Elektronische Rechnungslegung in Polen

Einführung des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) in Polen

Am 27. August 2025 unterzeichnete der Präsident der Republik Polen das Gesetz zur Änderung des Umsatzsteuergesetzes und des Gesetzes über das nationale E-Rechnungssystem (KSeF-Gesetzes). 

Danach wird am 1. Februar 2026 das verpflichtende nationale E-Rechnungssystem (Krajowy System e-Faktur - KSeF) eingeführt. Mit Inkrafttreten dieser Regelung sind Unternehmen in Polen verpflichtet, sämtliche Rechnungen elektronisch über die KSeF-Plattform zu erstellen, zu übermitteln und zu empfangen. Ziel des Systems ist die Vereinheitlichung, Digitalisierung und Beschleunigung des Rechnungswesens sowie die Verbesserung der steuerlichen Transparenz. 

Stufenweise Einführung der Verpflichtung

Die Implementierung erfolgt schrittweise:

• Ab 1.Februar 2026 – verpflichtend für große Steuerzahler, d. h. Unternehmen, deren Bruttoumsatz im Jahr 2024 200 Mio. PLN überschritten hat.
• Ab 1. April 2026 – die Verpflichtung wird auf die übrigen Unternehmer außer Kleinstunternehmen ausgeweitet.
• Ab 1. Januar 2027 – Einführung für kleinste Unternehmen, deren monatlicher Rechnungsumsatz 10.000 PLN brutto nicht übersteigt.

Ausnahmen von der Verpflichtung

Von der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen im KSeF sind u.a. folgende Fälle ausgenommen:

• ausländische Steuerpflichtige, die in Polen weder einen Geschäftssitz noch eine feste Niederlassung haben,
• Steuerpflichtige ohne Sitz in Polen, die jedoch über eine feste Niederlassung in Polen verfügen, sofern diese feste Niederlassung nicht an der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen beteiligt ist, für die die Rechnung ausgestellt wurde.
• Rechnungen, die den Verkauf dokumentieren und im Rahmen der EU-Sonderverfahren OSS und IOSS ausgestellt werden,
• Rechnungen an Verbraucher und pauschalierte Landwirte,
• Vereinfachte Rechnungen (Kassenquittungen)
  

Ausstellung von Rechnungen an ausländische Empfänger

Rechnungen, die von polnischen Steuerpflichtigen an ausländische Unternehmen ausgestellt werden, sind ebenfalls im KSeF-System zu erstellen. Die Übermittlung an den ausländischen Empfänger erfolgt jedoch außerhalb des E-Rechnungssystems, und zwar in der zwischen den Geschäftspartnern vereinbarten Form, beispielsweise per E-Mail oder auf dem Postweg. 

Das AußenwirtschaftsCenter Warschau berät Sie gerne, sollten Sie weitere Fragen zu Polen haben.