Abänderungsantrag 1 TOP 5.1: FGT der Fachgruppe Werbung und Marktkommunikation

Eingebracht von Clemens Jager, 5101 Bergheim

Die Fachgruppentagung möge beschließen:

1. Einladung per E-Mail

Die gesetzlich erforderliche Einladung und Verlautbarung der Fachgruppentagung bleibt unverändert aufrecht.
Die Einladung zur Fachgruppentagung samt Tagesordnung wird zusätzlich per E-Mail an die Mitgliedsbetriebe versendet. Für den E-Mail-Versand gilt eine Regelfrist von mindestens zwei Wochen vor der Fachgruppentagung. Gesetzliche oder nach der geltenden Geschäftsordnung vorgeschriebene längere Fristen bleiben unberührt und sind einzuhalten.

2. Information über die Einsichtnahme in das Protokoll

Die bisherige Regelung zur Einsichtnahme in das Protokoll im Fachgruppenbüro bleibt bestehen.
Die Mitgliedsbetriebe werden per E-Mail darüber informiert, dass das Protokoll im Fachgruppenbüro zur Einsichtnahme zur Verfügung steht. Eine Übermittlung des vollständigen Protokolls per E-Mail an sämtliche Mitgliedsbetriebe wird nicht vorgesehen.

3. Bekanntgabe der E-Mail-Adresse

Die Mitgliedsbetriebe haben jederzeit die Möglichkeit, der Fachgruppe ihre aktuelle E-Mail-Adresse bekannt zu geben oder eine bereits gespeicherte E-Mail-Adresse zu aktualisieren.
Eine Verpflichtung der Geschäftsstelle, fehlende E-Mail-Adressen aktiv und systematisch einzuholen, wird nicht vorgesehen. Dadurch soll unnötiger zusätzlicher Aufwand im Fachgruppenbüro vermieden werden.

Begründung:

Der ursprüngliche Antrag verfolgt ein berechtigtes Ziel: Die Mitglieder sollen besser über Fachgruppentagungen und die Möglichkeit der Einsichtnahme in Protokolle informiert werden. Dieses Anliegen wird mit dem vorliegenden Abänderungsantrag ausdrücklich unterstützt.
Die vorgeschlagene Regelung wird jedoch an die bestehenden gesetzlichen, organisatorischen und datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen angepasst. Die zusätzliche Einladung per E-Mail soll möglich sein, ohne die gesetzlich erforderliche Verlautbarung zu ersetzen.
Eine pauschale Übermittlung des vollständigen Protokolls an sämtliche Mitgliedsbetriebe ist insbesondere bei nichtöffentlichen Sitzungen kritisch. Protokolle können personenbezogene oder vertrauliche Angaben enthalten. Eine Weitergabe an nicht berechtigte Personen soll vermieden werden. Die Mitglieder werden über die Bereitstellung des Protokolls informiert; eine Bereitstellung innerhalb von grundsätzlich vier Wochen nach der Tagung wird als praktikabel angesehen.
Eine systematische Suche nach fehlenden E-Mail-Adressen wäre mit zusätzlichem Aufwand verbunden und ist für die Erfüllung der gesetzlichen Informationspflichten nicht erforderlich. Die Mitgliedsbetriebe haben jederzeit die Möglichkeit, ihre aktuelle E-Mail-Adresse bekannt zu geben oder zu aktualisieren. Mit dieser Lösung wird die Information verbessert, ohne die Geschäftsstelle mit einem unnötigen und laufenden Verwaltungsaufwand zu belasten.