Kein Sachbezug bei Spezialfahrzeugen

Mit dem Lohnsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2022 änderte die österreichische Finanzverwaltung ihre bisherige Rechtsansicht, dass Spezial- und Montagefahrzeuge per se keinen Sachbezug bei Arbeitnehmern auslösen können. Da dieses Thema für viele Betriebe relevant ist und hierzu zuletzt wieder vermehrt Fragen aufgetreten sind, möchten wir Sie über die aktuelle Rechtslage in diesem Bereich informieren, die wesentlichen Punkte zusammenfassen und einige Klarstellungen vornehmen.  

Im Anhang finden Sie ein ausführlicheres Informationsschreiben, welches die wesentlichen Punkte dieser Änderungen für unsere Betriebe erläutert. Zudem wurden in Abstimmung mit der Abteilung für Finanz- und Steuerpolitik der WKÖ sowie nach Rückfrage beim Bundesministerium für Finanzen (BMF) einige Sachverhalte weiter konkretisiert. Hier ein kurzer Überblick:

Klarstellungen zur aktuellen Rechtslage  

Sachbezugsbefreiung für Spezial- und Montagefahrzeuge gilt nur mehr für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte:

Die frühere generelle Sachbezugsbefreiung für Spezial- und Montagefahrzeuge mit fest verbauter Werkbank wurde eingeschränkt. Eine Befreiung gilt nun ausschließlich für die Fahrten zwischen Wohnstätte und Dienstort. Andere Privatfahren sind nicht mehr sachbezugsfrei und führen zur Lohnversteuerung.

Beweislast liegt beim Prüfer:

Sollte ein Prüfer annehmen, dass Arbeitnehmer mit Spezial- oder Montagefahrzeugen auch andere Privatfahrten durchführen, muss er hierfür konkrete Nachweise erbringen.

• Kein automatischer Sachbezug ohne Beweis!
• Sollten neben der Strecke zwischen Wohnort und Arbeitsstätte keine weiteren Privatfahren erfolgen und der Prüfer dies nicht widerlegen können, besteht für den Unternehmer keine Gefahr. In diesem Fall wäre jedenfalls kein zusätzlicher Nachweis durch den Unternehmer erforderlich.

Risiko für Unternehmer bei fehlenden Nachweisen:

Ohne lückenloses Fahrtenbuch oder nachweisbares Privatnutzungsverbot kann es vorkommen, dass Prüfer durch eigene Ermittlungen (z.B. Sichtungen oder Fotografieren von Fahrzeugen an Wochenenden) Beweise für private Fahrten sammeln. Falls ein Prüfer nachweisen kann, dass Arbeitnehmer doch auch andere private Strecken fahren, entsteht ein Sachbezugsanspruch, den das Unternehmen dann nachversteuern muss.  

Fahrtenbuch als Absicherung:

Ein Fahrtenbuch ist somit nicht zwingend erforderlich, sondern wird als Absicherung lediglich empfohlen. Sollte man sich für die Beweisführung entscheiden, so kommt neben dem Fahrtenbuch auch ein Privatnutzungsverbot in Frage. Ein Privatnutzungsverbot alleine reicht allerdings nicht aus - laut VwGH ist eine zusätzliche Kontrolle des Privatnutzungsverbots erforderlich (z. B. durch nachweisliches Abstellen der Fahrzeuge am Betriebsgelände). Falls sich ein Unternehmen gegen ein Privatnutzungsverbot mit Fahrzeugabstellung am Betriebsgelände entscheidet, ist ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch die sicherste Methode, um steuerliche Risiken zu minimieren. In diesem Fall muss das Fahrtenbuch allerdings vollständig und korrekt dokumentiert sein.

Fazit

• Früher: Montagefahrzeuge mit fest verbauter Werkbank waren generell sachbezugsfrei, auch für Privatfahrten, da man davon ausging, dass diese Fahrzeuge sowieso nicht für private Zwecke geeignet sind.
• Aktuell: Die Sachbezugsbefreiung gilt bei Spezial- und Montagefahrzeugen nur noch für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte. Andere Privatfahrten unterliegen nun der Sachbezugspflicht.
• Nachweisregel: Die Beweislast für nicht erlaubte Privatnutzung liegt beim Prüfer – nicht beim Unternehmen. Ohne eindeutigen Nachweis durch den Prüfer kann kein Sachbezug angesetzt werden.