Wichtige rechtliche Änderungen für die Lohnverrechnung

Wir empfehlen dringend, die untenstehenden Themen mit Ihrem Steuerberater auf Ihre individuelle Betriebssituation abzustimmen. 

Abgabenrechtliche Behandlung von Trinkgeldern

Sie werden von Ihren Steuerberatern bereits die unerfreuliche Nachricht erhalten haben:

Seit 1. Jänner 2026 gibt es eine verpflichtende Trinkgeldregelung für die Mitarbeiter:innen, d. h. ab sofort müssen also sämtliche Gewerbe, für die es keine gesetzliche Trinkgeldpauschale gibt, jedoch die Mitarbeiter:innen Trinkgelder erhalten, eine verpflichtende Aufzeichnung führen.

Jene Gewerbe, wo es keine Trinkgeldpauschale gibt - (für Rauchfangkehrer:innen gibt es derzeit eben kein Trinkgeldpauschale), müssen sämtliche Trinkgelder ab sofort mitschreiben und sind an die Lohnverrechnung fristgerecht zu übermitteln. Diese aufgezeichneten Trinkgelder werden in die Lohnverrechnung aufgenommen und scheinen auf dem Lohnzettel auf. Ohne eine qualifizierte Aufzeichnung haben die Prüfer eine Schätzungsbefugnis, welche ohne eine Trinkgeldpauschale nach oben nicht gedeckelt ist. Welche Vorgehensweise bei Prüfungen künftig angewandt wird, bleibt abzuwarten.

Bei der neuen Trinkgeldregelungen sind sämtliche Dienstnehmer umfasst. D. h. es sind auch Lehrlinge, Gehilf:innen, Praktikant:innen, Angestellte etc. umfasst. 

Sollte ein:e Mitarbeiter:in in einem typischen Trinkgeld-Gewerbe kein Trinkgeld erhalten, dann muss der Dienstnehmer den Nichterhalt vom Trinkgeld schriftlich bestätigen. Eine falsche Bestätigung wäre strafbar. Es kann monatlich von der Trinkgeldregelung abgewichen werden. D. h. in einem Monat Trinkgeld und im folgenden Monat kein Trinkgeld. Die Beurteilung muss monatlich erfolgen. 

Eine Bestätigung vom Dienstnehmer, dass überhaupt kein Trinkgeld gezahlt wird - sollte jährlich reichen. Ansonsten muss bei unregelmäßiger Trinkgeldzahlung eine monatliche Bestätigung erfolgen. 

Diese Information ist für die Weitergabe an die Lohnverrechnung und/oder Ihre:n Steuerberater:in vorgesehen, die über diese Themen in der Regel bereits informiert sind.

Wir empfehlen dringend, die vorgenannten Themen mit Ihrem Steuerberater auf Ihre individuelle Betriebssituation abzustimmen.

Schmutzzulage: LStR 2002 - Wartungserlass 2025 

Mit dem Wartungserlass 2025 wurde die Schmutzzulage in die LStR 2002 wie folgt geändert:

WICHTIG: Im Rahmen-Kollektivvertrag ist die Wasch- und Umkleidezeit von täglich 30 Minuten als Arbeitszeit geregelt. Dies ist beim Zeitmehraufwand für die Reinigung des Körpers zu berücksichtigen.

Spezialfahrzeuge – keine Sachbezug mehr

Hier gibt es Erleichterungen seit 1. Jänner 2026.

Mit dem Lohnsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2022 änderte die österreichische Finanzverwaltung ihre bisherige Rechtsansicht, dass Spezial- und Montagefahrzeuge per se keinen Sachbezug bei Arbeitnehmern auslösen können. Da dieses Thema für viele Betriebe relevant ist und hierzu zuletzt wieder vermehrt Fragen aufgetreten sind, möchten wir Sie über die aktuelle Rechtslage in diesem Bereich informieren, die wesentlichen Punkte zusammenfassen und einige Klarstellungen vornehmen.  

Im Anhang finden Sie ein ausführlicheres Informationsschreiben, welches die wesentlichen Punkte dieser Änderungen für unsere Betriebe erläutert. Zudem wurden in Abstimmung mit der Abteilung für Finanz- und Steuerpolitik der WKÖ sowie nach Rückfrage beim Bundesministerium für Finanzen (BMF) einige Sachverhalte weiter konkretisiert. Hier ein kurzer Überblick:

Klarstellungen zur aktuellen Rechtslage  

Sachbezugsbefreiung für Spezial- und Montagefahrzeuge gilt nur mehr für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte:

Die frühere generelle Sachbezugsbefreiung für Spezial- und Montagefahrzeuge mit fest verbauter Werkbank wurde eingeschränkt. Eine Befreiung gilt nun ausschließlich für die Fahrten zwischen Wohnstätte und Dienstort. Andere Privatfahren sind nicht mehr sachbezugsfrei und führen zur Lohnversteuerung.

Beweislast liegt beim Prüfer:

Sollte ein Prüfer annehmen, dass Arbeitnehmer mit Spezial- oder Montagefahrzeugen auch andere Privatfahrten durchführen, muss er hierfür konkrete Nachweise erbringen.

• Kein automatischer Sachbezug ohne Beweis!
• Sollten neben der Strecke zwischen Wohnort und Arbeitsstätte keine weiteren Privatfahren erfolgen und der Prüfer dies nicht widerlegen können, besteht für den Unternehmer keine Gefahr. In diesem Fall wäre jedenfalls kein zusätzlicher Nachweis durch den Unternehmer erforderlich.

Risiko für Unternehmer bei fehlenden Nachweisen:

Ohne lückenloses Fahrtenbuch oder nachweisbares Privatnutzungsverbot kann es vorkommen, dass Prüfer durch eigene Ermittlungen (z.B. Sichtungen oder Fotografieren von Fahrzeugen an Wochenenden) Beweise für private Fahrten sammeln. Falls ein Prüfer nachweisen kann, dass Arbeitnehmer doch auch andere private Strecken fahren, entsteht ein Sachbezugsanspruch, den das Unternehmen dann nachversteuern muss.  

Fahrtenbuch als Absicherung:

Ein Fahrtenbuch ist somit nicht zwingend erforderlich, sondern wird als Absicherung lediglich empfohlen. Sollte man sich für die Beweisführung entscheiden, so kommt neben dem Fahrtenbuch auch ein Privatnutzungsverbot in Frage. Ein Privatnutzungsverbot alleine reicht allerdings nicht aus - laut VwGH ist eine zusätzliche Kontrolle des Privatnutzungsverbots erforderlich (z. B. durch nachweisliches Abstellen der Fahrzeuge am Betriebsgelände). Falls sich ein Unternehmen gegen ein Privatnutzungsverbot mit Fahrzeugabstellung am Betriebsgelände entscheidet, ist ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch die sicherste Methode, um steuerliche Risiken zu minimieren. In diesem Fall muss das Fahrtenbuch allerdings vollständig und korrekt dokumentiert sein.

Fazit

• Früher: Montagefahrzeuge mit fest verbauter Werkbank waren generell sachbezugsfrei, auch für Privatfahrten, da man davon ausging, dass diese Fahrzeuge sowieso nicht für private Zwecke geeignet sind.
• Aktuell: Die Sachbezugsbefreiung gilt bei Spezial- und Montagefahrzeugen nur noch für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte. Andere Privatfahrten unterliegen nun der Sachbezugspflicht.
• Nachweisregel: Die Beweislast für nicht erlaubte Privatnutzung liegt beim Prüfer – nicht beim Unternehmen. Ohne eindeutigen Nachweis durch den Prüfer kann kein Sachbezug angesetzt werden.