teammitgliedern einarbeiten können. Bei Bearbeitung der vorangegangenen Schritte sollte zu diesem Zeitpunkt eine entsprechende Dokumentation vorliegen bzw. anhand der Fragen erstellt werden können.

Frage 8.4 → Ist die Ergebnisfindung dokumentiert und den Zuständigen bekannt?
Auch diese Frage zielt auf die Dokumentation vor dem Hintergrund ab, sich schnell einarbeiten zu können.

Frage 8.5 → Ist der Umgang bei Ermittlung eines Risikos dokumentiert und bei den Zuständigen im Unternehmen bekannt? Werden risikomindernde Maßnahmen dokumentiert und auf deren Wirksamkeit hin überprüft?
Ihr System zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten – sprich Sicherstellung, dass das Risiko, nicht EUDR-konforme Erzeugnisse am EU-Markt bereitzustellen – ist nur dann wirklich funktionsfähig, wenn es klare Angaben zum Umgang bei erhöhtem Risiko gibt.

Frage 8.6 → Ist der Prozess zur Datenaktualisierung verständlich dokumentiert und bekannt?
Zu guter Letzt sollte in Ihrem Unternehmen auch festgehalten werden, wer wie und in welchem Zeitabstand für die Überprüfung der Aktualität sowohl sämtlicher Unterlagen wie auch der zugehörigen Prozesse zuständig ist.

Schlagwort-Glossar EUDR

• ACCEPTANCE Plattform Testsystem des Informationssystems der EU zur Abgabe von Sorgfaltspflichtenerklärungen (DDS) Die Acceptance-Plattform ist eine exakte Kopie der Funktionsweise des Informationssystems und soll Unternehmen zum Testen dienen. Hier durchgeführte Meldungen sind nicht rechtsgültig.
• DDS - Due Dilligence Statement englische Bezeichnung der Sorgfaltspflichtenerklärung
• (Erstmals) am Markt bereitstellen Ein Bereitstellen am oder auf dem Markt bedeutet, dass relevante Rohstoffe/Erzeugnisse/Produkte physisch in der Union vorhanden sind (d.h. entweder in der EU geerntet oder erzeugt oder in die Union eingeführt und in das Zollverfahren „Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr“ überführt). Die „Bereitstellung auf dem Markt“ sollte daher so verstanden werden, dass ein Händler relevante Erzeugnisse auf dem Unionsmarkt sowohl i) zum Vertrieb, zum Verbrauch oder zur Verwendung als auch ii) im Rahmen seiner gewerblichen Tätigkeit abgibt. Ein erstmaliges Bereitstellen auf dem Markt entspricht dem Inverkehrbringen.
• Händler Alle Akteure entlang der Lieferkette, die im Rahmen ihrer gewerblichen Tätigkeiten relevante Produkte am Markt bereitstellen und kleine Marktteilnehmer sind. Achtung: nachgelagerte Nicht-KMU-Händler gelten ebenso als Marktteilnehmer
• Informationssystem der EU Datenbank zur (verpflichteten) Abgabe von Sorgfaltserklärungen (kurz DDS) im Rahmen der EUDR-Verpflichtungen Das Informationssystem – oder IS - beruht auf dem traces System und wird auf EU-Level gehostet. Zur Nutzung benötigen Unternehmen ein EU-LogIn. Die Funktionsweise des Informationssystems kann mittels ACCEPTANCE Plattform von Unternehmen getestet werden.
• Inverkehrbringen ein relevanter Rohstoff/Erzeugnis/Produkt gilt als „in Verkehr gebracht“, wenn er bzw. es zum ersten Mal auf dem EU-Markt bereitgestellt wird Das „Inverkehrbringen“ sollte daher so verstanden werden, dass ein Marktteilnehmer ein relevantes Erzeugnis auf dem Unionsmarkt i) zum Vertrieb, zum Verbrauch oder zur Verwendung, ii) erstmals und iii) im Rahmen seiner gewerblichen Tätigkeit bereitstellt.
• Marktteilnehmer alle natürlichen oder juristischen Personen, die relevante Produkte im Rahmen einer gewerblichen Tätigkeit erstmals in Verkehr bringen, importieren oder exportieren Gilt ein Unternehmen mit seinen relevanten Produkten als Marktteilnehmer, so treffen es Sorgfaltspflichten entsprechend den Vorgaben der EUDR.
• Relevantes Erzeugnis Rohstoffe und/oder Produkte, die unter die Vorgaben der EUDR fallen, werden als „EUDR-relevant“ oder grundsätzliche „relevantes“ Erzeugnis bzw. Produkt bezeichnet.
• Referenznummer Wird eine Sorgfaltserklärung im Informationssystem der EU abgegeben, so generiert das System eine eindeutige ID - die sogenannten Referenznummer. Diese besteht (derzeit) aus 14 Stellen und einer Mischung von Zahlen und Buchstaben, wobei die ersten beiden Stellen das Meldejahr und die 3. und 4. Stelle den Länderbezug darstellen; Bsp. 25ATXXXXX00000
• Sorgfaltspflichten Pflichten, die von den Unternehmen aufgrund Ihrer Lieferkettenposition zur EUDR-Konformität erfüllt werden müssen (Details ab Schritt 3) Hierbei handelt es sich eigentlich um einen Prozess, mit dem sichergestellt werden kann, dass keine nicht-konformen Erzeugnisse auf dem europäischen Markt bereitgestellt werden.
• Sorgfaltserklärung/Sorgfaltspflichtenerklärung Meldung der Erfüllung der Sorgfaltspflichten in Form der Abgabe einer entsprechenden Erklärung im Informationssystem der EU Bei diesem Schritt handelt es sich konkret um die Befüllung einer Datenbankmaske. Mit der Sorgfaltspflichtenerklärung – oder kürzer Sorgfaltserklärung bzw. DDS - wird vom einmeldenden Unternehmen bestätigt, dass die jeweiligen Sorgfaltspflichten erfüllt wurden, und die Erzeugnisse (für die die Meldung stattfindet) EUDR-konform sind. Eine andere Bezeichnung für die Sorgfaltserklärung ist die Abgabe einer DDS.
• Verifikationscode oder -Nummer, auch Prüfnummer Zusätzlich zur Referenznummer wird bei einer Meldung aus dem Informationssystem der EU auch ein Verifikationscode generiert. Soll in einem nachgelagerten Schritt auf eine vorangegangene Meldung verwiesen, oder auch nur die Gültigkeit der Referenznummer überprüft werden, wird sowohl die Referenznummer, wie auch der Verifikationscode benötigt. Er besteht (derzeit) aus 8 Stellen. Diese sind mehrheitlich Buchstaben, können aber auch Zahlen beinhalten.