Schmutzzulage: Voraussetzungen und Angemessenheit

Über die neuen Richtwerte informierten wir zwar bereits, nach Anlassfällen ist es aber Zeit, Klarheit zu schaffen. Für die abgabenfreie Auszahlung einer Schmutzzulage müssen mehrere Gesichtspunkte beachtet werden: einerseits die materiellrechtlichen Voraussetzungen und andererseits die Angemessenheit.

Dabei hängt die Sozialversicherung mit der Lohnsteuer zusammen. Laut Allgemeines Sozialversicherungsgesetz - ASVG zählen Schmutzzulagen als Entgelt, wenn sie der Steuerpflicht unterliegen. Damit ist mit einer Lohnsteuerpflicht auch immer eine Sozialversicherungspflicht verbunden.

Grundsätzlich sind die Lohnsteuerrichtlinien rechtlich gesehen nicht verbindlich. Bei den Überprüfungen werden Sie aber in den allermeisten Fällen angewendet, da die Richtlinien das Einkommenssteuergesetz näher auslegen. Bei der nun auftretenden rückwirkenden Anwendung wird das Argument verwendet, dass das zugrundeliegende Gesetz auch bereits zuvor gegolten hat und die Richtlinien die Auslegung des Gesetzes sei. Somit könnten Änderungen der Richtlinien auch rückwirkend angewandt werden, weil die Auslegung auch bereits zuvor hätte gelten sollen. 

Materiellrechtliche Voraussetzungen

Laut Einkommenssteuergesetz - EStG kann bei Arbeiten, die überwiegend unter Umständen erfolgen, die in erheblichem Maß zwangsläufig eine Verschmutzung bewirken, und bei Vorliegen einer lohngestalterischen Regelung eine entsprechende Schmutzzulage als Aufwandsentschädigung steuerfrei ausbezahlt werden.

Die meisten Kollektivverträge enthalten Regelungen zur Schmutzzulage als Instrument der Lohngestaltung. Schwieriger wird es aber bei der Bewertung der Umstände. Als Zeitrahmen der Bemessung bestimmt die Judikatur einen Lohnzahlungszeitraum, innerhalb dessen berechnet werden muss, in welchem Verhältnis die verschmutzenden Tätigkeiten zu den nicht verschmutzenden Tätigkeiten stehen. Bei pauschaler bzw monatlicher Auszahlung ist daher auf das Monat, bei stündlicher Auszahlung auf die jeweiligen Stunden zu achten; wichtig ist aber eine entsprechende Dokumentation. Für ein „Überwiegen“ muss mehr als die Hälfte vorliegen, davon sprechen auch die Lohnsteuerrichtlinien. Ist das nicht der Fall, kommt es zur Abgabenpflicht.

Angemessenheit

Liegen die materiellrechtlichen Voraussetzungen vor, muss auch die Angemessenheit der Schmutzzulage beleuchtet werden.

Die Berechnung der Angemessenheit erfolgt durch die Gegenüberstellung des tatsächlichen Mehraufwandes für die Dienstnehmer:innen durch die Verschmutzung und deren Folgen mit der ausbezahlten Schmutzzulage. Übersteigt die Zulage den Mehraufwand um mehr als ein Drittel, ergibt sich daraus eine Abgabenpflicht. Beim Mehraufwand ist jeweils der Zeit- und Sachmehraufwand (und damit Geldverlust für die Dienstnehmer:innen) für die Körperreinigung einerseits und die Reinigung der Kleidung andererseits zu unterscheiden. Die Lohnsteuerrichtlinien nennen einige Richtwerte, mit entsprechenden Nachweisen und Begründung können aber auch alternative Richtwerte verwendet werden.

Für die Körperpflege muss bewertet werden, wieviel mehr Zeit- und Sachaufwand entsteht. Zuerst ist zu beachten, ob die Körperpflege innerhalb oder außerhalb der Dienstzeit passiert und ob die Dienstnehmer:innen für die Pflegemittel, Strom, Wasser udgl selbst aufkommen müssen. Erfolgt die Reinigung innerhalb der Dienstzeit, ist kein Mehraufwand zu rechnen, außerhalb der Arbeitszeit kann der jeweilige Stundenlohn für die notwendige Zeit der Körperpflege herangezogen werden. Gleiches gilt beim Sachmehraufwand, abhängig davon, ob vom Betrieb die Räumlichkeiten, Pflegemittel, Strom udgl zur Verfügung gestellt werden.

Bei der Reinigung der Kleidung kommt es darauf an, ob diese durch die Dienstnehmer:innen selbst oder durch das Unternehmen übernommen wird. Ein Zeit- und Sachmehraufwand liegt nur dann vor, wenn die Dienstnehmer:innen die Reinigung selbst übernehmen müssen. Hier kann für den Zeitmehraufwand entweder der Richtwert aus den Richtlinien oder sonst auch der Stundenlohn der Textilreiniger herangezogen werden. Für den Sachmehraufwand sind Kosten für Reinigungsmittel, Wasser, Strom usw relevant. Die Richtlinien enthalten einen Richtwert, ansonsten kann man auch die Kosten für den jeweiligen Zeitraum anhand der damaligen Kosten schätzen.

Die errechneten Beträge werden dann der tatsächlich ausbezahlten Schmutzzulage gegenübergestellt. Ergibt sich ein Missverhältnis von über einem Drittel zugunsten der ausbezahlten Zulage, ist der Überschuss abgabenpflichtig.

Daher raten wir, auch bereits vor den GPLA/B-Überprüfungen entsprechend selbst im Betrieb nachzuprüfen. Gegebenenfalls empfiehlt es sich auch, mit dem Betriebsrat in Kontakt zu treten, da die Dienstnehmer:innen aufgrund der Abgabenpflicht auch entsprechend weniger Zulagen erhalten und unter Umständen auch hinterfragt werden muss, ob eine solche Zulage überhaupt zusteht.