Lieferkettenmanagementrelevanter Auszug des Compliance Tools der Bundessparte Handel
Hilfreiche Compliance-Vorlagen zum Download
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Von der Bundessparte Handel wurden gemeinsam mit Wirtschaftsprüfern eine Sammlung an verschiedenen Dokumentenvorlagen erarbeitet, die besonders kleinere Unternehmen ohne eigene Rechts- oder Compliance-Abteilungen den ersten Schritt in die Erarbeitung auf nationaler und internationaler Ebene geforderter Unterlagen ermöglichen sollen. Die folgenden 4 Dokumentvorlagen eigen sich zur Basislegung der Lieferantendokumentation und -kommunikation und unterstützen somit die Erfüllung der Anforderungen entlang der Lieferkette im Rahmen des Green Deals.
Schlüsselaspekte des Lieferantenmanagements
Mit dem Leitfaden für das Lieferantenmanagements (Dokument Nr. 19) soll ein Überblick über die Grundzüge eines Lieferantenmanagements gegeben werden. Hier findet sich eine Anleitung für die Gestaltung eines effektiven Lieferantenmanagements, mit einem besonderen Fokus auf Compliance-Regelungen sowie Finanz- und Qualitätsaspekte.
Standards und Richtlinien innerhalb der Lieferkette
Mit dem Dokument Nr. 21 soll eine Vorlage für die Erstellung einer konkreten Richtlinie hinsichtlich möglicher Anforderungen Lieferanten als Geschäftspartner zur Verfügung gestellt werden.
Bewertungsformular für Lieferanten
Anhand der zuvor erstellten Richtlinien (vgl. Dokument 19 und 21) ist mit dem Musterdokument (Dokument Nr. 20) die Überprüfung und Bewertung von bestehenden und künftigen Lieferanten für Unternehmen möglich.
Die hierfür notwendigen Informationen können entweder direkt beim liefernden Unternehmen oder über dessen Website eingeholt werden. Sollte die Einholung von entsprechenden Informationen nicht möglich sein, so sollten auch dieser Umstand entsprechend dokumentiert werden.
Beispiel:
Das Unternehmen XY hat auf seiner Website keine Informationen betreffend Zwangsarbeit. Auch eine schriftliche Anfrage vom dd.mm.jjjj beim Unternehmen blieb unbeantwortet.
Fact Sheet: Supply Chain Compliance
Um nachzuweisen, welche Maßnahmen ein Unternehmen zur Einhaltung der Sorgfaltspflichten innerhalb der Lieferkette gesetzt hat, kann diese Mustervorlage (Dokument 7) verwendet werden. Hier geht es konkret darum, dass alle gesetzten Maßnahmen (z.B. Mitarbeiterschulungen, Risikobewertung und Lieferantenmanagement, Dokumentation und Kommunikation, etc.) entsprechend aufgezeichnet und im Bedarfsfall vorgelegt werden können.
Die einzelnen Schritte müssen natürlich auch entsprechend im Unternehmen gelebt werden. Werden einzelne Bereiche (noch) nicht umgesetzt, dann sind diese entsprechend zu löschen oder mit einer Anmerkung zur geplanten Umsetzung zu versehen.