FAQ - Maßnahmen zur Verhinderung der Geldwäsche

Im Zuge von Vorort-Terminen fordert die zuständige Behörde des Landes Steiermark (Bezirkshauptmannschaft Bruck-Mürzzuschlag) vorab zur Vorbereitung des Termins derzeit folgende Dokumente an: 

a. Liste der angebotenen Produkte und Dienstleistungen.

Sind Sie ein betroffener Gewerbetreibender? Durch die Anforderung der Liste der angebotenen Produkte und Dienstleistungen will die Behörde somit verstehen, ob Sie die Geldwäschebekämpfungsbestimmungen der Gewerbeordnung einhalten müssen. Wenn nicht, geben Sie eine entsprechende NEGATIVERKLÄRUNG ab. 

b. Vom Gewerbetreibenden bzw. der Geschäftsführung genehmigte Systeme und Kontrollen zur Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung.

Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um die in unserer Anleitung dargelegten Schritte und deren Dokumentation. 

Wir empfehlen die Erstellung eines Dokuments (Geldwäsche- Richtlinie), welches klarstellt, welche Maßnahmen in Ihrem Unternehmen durch wen getroffen werden, z.B.

1. Risikoanalyse und daraus abgeleitete Maßnahmen,
2. Verfahren bei Kunden-Onboarding,
3. Wer setzt in Ihrem Unternehmen, welche Schritte?
4. Wer trägt in ihrem Unternehmen die Verantwortung für die Einhaltung der Bestimmungen zur Bekämpfung der Geldwäsche?
5. Welche Kontrollschritte werden im Unternehmen gesetzt?
6. Wie werden Unterlagen archiviert?
7. Wie werden Mitarbeitende geschult?
8. Wie wird bei Verdachtsmeldungen vorgegangen (Meldung über goAML)? 
   

c. Verfahren für die Aufnahme neuer Geschäftsbeziehungen mit Kopien der relevanten Formulare/Dokumente für die Aufnahme neuer Geschäftsbeziehungen.

Legen Sie der Behörde dar, wie Sie im Unternehmen vorgehen, z.B. durch die Nutzung der Checkliste und durch Vorlage einer durch Sie erstellten Geldwäsche-Richtlinie, welche alle von Ihnen gesetzten Schritte und Maßnahmen zusammenfasst. Diese beinhaltet

1. die Identifizierung des Kunden/der Kundin,
2. Frage ob Kund:in PEP,
3. bei juristischen Personen Feststellung des wirtschaftlichen Eigentümers,
4. Überprüfung des Geschäftsvorgangs,
5. Frage, ob ein Geldwäscheverdacht besteht,
6. Risikobeurteilung des Kunden/der Kundin und des Geschäftsvorgangs und
7. sich daraus ergebende Risikogesamteinschätzung. 
   

Wenn sich daraus ein erhöhtes Risiko (Einzelfallrisiko) ergibt, sind zusätzlich erhöhte Sorgfaltspflichten anzuwenden (z. B. Freigabe durch die Geschäftsführung, laufende Kontrollen, Plausibilisierung der Mittelherkunft). Legen Sie alle im Zuge des Onboardings gemachten Kopien/Scans, z. B. amtliche Lichtbildausweise, Auszüge aus dem Firmenbuch, Auszüge aus WiEReG; PEP-Prüfung etc. ab und archivieren Sie diese zumindest bis zu 5 Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung.

Der Behörde ist in diesem Zusammenhang wichtig, dass das entsprechende Onboarding- Prozedere von der Geschäftsleitung genehmigt wurde (idealerweise mit Datum und Unterschrift). Idealerweise wird der Onboarding-Prozess auch in der Geldwäsche-Richtlinie des Unternehmens dargestellt. Die Behörde möchte – neben der Geldwäsche-Richtlinie – idR folgende Dokumente sehen (oder inhaltlich vergleichbares): 

Kundenstammdatenblatt (natürliche Person)

• Name und Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Adresse
• Art und Nummer des Ausweises
• Ausstellungsbehörde
• Datum der Identifizierung
• Identifizierender Mitarbeitende
• Kopie/Scan der Lichtbildausweise 
  

Kundenidentifizierung – juristische Person

• Firmenname, Firmenbuchnummer, Sitz
• Vertretungsbefugte Personen
• wirtschaftliche Eigentümer
• Firmenbuchauszug (Kopie)
• WiEReG-Auszug 
  

Formular "Feststellung wirtschaftlicher Eigentümer"

• Name des wirtschaftlichen Eigentümers
• Beteiligungshöhe
• Kontrolle über Gesellschaft
• Abgleich mit WiEReG 
  

PEP-Erklärung

• "Sind Sie politisch exponierte Person (PEP)?"
• Wenn ja: Herkunft der Mittel
• Genehmigung durch Geschäftsführung 
  

Risikoanalyse-Blatt (Einzelfall)

• Herkunftsland
• Transaktionsvolumen
• Zahlungsart (Bar? Treuhand? Ausland?)
• Auffälligkeiten
• Risikokategorie
• Maßnahmen bei erhöhtem Risiko 
  

Dokumentation Herkunft der Mittel (bei Bedarf)

• Selbsterklärung
• Kontoauszug
• Kreditbestätigung 
  

d. Ein aktuelles Organigramm und ein Unternehmensorganigramm mit Angaben zu AnteilseignerInnen, GeschäftsführerInnen, KontrolleurInnen, leitenden Angestellten und angeschlossenen Unternehmen (gilt nicht für Einzel- bzw. KleinstunternehmerInnen).

Stellen Sie der Behörde ein Unternehmens-Organigramm und einen Firmenbuchauszug (wenn im Firmenbuch registriert) zur Verfügung, sowie Information, wer die Kontrollen iZm den Geldwäschebekämpfungsbestimmungen durchführt.

e. Einzelheiten zu Rolle und Aufgaben des Verantwortlichen für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (compliance officer), Stellenbeschreibung und Erfahrung.

§ 365n1 GewO sieht bei Strategien, Kontrollen und Verfahren die Benennung eines für die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften zuständigen Beauftragten auf Führungsebene eines Unternehmens vor, wenn dies angesichts des Umfangs und der Art der Geschäftstätigkeit angemessen ist. 

Wurde ein Compliance Officer im Unternehmen bestellt?

Dies ist ab einer gewissen Unternehmensgröße empfehlenswert. Wenn Sie eine Compliance-Funktion im Unternehmen einrichten, soll Bestellung und Qualifikation dokumentiert werden. Diese umfasst z.B. den Arbeitsvertrag, eine detaillierte Stellenbeschreibung, interne Organisationsanweisungen und die persönlichen Qualifikationsnachweise des Stelleninhabers. Die bestellte Person muss über die entsprechende Erfahrung und Qualifikation verfügen und die Möglichkeit haben sich laufend fortzubilden. Der Compliance Officer soll die notwendige fachliche Expertise, aber auch die hierarchische Stellung besitzen, um ein internes Kontrollsystem zu entwickeln, zu überwachen und Verdachtsmeldungen zu erstellen. Das Gesetz sieht hier keine klare Größenangaben für das Unternehmen vor. Aus Erfahrungswerten kann man aber ableiten, dass die Bestellung eines Compliance-Beauftragten in einem Unternehmen unter 10 Mitarbeitenden eher nicht notwendig ist und bei einem Unternehmen von über 30 Mitarbeitenden von der Behörde idR als notwendig erachtet wird. 

f. Eine Liste und Kopien aller Berichte zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften über die Systeme und Kontrollen zur Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung die dem Gewerbetreibenden bzw. der Geschäftsführung in den letzten 24 Monaten vorgelegt wurden.

Es wird empfohlen, dass laufende Kontrollen durchgeführt werden und über das Ergebnis dieser Kontrollen in periodischen Abständen (zumindest monatlich und im Anlassfall) an die Geschäftsführung berichtet wird. Die Kontrollen und diese Berichte sind entsprechend zu dokumentieren. 

g. Interne oder externe Prüfberichte über Mängel die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften betreffend sowie über Mängel der Systeme und Kontrollen zur Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung in den letzten 24 Monaten.

Die Berichte gemäß Punkt f. haben auch potentielle Mängel aufzuzeigen und wie diese zu beheben sind bzw. bereits behoben wurden. Sofern es weitere externe Prüfberichte gibt, sind auch diese zu dokumentieren. 

h. Vereinbarung mit Dritten, die Funktionen für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften unterstützen (falls zutreffend).

Die Funktion des Compliance-Beauftragten bzw. die Zuständigkeiten im Zuge der Bekämpfung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung kann an einen DRITTEN delegiert werden; z.B. Durchführung der Kontrollen etc. Der jeweilige Dienstleister muss aber über die notwendigen Befugnisse im Unternehmen und Qualifikationen verfügen, um diese Rolle auszufüllen. Die finale Verantwortung bleibt jedoch stets bei Ihnen als betroffenem Gewerbetreibenden. Sie haften gegenüber der Behörde für Versäumnisse des Dritten wie für eigene Versäumnisse. 

Sofern Sie solch eine Beauftragung durchgeführt haben, ist die entsprechende Vereinbarung der Behörde auf Anfrage vorzulegen. Die Einbindung eines Notars oder Rechtsanwaltes entbindet Sie nicht von Ihren gesetzlichen Verpflichtungen. 

i. Jedes Protokoll oder jede andere Dokumentation über:

1. Protokoll verdächtiger Aktivitäten
2. Einzelheiten zu allen abgelehnten Geschäften in den letzten 24 Monaten (zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung)
3. Register für politisch exponierte Personen (PEP) 

Die Unmöglichkeit, die Sorgfaltspflichten zu erfüllen, löst unmittelbar die Pflicht aus, die Geschäftsbeziehung nicht einzugehen oder zu beenden. Sie führt jedoch nicht automatisch zu einer Verdachtsmeldung. Stattdessen sind Sie verpflichtet, den Sachverhalt zu bewerten und zu prüfen, ob die Umstände, die zur Nichterfüllbarkeit führten, einen Verdacht auf Geldwäsche begründen. Nur wenn diese Prüfung positiv ausfällt, also ein Verdacht auf Geldwäsche vorliegt, ist eine Meldung an die Geldwäschemeldestelle zu erstatten. Der betroffene Gewerbetreibende hat jedoch Fälle, in denen er diese Abwägung durchführt zu dokumentieren bzw. der Behörde eine Nullmeldung zu geben. 

ad 1.) Es ist eine Liste aller verdächtiger Aktivitäten und somit eine Liste aller Meldungen an die Geldwäschemeldestelle (goAML) zu führen, welche auf Grund eines Verdachts auf Geldwäsche gemacht wurden und der Behörde auf Anfrage vorzulegen. 

ad 2.) Es ist eine Liste zu führen, der Transaktion, die nicht durchgeführt wurden, weil Sorgfaltspflichten nicht erfüllt werden konnten (und warum) und der Behörde auf Anfrage vorzulegen. 

ad 3.) Es ist eine Liste aller Kunden zu führen, welche PEP-Status haben und der Behörde auf Anfrage vorzulegen. 

j. Schulungsprotokoll für Mitarbeitenden über Systeme und Kontrollen zur Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung mit Angaben zu Schulungsdaten, Themen und TeilnehmerInnen.

Wie und wann wurden Schulungen durchgeführt? Was war der Inhalt und wer hat an diesen Schulungen teilgenommen? Dies ist alles entsprechend zu dokumentieren und der Behörde auf Anfrage vorzulegen. 

k. Anzahl der in den letzten 24 Monaten durchgeführten Transaktionen.

Dokumentieren Sie die Anzahl Ihrer Kund:innen und die jährliche Anzahl der durchgeführten Transaktionen und legen Sie diese Aufstellung der Behörde auf Nachfrage vor. 

l. Forderung nach einer unabhängigen Prüfung.

In der Praxis wird von der Behörde oft "eine unabhängige Prüfung" Ihrer Strategien durch z. B. einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder Unternehmensberater verlangt. Diese Forderung ergibt sich aus einer Stelle der GewO, welche jedoch regelt, dass dies nur notwendig ist, sofern dies in Hinblick auf Art und Umfang der Geschäftstätigkeit angemessen ist. Eine pauschale Anforderung der Behörde an alle geprüften Betriebe, unabhängig von deren Größe und Risikoprofil ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Wenn Ihr Unternehmen aber z. B. international tätig ist und iZm der Risikoerhebung ein hohes organisatorisches Risiko abgeleitet wurde, dann ist die Forderung der Behörde nachvollziehbar und durch die GewO gedeckt.