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In fünf Schritten zur elektronischen Zustellung (E-Zustellung)

Checkliste

Seit 1.1.2020 gilt das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden. Seit diesem Zeitpunkt müssen alle Bundesbehörden die elektronische Zustellung ermöglichen. Gleichzeitig werden Unternehmen verpflichtet, für Behörden im Weg der elektronischen Zustellung erreichbar zu sein.

Seit 1.12.2019 ist mit elektronischen Zustellungen der Behörden in den Postkorb der Unternehmen im Unternehmensserviceportal zu rechnen. (Achtung: E-Zustellung ist kein E-Mail!) 

Um an der E-Zustellung teilzunehmen, müssen grundsätzlich folgende Schritte gesetzt werden:

  1. Bürgerkarte/Handy-Signatur aktivieren: Um E-Zustellungen empfangen zu können, ist eine Authentifizierung erforderlich. Dies erfolgt am besten über Handy-Signatur bzw. Bürgerkarte. Es gibt mehrere Möglichkeiten zur Aktivierung: elektronisch mit den FinanzOnline Zugangsdaten oder persönlich in einer Registrierungsstelle (z.B. in vielen Bezirksstellen der WKO) oder im Finanzamt.
  2. Registrierung am Unternehmensserviceportal (USP): Zur Abholung von E-Zustellungen muss das Unternehmen am USP registriert sein. Die Registrierung ist z.B. mit der Handy-Signatur, über FinanzOnline oder beim Finanzamt möglich. Im Zuge der Registrierung wird ein USP-Administrator des Unternehmens festgelegt.
  3. Einrichtung des Postbevollmächtigten im USP: Der USP-Administrator kann entweder alle E-Government Anwendungen selbst wahrnehmen oder einzelne Funktionen, wie den Postbevollmächtigten, an eine oder mehrere Personen im Unternehmen vergeben. Dieser Postbevollmächtigte kann anschließend mit seinen persönlichen Zugangsdaten die E-Zustellungen für das Unternehmen abholen. 
  4. Registrierung zur elektronischen Zustellung: Sobald im „Teilnehmerverzeichnis“ des USP eine E-Mail-Adresse vorhanden ist, unter der ein Unternehmen von der E-Zustellung eines Schriftstückes verständigt werden kann, gilt das Unternehmen als registriert. Dies erfolgt zum Großteil automatisch, daher ist nicht immer eine aktive Registrierung erforderlich:

    a) Kein weiterer Handlungsbedarf besteht für folgende Teilnehmer, da diese automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen werden:

    • Teilnehmer von FinanzOnline (die nicht auf die elektronische Zustellung verzichtet haben)
    • Teilnehmer des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV)
    • Teilnehmer eines behördlich zugelassenen Zustelldienstes

      Achtung: Um die zugestellten Dokumente auch abholen zu können, müssen sich auch diese Unternehmer aktiv auf USP registrieren und ihre übernommenen Daten in „Mein Postkorb“ kontrollieren. Nur so kann die Verständigung über die Zustellung auch an eine aktuelle E-Mail-Adresse geschickt werden.

    b) Eine aktive Registrierung zur E-Zustellung inklusive Aktivierung von „Mein Postkorbmuss in folgenden Fällen im USP vorgenommen werden:

    • kein FinanzOnline-Teilnehmer/Verzicht auf E-Zustellung in FinanzOnline
    • kein ERV-Teilnehmer 
    • keine Registrierung bei einem behördlich zugelassenen Zustelldienst
  5. Überprüfung der Registrierungsinformationen im USP: Im USP können die E-Mail-Adressen eingesehen, korrigiert bzw. ergänzt werden. Weiters können unter "MeinPostkorb" (Einstellungen) folgende individuelle Anpassungen vorgenommen werden: Abwesenheiten, Definition der gewünschten Dateiformate, De-/Aktivierung der Weiterleitung in den ERV, Aktivierung der nachweislichen Zustellung unter Verwendung der Bürgerkarte/Handy-Signatur etc.
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