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EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Datenschutzrechtliche Pflicht zur Datenübertragbarkeit 

Wann muss ich Daten übertragen?

Hinweis:

Die Bestimmungen der DSGVO und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) in der Fassung des Datenschutz-Anpassungsgesetzes 2018 und des Datenschutz-Deregulierungs-Gesetzes 2018 gelten seit 25.5.2018. Alle Datenverarbeitungen müssen dieser Rechtslage entsprechen. (Siehe dazu „Überblick“).

Das Recht auf Datenübertragbarkeit ermöglicht der betroffenen Personen, „ihre“ Daten zu erhalten sowie für ihre eigenen Zwecke und für verschiedene Dienste wiederzuverwenden.

Hinweis:
Dieses Recht ist nicht an eine Vertragsbeendigung gebunden. Es kann auch in einem aufrechten Vertragsverhältnis geltend gemacht werden.

Wem stehen diese Ansprüche zu?

Jeder betroffenen Person. Diese muss ihre Identität nur dann nachweisen, wenn der Verantwortliche berechtigte Zweifel daran hat. Werden große Mengen an Informationen über die betroffene Person verarbeitet, trifft sie eine Mitwirkungspflicht.

Hinweis:
In der Regel werden solche Zweifel bei telefonischen Anfragen oder wenn der Antrag von einer Fantasie-E-Mail-Adresse versandt wurde, bestehen.
Tipp:
Sollte eine Anfrage zB von Max.Mustermann@domain.at kommen und nicht elektronisch signiert sein, wäre es ratsam, zB eine Ausweiskopie zu verlangen.

Wen trifft diese Pflicht?

Nur der Verantwortliche hat die Datenübertragbarkeit zu gewährleisten.

Wird ein Antrag irrtümlich an einen Auftragsverarbeiter gerichtet, trifft diesen zwar keine ausdrückliche Pflicht, diesen Antrag an den Verantwortlichen weiterzuleiten. Der Auftragsverarbeiter hat jedoch eine Unterstützungspflicht dem Verantwortlichen gegenüber.

Hinweis:
Die Weiterleitung eines Antrages an den Verantwortlichen ist daher zu empfehlen.

Wie muss die Datenübertragung verlangt werden?

Der Antrag kann formlos gestellt werden, allenfalls sogar mündlich. Bei mündlichen Antragstellungen per Telefon werden jedoch in der Regel Zweifel an der Identität bestehen, anders bei einer persönlichen Vorsprache. 

Welche Voraussetzungen hat das Recht auf Datenübertragbarkeit?

Die Verarbeitung erfolgt mithilfe automatisierter Verfahren (d.h. Dokumente in Papierform sind ausgenommen), und beruht auf einer Einwilligung der betroffenen Person oder auf einem Vertrag mit der betroffenen Person.  

Hinweis: Daten, die aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung verarbeitet werden (z.B. im Rahmen der Pflichten zur Verhütung und Aufdeckung von Geldwäsche oder arbeitsrechtlicher Bestimmungen), unterliegen nicht dem Recht auf Datenportabilität.

Was ist bei einem Antrag auf Datenübertragung zu tun?

Der Verantwortliche hat der betroffenen Person ihre personenbezogenen Daten, die letztere dem Verantwortlichen bereitgestellt gestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu übermitteln. 

Welche Daten sind erfasst?

Neben den Daten, welche direkt den Antragssteller betreffen, sind vom Recht auf Datenportabilität auch die Daten anderer Personen erfasst, wenn sie in engem Zusammenhang mit den Daten der betroffenen Person stehen.

Beispiele: E-Mails, Chatprotokolle, Kontaktlisten, Fotos, Überweisungen.

Muss ein Verantwortlicher seine Systeme anpassen

Der Verantwortliche hat zwar die Pflicht, die Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung zu stellen. Das bedeutet aber nicht, dass er technisch kompatible Datenverarbeitungssysteme zu übernehmen oder beizubehalten hat.

Tipp: Sofern es keine branchenspezifischen gängigen Formate gibt, wird die Verwendung offener Formate wie zB XML, JSON oder CSV empfohlen.

Beispiel: PDF-Fassungen eines E-Mail-Postfaches erfüllen die Voraussetzungen nicht.

Welche Daten stellt die betroffene Person bereit?

Daten sind im Sinne dieser Bestimmungen „bereitgestellt“, wenn die betroffene Person diese aktiv zur Verfügung gestellt hat (z.B. Daten, die über ein Kontaktformular übermittelt werden, Fotos auf einer Social-Media-Plattform), aber auch solche, die durch Nutzung der Dienstleistung bzw. Beobachtung der Tätigkeiten des Nutzers angefallen sind (z.B. Aktivitätsprotokolle, Rohdaten aus einem Smart Meter oder Tracking-Gerät, Websiten-Suchverläufe, Verkehrs- und Standortdaten).

Weitere Beispiele: Aktuelle Wiedergabeliste oder Verlaufsliste bei einem Musik-Streaming-Dienst, Kontakte aus der Webmail-Anwendung etwa zur Erstellung einer Gästeliste, mit Kundenkarten getätigte Einkäufe zur Erstellung einer CO2-Bilanz.

Ausgeschlossen vom Recht auf Datenportabilität sind Daten, die der Verantwortliche selbständig erzeugt, z.B. Nutzerprofil auf Basis einer Analyse der Rohdaten eines Smart Meters, Bewertung des Gesundheitszustandes eines Nutzers, Risikoprofil zwecks Bonitätsbewertung.

Achtung: Das bedeutet aber nicht, dass keine personenbezogenen Daten der betroffenen Person vorliegen. Andere Betroffenenrechte können daher durchaus geltend gemacht werden (insb. Auskunft).

Weitere Rechte

Die betroffene Person hat das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

Auf Wunsch der betroffenen Person hat der Verantwortliche diese Daten direkt einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern dies technisch machbar ist.

Die betroffene Person ist von der Datenübertragung zu informieren. 

Wie sind die Daten zu übermitteln?

Je nach Umfang können diese per E-Mail, Download (Web, API, SFTP) oder auch auf einem Datenträger übermittelt werden. Da es sich um personenbezogene Daten handelt, sind entsprechende Datensicherheitsmaßnahmen zu ergreifen (z.B. Passwortschutz der übermittelten Dateien).

Kann der Antrag abgelehnt werden?

Der Anspruch der betroffenen Person darf die Rechte anderer Personen nicht beeinträchtigen. Dies ist nicht der Fall, wenn diese „Fremddaten“ in engem Zusammenhang mit den Daten der betroffenen Person stehen, z. B. E-Mails, Chatprotokolle, Kontaktlisten, Fotos, Überweisungen.

Andere Rechte des Verantwortlichen oder Dritter (z.B. Geschäftsgeheimnisse, Urheberrechte udgl.) sind zwar zu berücksichtigen. Sie rechtfertigen jedoch nicht, dass der Antrag auf Datenportabilität komplett abgelehnt wird.

Offenkundig unbegründete oder – insbesondere im Fall von häufiger Wiederholung – exzessive Anträge einer betroffenen Person kann der Verantwortliche entweder ablehnen oder ein angemessenes Entgelt dafür verlangen. Bei diesem können die Verwaltungskosten für das Verständigungsschreiben berücksichtigt werden. Den Verantwortlichen trifft die Beweislast, dass der Antrag offensichtlich unbegründet war oder einen exzessiven Charakter hatte. 

In welcher Frist ist dem Antrag nachzukommen?

Der Verantwortliche hat den Antrag unverzüglich zu erledigen und zu beantworten, in jedem Fall aber binnen eines Monats ab Eingang. Ist die Erledigung des Antrages komplex und liegen mehrfache Anträge vor, kann die Frist um zwei weitere Monate verlängert werden. Der Verantwortliche muss dies der betroffenen Person unter Angabe von Gründen mitteilen. Wurde der Antrag elektronisch eingebracht, soll auch diese Mitteilung elektronisch übersandt werden (sofern die betroffene Person dem nicht zuvor widersprochen hat).

Lehnt der Verantwortliche den Antrag ab, hat er dies der betroffenen Person binnen eines Monats mitzuteilen. 

Muss die Datenübertragung kostenlos erfolgen?

Grundsätzlich ja. Ein angemessenes Entgelt kann nur bei offenkundig unbegründeten oder insbesondere wegen ihrer Häufigkeit exzessiven Anträgen verlangt werden. 

Wo kann die betroffene Person ihre Ansprüche durchsetzen?

Falls die betroffene Person behauptet, dass ihr Anspruch verletzt worden ist, kann sie zur Durchsetzung dieses Anspruches binnen eines Jahres ab Kenntnis von dem beschwerenden Ereignis eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einreichen. 

Geldstrafen

Die Verletzung des Rechts auf Datenübertragbarkeit ist mit bis zu EUR 20 Mio oder 4% seines gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres bedroht.

Relevante Artikel der DSGVO: Art 11-12, Art 20, Art 23
Relevante Erwägungsgründe: 57-60, 68, 73
Relevante Bestimmungen des DSG (i.d.F. des Datenschutz-Anpassungsgesetzes 2018 und des Datenschutz-Deregulierungs-Gesetzes 2018): § 24 Abs 4

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