Kurzanleitung – Informationssystem der EU
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Was ist das Informationssystem und was ist die ACCEPTANCE-Plattform?
Bei dem Informationssystem – kurz IS – handelt es sich um das IT-System der EU zur Abgabe der geforderten Sorgfaltspflichten. Im Hintergrund stehen die TRACES-Datenbank und Plattform, die im Rahmen der Lebensmittelsicherheit entwickelt wurden, und den Datenaustausch zwischen handelnden Parteien und den Kontrollorganen erleichtern (siehe auch https://food.ec.europa.eu/horizontal-topics/traces_en). Die Nutzung von TRACES bzw. des Informationssystems ist kostenlos – entscheidet sich Ihr Unternehmen jedoch für eine zwischengeschaltete Softwarelösung, so fallen für diese entsprechende Kosten an. Diese können von Anbieter zu Anbieter variieren.
Die ACCEPTANCE-Plattform ist ein Spiegelbild des Informationssystems und dient zur Einschulung sowie den Unternehmen für Testläufe. Mit dieser können Sie die Handhabung des Systems in Ruhe testen, ohne rechtliche Konsequenzen fürchten zu müssen. Auch zur Überprüfung übermittelter Referenznummern kann die ACCEPTANCE-Plattform dienen.
In ACCEPTANCE getätigte Eingaben werden nach einer gewissen Zeit automatisch gelöscht und können nicht zur Erfüllung der Anforderungen laut EUDR herangezogen werden. Sind Sie zur Abgabe einer Sorgfaltspflichtenerklärung (DDS) nach EUDR verpflichtet, können Sie dieser Pflicht nur mit einer rechtsgültigen Meldung im Informationssystem nachkommen.
Wie erhalte ich ein LogIn?
Um die ACCEPTANCE-Datenbank oder das Informationssystem nutzen zu können, wird ein User-LogIn benötigt.
1. Schritt: Rufen Sie mittels Internet-Browser (brave, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, …) den folgenden Link auf: https://eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt/login
#### Abbildung 3:Ansicht EUDR-Informationssystem nicht angemeldet ####
2. Schritt: Klick auf "Zugang beantragen" und neues Konto erstellen. Sie erhalten zur Bestätigung eine E-Mail mit einem Link, mittels dessen Sie sich ein Passwort erstellen können.
Tipp:
Notieren Sie sich Ihr Passwort gut – wir empfehlen Passwortmanager wie z.B. KeePass oder passbolt – bzw. nutzen Sie den Passwortmanager Ihres Virenprogrammes. So haben Schutzlösungen wie Norton, McAfee oder Bitdefender üblicherweise einen Passwortmanager im Abo integriert.
#### Abbildung 4: Ansicht EUDR Informationssystem "neues Konto erstellen“" ####
3. Schritt: Sie verfügen nun über ein EU-LogIn, dass für ACCEPTANCE (https://acceptance.eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt/) oder das Informationssystem verwendet werden kann. Um diese Systeme nun auch verwenden zu können, denken Sie daran, dass Sie Ihrem erstellten User entsprechend ein Unternehmen und eine Rolle zuordnen müssen.
Bei Frage können Sie sich auch an Ihre zuständigen Landeskammer wenden. Wenn Sie Ihren Ansprechpartner nicht kennen, schreiben Sie per E-Mail an unsere allgemeine Mailadresse eudr-handel@wko.at.
Wie kann ich die Gültigkeit von Referenznummern überprüfen?
Um die Gültigkeit einer Referenznummer und der zugehörigen Prüfnummer bzw. des zugehörigen Verifizierungscodes überprüfen zu können, müssen Sie eine "Platzhaltermeldung" im Informationssystem oder im ACCEPTANCE durchführen. Das bedeutet konkret, dass Sie als User eine Sorgfaltserklärung erstellen und speichern.
Nach dem Klick auf "speichern" erscheint für die Sorgfaltserklärung eine zusätzliche Registerkarte für die Erklärungen, auf die verwiesen wird ("Referenced Statements"). Unter dieser Registerkarte können Sie nun alle zu prüfenden Referenznummern und Prüfnummern eingeben.
Nach jeder Eingabe überprüft das System die Gültigkeit der Referenznummer und der Prüfnummer der Sorgfaltserklärung und gibt Rückmeldungen zu deren Gültigkeit. Sie haben hier außerdem auch Zugriff auf den freigegebenen Inhalt der zu den überprüften Referenznummer zugehörigen Sorgfaltserklärung.
Die Überprüfung der Gültigkeit ist mit der Systemantwort an Sie abgeschlossen. Reichen Sie die erstellte Sorgfaltserklärung nicht ein, wenn Sie tatsächlich nur die Gültigkeit der Referenznummern überprüfen wollten.