Digitale Rechnung 2023: Auswirkungen des EU-Richtlinienentwurfs „Mehrwertsteuer im Digitalen Zeitalter (ViDA)"

Im Dezember 2022 hat die EU-Kommission einen neuen Richtlinienentwurf (COM(2022) 701 final) vorgestellt, der – neben anderen Themen - die digitale, strukturierte Rechnung zur Regel machen soll.

In mehreren Schritten sollen in allen EU-Mitgliedsstaaten Vorschriften eingeführt werden, die teilweise zur verpflichtenden Ausstellung elektronischer Rechnungen führen. Ab 2024 soll die Definition von elektronischen Rechnungen geändert werden, wonach diese nur mehr in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt sollen, dass deren automatische digitale Weiterbearbeitung ermöglicht. Reine PDF-Rechnungen, die per E-Mail übermittelt werden, sollen künftig nicht mehr als elektronische Rechnungen gelten. Auch die bisher nötige Zustimmung des Rechnungsempfängers zur Ausstellung elektronischer Rechnungen soll fallen.

Die in der Praxis wohl bedeutendste Änderung betrifft die bisher zusammenfassenden USt-Meldungen am Monats- oder Quartalsende. Diese sollen nämlich fallen und durch „near real-time“ Berichte über jede einzelne Rechnung abgelöst werden. Ob und wie genau diese Vorstellungen der EU-Kommission auf europäischer Ebene beschlossen und wann diese in österreichisches Recht umgesetzt werden, ist noch offen.

Aus österreichischer Sicht wird ViDA zu massiven Änderungen für jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen führen. Dass die vorgeschlagenen Ideen aber praktisch machbar sind, zeigt Italien vor, wo eine ähnliche Regelung seit 2019 für alle Unternehmen mit einem Umsatz über 65.000 € gilt.

Und auch derzeit sind die rund 50.000 Lieferanten der österreichischen Bundesverwaltung diese Art der Rechnungsstellung bereits gewöhnt, denn auch die 2014 verpflichtend eingeführte E-Rechnung an den Bund muss in strukturierter Form als XML-Datei übermittelt werden.

Trotzdem hat die E-Rechnung an den Bund nicht dazu geführt, dass sich die XML-Rechnung in Österreich auch im B2B-Bereich verbreitet. Wie eine Erhebung von AUSTRIAPRO zeigt, sind in Österreich 95% der elektronischen Rechnungen im PDF-Format, wogegen nur rund 5 % in strukturierter Form übermittelt werden. Volkswirtschaftlichen Studien im Auftrag der WKÖ zufolge, würde der Einsatz von XML-Rechnungen auch ein sehr hohes Nutzenpotential tragen. 2011 wurde dieses unter der Annahme von 80% XML-Rechnungen im B2B-Bereich erstmals mit 8 Mrd. Euro pro Jahr nur für Österreich ermittelt, während es 2018 bereits mit 12 Mrd. Euro pro Jahr für das Jahr 2023 geschätzt wurde.

Strukturierte E-Rechnung wird früher oder später normal werden, so wie heute Banküberweisungen auch in einem Bank-Formular mit IBAN erstellt werden und nicht in einer Word-Datei, die man dann PDFisiert an seine Bank mailt.

Professionellere Bankkunden verwenden dafür bereits jetzt eine eigene Banksoftware, was auch im Bereich der Rechnungsstellung zum Standard wird. Einsteiger können kostenlose Online-Software verwenden, wie dies bereits seit Jahren von AUSTRIAPRO angebotene ebInterface-Service zeigt.

Spannend wird die konkrete Ausgestaltung der österreichischen Regelung. Wird die anstehende Änderung zu einer Minimalumsetzung führen oder schafft man unter Einbindung aller Betroffenen eine sachgerechte Lösung mit ausreichender Vorbereitungszeit und fairer Verteilung von Lasten und Gewinnen? Denn dass an erster Stelle der Staat mittels höherer Transparenz von dieser Umstellung profitiert, zeigt ebenfalls das Beispiel Italien (wo angeblich die MWSt-Einnahmen seit 2019 um 5% gestiegen seien). Auch Rechnungssteller/empfänger mit vielen Rechnungen profitieren davon, während aber andererseits alle Unternehmen den Umstellungsaufwand tragen müssen. Daher sollte kleinen Unternehmen mit wenigen Rechnungen auch bewusst Vorteile wie Umstellungsförderungen und administrative Erleichterungen zukommen.

Ansprechpartner bei AUSTRIAPRO:

E-Billing Arbeitskreisleiter Dr. Gerhard Laga
gerhard.laga@wko.at
Tel: 0590900 4203

Stand: 08.05.2023