Dokumentationshilfe durch KI – weniger Zettel, mehr Zeit auf der Baustelle
Baustellen erzeugen viele Informationen: Fotos, Notizen, Mängel, Zeiten. KI kann helfen, diese Daten automatisch zu ordnen und zu sichern
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Am Ende des Tages noch schnell das Bautagebuch schreiben, Fotos sortieren, Notizen abtippen - oft bleibt dafür nur der Feierabend. Zwischen Kabeln, Staub und Termindruck ist das keine Lieblingsaufgabe. Doch genau hier kann die KI helfen, indem sie Routinearbeit abnimmt, Informationen automatisch vorsortiert und dafür sorgt, dass keine wichtigen Details verloren gehen.
Egal ob Handwerksbetrieb oder Baumeister mit mehreren Baustellen - passende Lösungen gibt’s für beide: Von einfachen mobilen Tools bis zu Plattformen, die ganze Projekte abbilden, mit Schwerpunkt auf Dokumentation und Bautagebuch.
So funktioniert es: Dokumentation in Echtzeit
KI-gestützte Systeme erfassen direkt auf der Baustelle, was passiert - per Sprache, Foto oder kurzer Eingabe. Das Tool erkennt Bauphasen, ordnet Fotos richtig zu, erstellt Texte und kann sogar Mängel vorschlagen. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für einheitliche, nachvollziehbare Dokumentation - ohne Papierstapel im Büro. Viele Systeme funktionieren zudem offline und synchronisieren automatisch, sobald wieder Netz da ist, was ein wichtiger Punkt für abgelegene Baustellen ist.
Und was ist mit Datenschutz?
Auch wenn viele Anbieter mit "DSGVO-konform" werben, sollte man beim Einsatz neuer Tools nachhaken. Auf der Baustelle werden oft sensible Daten erfasst - Fotos, Mitarbeiter- und Kundendaten, Notizen zu Mängeln. Damit alles sicher bleibt, lohnt sich ein offenes Gespräch mit dem Anbieter:
Wichtige Fragen zur Sicherheit der Daten:
- Wo liegen die Daten? Werden sie auf Servern in der EU gespeichert oder außerhalb (z. B. USA)?
- Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)? Dieser ist laut DSGVO Pflicht, wenn der Anbieter Daten im Auftrag verarbeitet.
- Wie werden die Daten geschützt? Erfolgt die Übertragung und Speicherung verschlüsselt?
- Wer hat Zugriff? Können nur berechtigte Personen aus dem Betrieb und beim Anbieter die Daten einsehen?
- Wie lange bleiben Daten gespeichert? Gibt es automatische Löschfristen oder Exportmöglichkeiten?
- Was passiert im Notfall? Gibt es einen klaren Prozess bei Datenpannen oder Sicherheitsvorfällen?
Ein solches Gespräch kostet kaum Zeit, kann aber vor bösen Überraschungen schützen und zeigt, dass Datenschutz auch auf der Baustelle dazugehört.
Drei Tools aus der Praxis
| Tool | Art der Lösung | Besonderheit | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Baunow (AT) | Mobile App | Digitales Bautagebuch für komplette Projekte. KI erkennt Bauphasen, Materialien und Mängel; Fotos und Spracheingaben werden automatisch zu Tagesberichten zusammengeführt. Übersichtliche Oberfläche, auch offline nutzbar. | Betriebe, die regelmäßig Baustellen leiten und Wert auf strukturierte Baudokumentation legen. |
| Compa (DE) | Web-App über WhatsApp, keine Installation nötig | Abbildung ganzer Projekte mit Fokus auf Bautagebuch, Mängelmanagement und Aufgabenlisten. Fotos und Sprachnachrichten werden automatisch in strukturierte Berichte umgewandelt. | Kleine bis mittlere Betriebe, die schnell starten und Projektfortschritt einfach dokumentieren wollen. |
| GeoCapture (DE) | Web- und App-Lösung für Bautagebuch, Zeiterfassung und GPS-Ortung | KI-gestützte Texterstellung und automatische Zusammenführung von Fotos, Fahrten und Arbeitszeiten. Bautagebuch, Flottenmanagement und Dokumentation in einem System. | Bauunternehmen und Handwerksbetriebe, die Baustellen- und Fahrzeugdaten zentral verwalten möchten. |
Praxisbeispiele aus dem Baualltag
- Ein Baumeister nutzt Baunow, um die tägliche Dokumentation direkt auf der Baustelle zu erledigen. Der Polier macht Fotos per App, spricht kurz ein, was erledigt wurde. Abends liegt der Bericht im Büro fertig auf dem Server.
- Ein kleiner Bauunternehmer setzt auf Compa: Er schickt einfach WhatsApp-Nachrichten an die KI, die daraus komplette Bautagesberichte erstellt, ganz ohne neue App oder komplizierte Schulung.
- Ein Installationsbetrieb setzt GeoCapture ein, um Arbeitszeiten, Baustellenfortschritt und Fotodokumentation in einem System zu verbinden. Die KI erstellt automatisch Tagesberichte mit Textvorschlägen.
Tipp: Auch im Team funktioniert das gut. Mitarbeitende können mit ihrem eigenen Handy dokumentieren und die KI führt automatisch zusammen. So bleibt das Wissen da, wo es hingehört: Im Betrieb.
Links zu den Tools
- Baunow: https://baunow.at/
- Compa: https://www.compa.co/
- Geocapture: https://www.geocapture.de/
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