Branchen-Pauschalierung für Sales Agents

Steuerpflichtige Unternehmer können durch optimale Ausnutzung der gesetzlichen Möglichkeiten den steuerpflichtigen Gewinn mindern und dadurch Steuern sparen. Als Sales Agent können Sie unter anderem die Branchenpauschalierung § 17 Abs. 4 und 5 EStG (Verordnung BGBl. II 2000/95) in Anspruch nehmen, wobei für die von der Pauschalierung umfassten Beträge keine Belege aufzubewahren sind. Das kann einerseits den organisatorischen Aufwand und anderseits die Kosten für die Erstellung der Steuererklärungen senken.

Wer kann die Branchenpauschalierung in Anspruch nehmen?

Die Pauschalierung für Sales Agents kann von jenen Steuerpflichtigen angewandt werden, die selbständig Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb erzielen und Tätigkeiten als Sales Agent im Sinne des Handelsagentenrechts (HVertrG) ausüben. Gemäß § 1 (1) HVertrG ist Sales Agent, wer von einem anderen mit der Vermittlung oder dem Abschluss von Geschäften, ausgenommen über unbewegliche Sachen, in dessen Namen und für dessen Rechnung ständig betraut ist und diese Tätigkeit selbständig und gewerbsmäßig ausübt. Die Pauschalierung kann nur von natürlichen Personen angewandt werden, solange keine Verpflichtung zur Führung der Bücher (= doppelte Buchführung) besteht oder freiwillig Bücher geführt werden. Kapitalgesellschaften (z. B. GmbHs) sind von dieser Form der Gewinnermittlung ausgeschlossen.

Wie funktioniert die Branchenpauschalierung?

Anstelle der Aufzeichnung aller Ausgaben kann anhand der jährlichen Umsätze für gewisse Ausgaben ein branchenüblicher Durchschnittssatz in Höhe von zwölf Prozent bzw. maximal 5.825 Euro angesetzt werden. Hiervon sind aber nicht alle Ausgaben umfasst, sondern lediglich

1. Tagesgelder
2. Arbeitszimmer im Wohnungsverband
3. Ausgaben anlässlich der Bewirtung von Geschäftsfreunden
4. Trinkgelder, auswärtige Telefongespräche

Die restlichen Betriebsausgaben wie Kilometergeld (zwingende Führung eines Fahrtenbuchs), Sozialversicherungsbeiträge und Nächtigungsgelder dürfen zusätzlich in voller Höhe angesetzt werden. Ertragssteuerlich dürfen Kleinunternehmer oder Anwender des USt-Bruttosystems außerdem Vorsteuern in Höhe von zwölf Prozent der pauschal ermittelten Ausgaben bzw. einen Betrag von höchstens 699 Euro jährlich ansetzen. Alternativ können die darauf entfallenden tatsächlichen Vorsteuern geltend gemacht werden.

Von der einkommensteuerlichen Branchenpauschalierung unabhängig kann die Vorsteuer auch pauschal gemäß derselben Verordnung im Rahmen der Umsatzsteuererklärung angesetzt werden. Gemäß der umsatzsteuerlichen Pauschalierung ist für die Ermittlung der Vorsteuern ebenfalls ein Pauschalsatz von zwölf Prozent der Betriebsausgabenpauschale, jedoch wieder max. 699 Euro, heranzuziehen.

1. Tagesgelder

Eigene Tagesgelder des Sales Agents sind von der Branchenpauschalierung umfasst. Für alle anderen Gewinnermittlungsarten gilt, dass bei beruflich veranlassten Reisen, bei denen der Mittelpunkt der Tätigkeit zumindest 25 Kilometer entfernt ist und die Reise mehr als drei Stunden dauert, Tagesgelder und Nächtigungsgelder nach § 26 (4) EStG angesetzt werden können. Trifft jedoch eine der folgenden Einschränkungen zu, dürfen die Ausgaben nicht angesetzt werden:

Dienstreisen im Nahbereich

• Der Steuerpflichtige wird an einem Einsatzort durchgehend ODER regelmäßig wiederkehrend (mindestens einmal die Woche) in Summe an mehr als fünf Tagen tätig. Erst nach Ablauf von sechs Kalendermonaten ohne erneuten Einsatz an diesem Ort ist mit der Berechnung der Anfangsphase von fünf Tagen neu zu beginnen.
• Der Steuerpflichtige wird an einem Einsatzort wiederkehrend, aber nicht regelmäßig tätig und überschreitet dabei in Summe 15 Tage pro Kalenderjahr.

Dienstreisen im Fernbereich

Bei einer beruflich veranlassten Reise, bei der dem Steuerpflichtigen die tägliche Heimkehr aufgrund der großen Entfernung nicht zugemutet werden kann, wird der Arbeitsort erst nach sechs Monaten zum Mittelpunkt der Tätigkeit. Somit können Diäten für 183 Tage geltend gemacht werden. Bei einem Wechsel des Arbeitsortes beginnt eine neue Sechsmonatsfrist zu laufen.

2. Arbeitszimmer im Wohnungsverband

Ausgaben für im Wohnungsverband gelegene Räume, ein sogenanntes Arbeitszimmer, geraten immer wieder ins Visier der Finanzbehörden und sind akribisch geregelt. Bei Sales Agents mit dem Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit im Außendienst ist die Absetzbarkeit eines Arbeitszimmers oftmals strittig. Die Wahl der Branchenpauschalierung ist in diesem Fall eine sichere Variante der Steueroptimierung, die jedoch nicht mit der 2022 eingeführten Arbeitsplatzpauschale kombinierbar ist.

3. Ausgaben anlässlich der Bewirtung von Geschäftsfreunden

Weist der Steuerpflichtige nach, dass die Bewirtung der Werbung dient und die betriebliche/berufliche Veranlassung überwiegt, können derartige Ausgaben zur Hälfte abgezogen werden. Erforderlich ist unbedingt der Nachweis, dass ein konkretes Rechtsgeschäft im Rahmen der Bewirtung abgeschlossen wurde. Es sollte daher stets der Geschäftspartner und der Zweck auf der Rückseite des Bewirtungsbelegs notiert werden, falls die Pauschalierung nicht in Anspruch genommen wird.

4. Trinkgelder, auswärtige Telefongespräche

In die Pauschalierung fallen auch nichtbelegbare Betriebsausgaben wie Trinkgelder und Aufwendungen für auswärtige Telefonate (z.B. in Telefonzellen).

Andere Pauschalierungsarten

• Kleinunternehmerpauschalierung § 17 Abs. 3a EStG
• Basispauschalierung § 17 Abs. 1 EStG

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