Leitfaden für selbstständige Ambulatorien zur Datenmeldung laut dem Dokumentationsgesetz

1) Rechtliche Grundlagen und Rahmenbedingungen für die Datenmeldung

Den rechtlichen Rahmen für den Gesetzesauftrag bilden das Bundesgesetz über die Dokumentation im Gesundheitswesen und die dazugehörige Durchführungsverordnung. In diesen ist angeführt, dass die Datenmeldung von Kontakten, Leistungen und Diagnosen sowohl für selbstständigen Ambulatorien für den ambulanten Bereich sowohl für Leistungserbringende mit Kassenvertrag, als auch für Leistungserbringende ohne Kassenvertrag ab 1.7.2026 verpflichtend ist. 

1. Die Datenmeldung hat für Leistungserbringende mit Kassenvertrag im Rahmen der Leistungsabrechnung zu erfolgen (vgl. §6a (3), §6a (5) DokuG).
2. Die Datenmeldung hat für Leistungserbringende mit KFA Vertrag, die die Abrechnung über die DVP Schnittstelle (Datenaustausch mit Vertragspartner) des Dachverbandes an die KFA übermitteln, im Rahmen der Abrechnung an die KFA zu erfolgen (vgl. §6a (6) DokuG). Leistungserbringende, die einen Vertrag mit den KFA haben, die nicht die DVP Schnittstelle verwenden, müssen ihre Datenmeldung lt. §6a (4) DokuG im Zuge der Schnittstelle des Dachverbandes (e-Wahlpartner) durchführen.
3. Für die Datenmeldung von Leistungserbringenden ohne Kassenvertrag hat der Dachverband eine Schnittstelle (e-Wahlpartner) zur Verfügung zu stellen (vgl. §6a (4) DokuG).
4. Für den Bereich der ambulanten Rehabilitation gibt es seitens des BMASGPK noch keine abschließende Information, aus diesem Grund kann das Thema der Datenmeldung der ambulanten Rehabilitation in diesem Handlungsleitfaden nicht aktuell nicht adressiert werden.
   

Bei Rückfragen über die grundsätzliche Meldeverpflichtung empfehlen wir, sich an das BMASGPK zu wenden.

2) Technische Voraussetzungen für die Datenmeldung lt. DokuG

a. Mit Kassenvertrag über die Abrechnung

Die Datenmeldung ist im Rahmen der regulären Leistungsabrechnung der Vertragspartner an den jeweiligen Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Die Diagnosen müssen im Rahmen der Leistungsabrechnung in der Klassifikation ICD 10 übermittelt werden. Die Datenmeldung erfolgt über die Schnittstelle DVP (siehe Fußnote 1). Dort findet man die notwendigen Informationen, um (neben der Leistungsabrechnung) die Diagnosendaten für die Meldung lt. DokuG korrekt zu erstellen.
Der Vollständigkeit halber wird auf folgendes hingewiesen:

• Für die Abrechnung sind weiterhin die bisher erforderlichen Angaben inkl. der benötigten Diagnose- und Begründungsinformationen zu übermitteln.
• Die Träger befürworten auch im Rahmen der Abrechnung die Übermittlung der ICD-10 Diagnosen anstelle von Diagnoseangaben in begrifflicher Form (Freitext). Dazu ist es jedoch notwendig, auch alle abrechnungsrelevanten Diagnosen und nicht nur den Anlassfall des Besuches (für DokuG) als ICD-10 Code zu übermitteln.
• Begründungen, die für die Abrechenbarkeit bestimmter Leistungen lt. Honorarordnung unverändert erforderlich sind, sollen im Begründungsfeld und nicht im Freitextdiagnosenfeld angegeben werden.

b. Ohne Kassenvertrag über e-Wahlpartner (eWP)

i. Voraussetzung e-card Ausstattung
Für die Meldung von selbstständigen Ambulatorien ohne Kassenvertrag ist es erforderlich, die Schnittstelle e-Wahlpartner zu verwenden. Dazu ist eine Ausstattung mit der e-card Infrastruktur notwendig.

Wenn man über eine eigene Admin-Karte und einen Anschluss (GINO und Router) an die e-card Infrastruktur verfügt, so besitzt man bereits die notwendige Hardware.

Wenn man noch nicht über die notwendige Infrastruktur verfügt, ist eine Anmeldung als e-card Basis-Wahlpartner bei der ÖGK erforderlich: Anmeldeformular e-card Wahlpartner 
(Wählen Sie bei "e-card Basis-Wahlpartner"-> Ja und bei "e-card Plus-Wahlpartner" -> Nein). Im Anmeldeformular ist angeführt, dass man eine Vertragspartnernummer (VPNR) eingeben kann. Dies ist jedoch ein optionales Feld. Wenn man noch keine VPNR erhalten hat, muss dieses Feld nicht befüllt werden.

Üblicherweise erhält man innerhalb von zwei Wochen ab Beantragung per Post die 6-stellige Vertragspartnernummer (VPNR) sowie die Admin-Karten. Etwas zeitversetzt erhält man zu jeder Admin-Karte einen PIN/PUK Brief, der unbedingt aufzubewahren ist. Wenn man drei Wochen nach Anmeldung noch keine VPNR bzw. Admin-Karten erhalten hat, so muss man sich an die Österreichische Gesundheitskasse wenden. Sobald man die Vertragspartnernummer von der ÖGK erhalten hat, kann man mit einem GIN Zugangsnetz-Provider der Wahl einen Vertrag abschließen. Von dem GIN Zugangsnetz-Provider erhält man auch die für die GIN Nutzung notwendigen Endgeräte (GINO Kartenlesegerät und Router) bzw. Informationen zu Varianten der e-card Lösung. Der GINO (Gesundheits-Informations-Netzwerk Online) ist das Kartenlesegerät für Teilnehmerinnen und Teilnehmer am e-card System.

Für die Integration ins eigene Netzwerk ist das Hinzuziehen eines IT-Betreuers empfehlenswert (chipkarte.at/GINS). 

ii. Service e-Wahlpartner
Im Benutzerhandbuch zu e-Wahlpartner sind alle notwendigen Informationen zur Verwendung beschrieben.

Zur Erfüllung der gesetzlich verpflichtenden Meldung der geforderten Daten über eWP gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Mit der kostenlosen e-card Weboberfläche können die Daten online über den GIN Anschluss erfasst und gemeldet werden.
2. Eine weitere Möglichkeit der Erfassung und Meldung der Daten besteht im Rahmen der jeweiligen Gesundheitsdiensteanbieter-Software (GDA Software).
   

Zusätzliche Informationen zu e-Wahlpartner finden Sie hier:

• Häufige Fragen - e Wahlpartner Service 
  • Erste Anlaufstelle für Fragen zu e-Wahlpartner ist die e-card Serviceline unter Tel. 050 124 3322. 
  • Für weitere Fragen oder bei Problemen mit der Ausstattung wenden Sie sich bitte an krankenanstalten@svc.co.at.

Für Softwarehersteller und die technische Integration in die GDA Software finden sich zusätzlich Informationen unter:

• Schnittstellenbeschreibung zu e-Wahlpartner(technischer Name WKS)
• e-Wahlpartner: Zusätzliche Informationen und Entwicklerhinweise
  

Bei Fragen zur Integration von e-Wahlpartner in ihre GDA-Software (z.B. KIS-System) wenden Sie sich bitte an support@svc.co.at

3) Fachliche Voraussetzungen für die Meldung in e-Wahlpartner

1. Diagnosencodes lt. ICD-10
   Im Rahmen der Datenmeldung sind die Diagnosen in Form der Klassifikation ICD 10 zu übermitteln. Kostenlos und unterstützend steht das eHealth Codierservice für die Codierung zur Verfügung. 
   Bei Fragen zur Codierung von Leistungen steht Ihnen die AmbCO Hotline des BMASGPK zur Verfügung.
2. Leistungsmeldung mittels HONO-ID im Rahmen von e-Wahlpartner
   Im Rahmen der Datenmeldung über e-Wahlpartner sind neben den Kontakt- und Diagnoseninformationen auch die erbrachten und sv-rechtlich erstattungsfähigen Leistungen zu melden. Diese müssen aus einem der drei Honorarkataloge der Krankenversicherungsträger ausgewählt werden. Zur Erfüllung der gesetzlichen Meldeverpflichtung ist es völlig unerheblich, aus welchem Katalog welches Trägers die Leistungen gewählt werden und ist unabhängig vom Bundesland und Fachgebiet. Es muss nur sichergestellt sein, dass die Leistungen vom Inhalt her dem entsprechen, was der GDA erbracht hat. Im Rahmen der Übermittlung ist es notwendig, den technischen Identifikator einer Leistungsposition (HONO-ID) zu senden. Grundsätzlich sollten diese Informationen über den ELGA Terminologieserver zur Verfügung gestellt werden. Aktuell ist diese Bereitstellung noch in Entwicklung, daher werden die notwendigen Informationen derzeit über die Website der SVC zur Verfügung gestellt. Diese Datenbereitstellung zielt auf die technische Implementation durch die Softwarehersteller für die Meldung lt. DokuG ab.
   
   Der Vollständigkeit halber wird darauf verwiesen, dass die Datenmeldung lt. DokuG nichts mit der Wahlarztkostenerstattung, die über die Schnittstelle WAH Online durchgeführt wird, zu tun hat. Sämtliche Regeln und Voraussetzungen für die Wahlarztkostenerstattung werden vom DokuG nicht berührt. Die Datenmeldung lt. DokuG ersetzt nicht die Datenmeldung über die WAH Online Schnittstelle. 

Der Leitfaden wurde in Kooperation mit dem Dachverband der österreichischen Sozialversicherungen erstellt. Der Fachverband der Gesundheitsbetriebe bedankt sich herzlich für die Bereitstellung der Informationen.