Rahmenordnung für Experts Groups

1. Definitionen

Experts Groups (EG) sind Kooperations- und Marketingplattformen für bestimmte Schwerpunktthemen in der Unternehmensberatung, Informationstechnologie und Buchhaltung.

Experts Groups werden durch die Fachgruppen (FG) grundsätzlich auf Landesebene eingerichtet und stellen offene Arbeitskreise mit speziellem Auftrag der Fachgruppen Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie (UBIT) dar.

Sprecher:in ist der/die Vorsitzende der Experts Group.

2. Ziele von Experts Groups

Ziele sind ausschließlich auf das Thema bezogen, für welches eine Experts Group eingerichtet wurde:

• Sie bietet durch Kommunikation und Aktivitäten wie Vernetzungstreffen, Veranstaltungen usw. eine Themen-Plattform. Sie fördert das Verständnis der Experts Groups gegenüber den Kund:innen und der Öffentlichkeit.
• Sie promoten in Absprache mit der Fachgruppe inhaltliche Aspekte (z. B. neue Themenfelder) in der Öffentlichkeit.
• Sie fördern Vernetzung und Kooperationen der Mitglieder, um gegenseitig von den Erfahrungen profitieren zu können und dem Markt bestmögliche Qualität bekannt zu machen.
• Sie treten dem Markt gegenüber stets als Teilorganisation der UBIT auf und betonen das große Ganze der UBIT.
• Sie fungieren für die Fachgruppen und dem Fachverband UBIT themenbezogen als Wissensbeirat.

Nichtziele sind:

• Verkaufsaktivitäten für das eigene Unternehmen zu betreiben.
• Vermarktung von Einzelleistungen der Mitglieder der Experts Group (der Nutzen aller UBIT-Mitglieder muss stets im Fokus sein).
• Bürokratie oder Kosten zu verursachen, die nicht mit der genannten Zielsetzung in Verbindung stehen.

3. Errichtung von Experts Groups

3.1. Themen-Clusters für Experts Groups

Vorgehensweise:

• Vorschlag eines Themen-Clusters durch UBIT-Mitglieder an die Fachgruppe
• Kurzdarstellung des Themen-Clusters und möglicher Vorteile durch die Fachgruppe
• Beschluss des Themen-Clusters auf Vorschlag der Fachgruppe im Fachverbandsausschuss

3.2. Kriterien für Landes-Experts Groups

Expert Groups werden durch Beschluss der jeweiligen Fachgruppe auf Landesebene errichtet.

Für die Errichtung einer Experts Group müssen die folgenden Kriterien überwiegend vorliegen:

• Entwicklung, Identifikation und Definition eines spezifischen Marktbedarfs
• Erreichung öffentlichen Interesses
• Vorhandensein eines zugänglichen Spezialwissens bei einer Reihe von Mitgliedern
• Interesse einer Anzahl von Mitgliedern aus dem Bundesland (mindestens 10 Mitglieder), aktiv mitzuarbeiten
• Absehbarer positiver Effekt für UBIT-Mitglieder
• Experts Group Konzept

Bestehen in mehreren Bundesländern Expert Groups zu einem Themenkreis sind gleiche Namen und gleiches Logo zu verwenden.

Namen und Logo sind nur von Mitgliedern bestehender Experts Groups zu verwenden.

3.3. Experts Group Konzept

Das von der Initial-Gruppe erstellte Konzept muss folgende Punkte enthalten:

• Markt-/Ausgangssituation
• Ziele und Erfolgskriterien
• Interne Vorgangsweise (wie sind Mitglieder anzusprechen)
• Kommunikationsplan
• Kostenschätzung für Aktivitäten
• Zeitplan mit Ende und Auflösungsperspektiven
• Vorschläge für Sprecher:in

3.4. Koordination der Experts Group Aktivitäten auf Bundesebene

Gibt es in mindestens 5 Bundesländern Experts Groups zu einem Thema kann auf Antrag der Mehrheit der Landes-Sprecher:innen eine koordinierende Gruppe auf Bundesebene zu diesem Thema beim Fachverband eingerichtet werden.

Teilnehmer:innen dieser Gruppe auf Bundesebene sind die jeweiligen EG- Landessprecher:innen.

Aus dem Kreis der EG-Landessprecher:innen wird – aus der Gruppe heraus – ein/eine Vertreter:in auf Bundes-Ebene benannt.

Ziele der koordinierenden Gruppe auf Bundesebene sind:

• Abstimmung der Themensetzung und inhaltlichen Schwerpunkte
• Abstimmung der Aktivitäten
• Koordination bundesländerübergreifender Tätigkeiten
• Vermeiden von Doppelgleisigkeiten

Die koordinierende Gruppe trifft sich zwei Mal pro Jahr (1x in Präsenz, 1x Online).

Einladung und Protokoll der Treffen wird vom/von der Vertreter:in auf Bundes-Ebene erstellt. Nach jedem Treffen erfolgt ein Bericht an den zuständigen Berufsgruppenausschuss im Fachverband.

Budgets für überregionale und bundesweite Aktivitäten und Projekte sind im zuständigen Berufsgruppenausschuss im Fachverband zu beschließen.

Relevante bundesweite Inhalte der EG können auf der Website des Fachverbands (Unterseite) zentral zur Verfügung gestellt werden. Die Inhalte sind mit der/dem zuständen Berufsgruppensprecher:in auf FV-Ebene abzustimmen. Die Umsetzung erfolgt durch das FV-Büro.

4. Mitgliedschaft

4.1. Aufnahme

Jedes UBIT-Mitglied mit einer aktiven Berufsberechtigung kann Mitglied in einer Landes- Experts Group werden, unabhängig von der Berufsberechtigung. Mitglieder sind jeweils die Unternehmen, die wiederum ihre Vertreter:innen in die Experts Groups entsenden.

Die Befähigungsvoraussetzungen werden dabei ausschließlich vom Gesetzgeber im Rahmen der beruflichen Zugangsvoraussetzungen festgelegt. Sofern in einer Experts Group für ein Projekt seitens eines externen Projektpartners eine zusätzliche Differenzierung gewünscht wird, können im Rahmen der Experts Group auf freiwilliger Basis Akkreditierungen/Zertifizierungen entwickelt werden. Diese können aber ausschließlich als Voraussetzung für die Teilnahme am Projekt gelten und stellen keine Zugangsvoraussetzung zur Experts Group dar.

Die Gleichbehandlung aller Experts Group-Mitglieder muss bei allen Aktivitäten gewährleistet sein. Alle Mitglieder müssen vorbehaltlich objektiver externer Voraussetzungen die Möglichkeit haben, an allen Projekten, Veranstaltungen, etc. teilzunehmen.

Vor der Aufnahme in eine Experts Group können Vorstellungsgespräche und Kompetenzerhebungen durchgeführt werden. Das allgemeine Mitgliedschaftsrecht bleibt hiervon unberührt.

4.2. Vermerk im Firmen A-Z

Die Vermerke im WKO Firmen A-Z zur Mitgliedschaft in einer Experts Group werden von den Fachgruppenbüros verwaltet. Mitgliederanfragen zur Aufnahme in eine Experts Group sind an das entsprechende Fachgruppenbüro zu richten. Dies gilt auch, wenn in diesem Bundesland selbst keine Experts Group besteht.

4.3. Beendigung und Erlöschen der Mitgliedschaft

Mitgliedschaften sind über ein entsprechendes Ansuchen des Mitglieds zu beenden. Wenn keine aktive UBIT-Berufsberechtigung eines Mitglieds mehr besteht, endet auch die Mitgliedschaft in Experts Groups. Mit dem Ende der Aktivitäten einer Expert Group enden auch alle Mitgliedschaften.

Allgemeine Zielsetzung ist, die Aktivität der Experts Groups und ihrer Mitglieder zu fördern. Experts Group Sprecher:innen können dazu einmal jährlich in Abstimmung mit der Fachgruppe eine Evaluierung durchführen, um abzufragen, welche ihrer Mitglieder in der EG noch aktiv sind. Dazu ist von der jeweiligen Fachgruppe an die vorliegenden Kontaktdaten des Mitglieds eine Anfrage zu übermitteln, ob noch Interesse an der Mitgliedschaft besteht. Unterbleibt eine Antwort, kann die Löschung der Mitgliedschaft durch die zuständige Fachgruppe erfolgen.

Beendete oder erloschene Mitgliedschaften können jederzeit wieder neu aufgenommen werden.

4.4. Aufnahme in eine Experts Group als Gast aus einem anderen Bundesland

Hat sich in einem Bundesland zu einem Themen-Cluster keine eigene Experts Group konstituiert, so besteht die Möglichkeit in einem anderen Bundesland um Mitgliedschaft anzusuchen. Es gelten hierfür die gleichen Aufnahmebedingungen wie im Punkt 4.1 definiert.

5. Interne Organisation von Experts Groups

• Pro Jahr ist eine Jahresversammlung durchzuführen. Quartalsversammlungen für alle Mitglieder werden empfohlen.
• Die Mitarbeit in Experts Groups ist ehrenamtlich.
• Veranstaltungen, Events, Quartalsmeetings stehen allen UBIT Mitgliedern zur Teilnahme offen.
• Die Verwendung und Auswahl von (internen und externen) Kommunikationskanälen der Experts Groups werden vom Fachgruppenbüro vorgegeben und sind mit diesen abzustimmen.

6. Sprecher:in

Sprecher:in ist der/die Vorsitzende der Experts Group. Die Bestellung und Abberufung des/der Sprecher:in erfolgt durch die Obleute der jeweiligen Fachgruppe maximal für die Dauer der Funktionsperiode. Eine Wiederbestellung ist möglich.

Für Neubestellungen innerhalb einer Periode gelten sinngemäß die oben genannten Regelungen.

Der/die Sprecher:in

• beruft die Meetings der Experts Group ein,
• legt die Tagesordnung fest,
• verantwortet einen ordnungsgemäßen Verlauf und die Protokollierung der besprochenen Inhalte,
• erstellt den halbjährlichen Tätigkeitsbericht an die FG
• übermittelt Budgetanträge an das Fachgruppenbüro zur Entscheidungsvorlage an die FG oder fachlich zuständigen BGA im Land
• koordiniert die Abstimmung mit anderen Landesgruppen,
• ist Ansprechpartner:in im Falle einer eingerichteten Koordination auf Bundesebene.

7. Steuerung und Kontrolle

Die Steuerung, Aufsicht und fachliche Koordination der einzelnen Experts Groups erfolgt durch die jeweilige Fachgruppe.

Die inhaltliche Umsetzung obliegt der Zuständigkeit des/der Experts Group Sprecher:in.

Die Experts Groups legen halbjährlich einen Tätigkeitsbericht an die Fachgruppe (siehe Punkt 6. Sprecher:in).

8. Budgetprozess

Einer Experts Group kann auf Antrag ein Basisbudget von der Fachgruppe zugewiesen werden.

Das Basisbudget ist nicht für administrative Aufwendungen, sondern für Aufwendungen vorgesehen, die die Mitglieder der Experts Groups beeinflussen, z.B. Produktion von Roll-Up und Folder, Reiseaufwendungen.

Weitere Aktivitätenbudgets bedürfen der Evaluierung und Freigabe durch die Fachgruppe und können ganzjährig über das Fachgruppenbüro eingereicht werden.

Ablauf für Budgetanträge:

• Damit Budgetanträge in der nächsten relevanten Ausschusssitzung behandelt werden können, übermittelt der/die Sprecher:in der Fachgruppe fristgerecht vor der stattfindenden Ausschusssitzung einen Budgetantrag. Für Aktivitätenbudgetanträge kann das erstellte Excel-Formular verwendet werden (Anhang 1 zur Rahmenordnung).
• Damit die Experts Group über das von der Fachgruppe im Land frei gegebene Budget so bald als möglich verfügen kann, übermittelt die Fachgruppe binnen 7 Tagen nach Fertigstellung des Protokolls der Ausschusssitzung die Beschlüsse über die gestellten Anträge an den/die Sprecher:in.
• In begründeten Ausnahmefällen kann die Fachgruppe nach den jeweils gültigen Regeln ein Budget vorläufig frei geben.

Budgetrelevante Entscheidungen:

• Aktivitäten sind durch die Experts Groups in Abstimmung, im Auftrag und auf Kosten der jeweiligen Fachgruppe durchzuführen.
• Bei überregionalen Aktivitäten kann eine Deckung der Aufwände von mehreren Fachgruppen übernommen werden. Gesonderte Budgetzuschüsse können über die jeweiligen Berufsgruppenausschüsse im Fachverband angefragt werden.
• Budgetrelevante Entscheidungen werden vom/von der Sprecher:in gemeinsam mit dem Fachgruppenbüro getroffen und sind unter den Grundsätzen der Haushaltsordnung (Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit) sowie des Budgetantrages zu treffen. Die budgetäre Deckung muss gegeben sein. Die Erteilung von Aufträgen erfolgt durch das Fachgruppenbüro, das auch bei der Einholung von Angeboten unterstützt.

Der/die Sprecher:in muss seine/ihre Controlling Funktion wahrnehmen und hat der Fachgruppe einen Statusbericht über die abgeschlossenen Projekte vorzulegen. Der Statusbericht erfolgt zumindest halbjährlich im Rahmen des Tätigkeitsberichts (siehe Punkt 7. Steuerung und Kontrolle)

9. Administration

Experts Groups haben keine Rechtsform und können keine Verträge abschließen. Alle Rechtsgeschäfte werden über das Fachgruppenbüro bzw. das Fachverbandsbüro abgewickelt und unterliegen dem Wirtschaftskammergesetz.

Einladungen, Tagesordnungen und Protokolle sind mit dem Fachgruppenbüro zu koordinieren.

Experts Groups steht eine begrenzte Unterstützung durch die Geschäftsstelle der Fachgruppen zu. Diese wird jeweils zwischen Sprecher:in und Geschäftsführung vereinbart.

Grundsätzlich müssen aber alle Aktivitäten, die über eine Grundunterstützung hinausgehen von den Mitgliedern der Experts Groups selbst erbracht werden oder im Rahmen der verfügbaren Budgets von dritten Dienstleistern erbracht werden. Dabei sind Bundesvergabegesetz bzw. Ausschreibungsrichtlinien der Wirtschaftskammer Österreich bzw. der Landeskammern zu beachten. Ausgenommen von den Vergaberichtlinien ist die Vergabe von Ausbildungs- und Akkreditierungsunterstützung durch incite.

Die verwaltungstechnische Betreuung (Vorschläge für Agenturen, Einholen von Angeboten, Versendung von Einladungen, Saalreservierungen etc.) erfolgt in Abstimmung mit der Experts Group durch das Fachgruppenbüro. Die Erteilung von Aufträgen und die Bezahlung der Rechnungen erfolgt durch das Fachgruppenbüro.

10. Kommunikation

Sämtliche Außenkommunikation der Experts Groups ist inhaltlich und organisatorisch im Voraus mit der Fachgruppe abzustimmen.

Sämtliche Außenkommunikation der koordinierenden Gruppen auf Bundes-Ebene ist inhaltlich und organisatorisch im Voraus mit dem Fachverband abzustimmen.

11. Reisekosten

• Reisekostenersätze können nach Maßgabe der folgenden Richtlinien beantragt werden. Die Experts Groups entscheiden grundsätzlich nicht über Reisekostenersätze, sondern diese sind je nach Funktion gesondert vom Fachgruppenbüro freizugeben.
• Von der Fachgruppe können Reisekostenersätze der Sprecher:innen, die diese in Sprecherfunktion tätigen, tragen. Die Fachgruppe kann über die Reise einen Bericht anfordern. Über Reisekosten von anderen Funktionsträger:innen, die im Auftrag der gesamten Gruppe tätig werden, kann im Einzelfall die Fachgruppe eine Entscheidung treffen.
• Von der Fachgruppe werden nur die tatsächlichen Aufwendungen getragen. Das sind Hotelkosten und Reisekosten. Diäten werden nicht gedeckt. Über die Aufwendungen ist eine Honorarnote / Reisekostenabrechnung zu erstellen. Die genaue Abwicklung ist mit der jeweiligen Fachgruppe zu klären. Die Bestimmungen und Regelungen zu Reisekosten der jeweiligen Landeskammer sind heranzuziehen.
• Es wird darauf hingewiesen, dass der Fachverband und die Fachgruppen nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind. Insoweit gelten die Bruttobeträge als wirksame Kosten.
• Die Höchstsätze für die Hotelübernachtung im Inland sind einzuhalten. Die Hotelkosten bei Inlands- und Auslandsreisen sind mit dem betreuenden Fachgruppenbüro abzustimmen.
• Reisen sind grundsätzlich mit öffentlichen Verkehrsmitteln durchzuführen (z.B. gut erreichbare Ziele wie die Landeshauptstädte). Unter dem Gesichtspunkt der Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit ist jenem Verkehrsmittel der Vorzug zu geben, das einen raschen und sicheren Transport gewährleistet.
• Bei Reisen mit der Bahn besteht Anspruch auf die Benützung der 2. Klasse. Die Vergütung der Kosten der Fahrkarten erfolgt auf Grund der vorgelegten Originalbelege.
• Wenn die Wahl eines öffentlichen Verkehrsmittels nicht zumutbar ist (z.B. mehrmaliges Umsteigen oder längere Aufenthalte beim Umsteigen), kann das amtliche Kilometergeld nach Rücksprache mit der Fachgruppe beantragt werden.
• Die Höhe dieses Kilometergeldes richtet sich nach § 10 der Reisegebührenvorschrift 1955 (BGBl. 1955/133) in der jeweils geltenden Fassung. Das amtliche Kilometergeld kann entsprechend den Lohnsteuerrichtlinien auf volle Cent aufgerundet werden.
• Mit dem Bezug des amtlichen Kilometergeldes sind sämtliche mit der Benutzung des Kraftfahrzeuges unmittelbar zusammenhängende Aufwendungen (AfA, Fahrzeugversicherungsprämien, Treibstoffkosten, Mauten, Parkgebühren, sonstige Instandhaltungskosten…) abgegolten.

12. Rechtsgrundlage

Für Experts Groups sind folgende Rechtsgrundlagen maßgeblich:

• Wirtschaftskammergesetz
• Geschäftsordnung (WKÖ)
• Haushaltsordnung (WKÖ)
• Rahmenordnung für Experts Groups
• CD-Manual für Experts Groups (FV)
• Repräsentationsrichtlinien (WKÖ bzw. der jeweiligen Landeskammer)

13. Mitgliederverzeichnisse

Als Basis für das Mitgliederverzeichnis dient die Eintragung im Firmen A-Z. Eine gezielte Suche ist über das Firmen A-Z sicher zu stellen. Zusätzliche Verzeichnisse dienen rein dem internen administrativen Prozess, und nicht als Marketing-Tool. In jedem Fall sind die Bestimmungen der DSGVO zwingend zu berücksichtigen.

Gültigkeit

Diese Rahmenordnung wird am 20.3.2026 kundgemacht.

Wien, am 20.3.2026

Fachverband Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie Wirtschaftskammer Österreich

Telefon: 05 90 900 3516
E-Mail: ubit@wko.at
Internet: www.ubit.at

Governance Schema